Hệ thống quản lý văn bản điều hành là hệ thống quản lý văn bản và điều hành công việc điện tử giúp các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp hiện thực hóa các mục tiêu xây dựng một văn phòng điện tử không giấy tờ. Cùng ACC tìm hiểu về Hệ thống quản lý văn bản và điều hành qua bài viết bên dưới đây nhé.
1. Lợi ích dịch vụ quản lý văn bản điều hành
Lãnh đạo:
Điều hành và quản lý mọi lúc, mọi nơi với giải pháp quản lý văn bản.
Quản lý các công việc đã giao một cách rõ ràng, minh bạch.
Nắm bắt đầy đủ thông tin, đưa ra quyết định chính xác.
Tra cứu, điều hành văn bản trên điện thoại thông minh, iPad…
Chuyên viên:
Dễ dàng quản lý văn bản điều hành, tra cứu, tìm kiếm văn bản liên quan đến công việc đang xử lý.
Nắm bắt nhanh chóng các công việc của lãnh đạo giao.
Báo cáo công việc kịp thời thông qua VNPT iOffice.
Tạo môi trường trao đổi, thảo luận, nâng cao hiệu quả công việc.
Dễ dàng sắp xếp lịch công việc cá nhân…
Văn thư:
Phân phối văn bản đơn giản không phải photo, in ấn, đi lại nhiều.
Dễ dàng quản lý, tra cứu thông tin.
Tìm kiếm bản gốc nhanh chóng.
Truyền đạt các thông báo, chỉ thị của lãnh đạo đến các bộ phận nhanh chóng, kịp thời…
Cơ quan:
Quản lý thông tin nội bộ hiệu quả.
Trao đổi dữ liệu và chia sẻ thông tin dễ dàng.
Tiết kiệm thời gian, nhân lực, chi phí cho việc in ấn, photo, đi lại, gửi văn bản thủ công.
Tăng cường làm việc cộng tác giữa các cá nhân, bộ phận
2. Chức năng hệ thống quản lý văn bản
Quản lý công văn.
Quản lý lịch họp.
Quản lý tin tức, thông báo.
Quản lý công việc.
3. Đối tượng sử dụng giải pháp quản lý văn bản
Các đơn vị hành chính sự nghiệp: các Bộ, Ngành, Tỉnh/TP..
Các doanh nghiệp, tổ chức chưa có hệ thống quản lý văn bản.
Thị trường nước ngoài công nhận và ứng dụng
Đây là một phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, trao đổi… mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống. Bằng chính khả năng này nên chỉ sau thời gian ngắn vận hành, hệ thống đã triển khai rộng khắp cả nước, có mặt ở 63 tỉnh thành với hơn 25 tỉnh triển khai toàn tỉnh.
Hệ thống cũng có mặt rộng ở cả khối cơ quan chính quyền cũng như giáo dục, y tế, doanh nghiệp (DN) cả nước. Đáng chú ý, hệ thống đã và đang tiếp cận triển khai ở thị trường nước ngoài: Văn phòng chính phủ Lào, Bộ Bưu chính Viễn thông (BCVT) Lào và 18 Bộ ngành còn lại của Lào cũng như đang tiếp cận các thị trường Mynanmar, Campuchia…
Lý do để VNPT-iOffice có tốc độ phát triển nhanh và mạnh như vậy phải kể đến tính ứng dụng cao và giá trị hiệu quả kinh tế, xã hội mang lại. Có thể hiểu hệ thống đã xây dựng thành côngvăn phòngđiện tử mà ở đó, lãnh đạo có thể điều hành và quản lý công việc từ xa mọi lúc, mọi nơi, quản lý công việc đã giao một cách rõ ràng, minh bạch.
Bên cạnh đó, lãnh đạo cũng nắm bắt được thông tin và đưa ra quyết định chính xác. Căn cứ vào đó, người quản lý cũng như các nhân viên trong DN có thể dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm hệ thống văn bản liên quan đến công việc. Hơn nữa, các thành viên còn có thể theo dõi tiến độ, nắm bắt nhanh chóng các công việc được giao, dễ dàng sắp xếp công việc cũng như nhắc nhở, đôn đốc đưa ra ý kiến cho từng nội dung. Qua đó, tiến độ công việc sẽ được theo sát, mọi thông tin sẽ được truyền tải một cách nhanh chóng, kịp thời giúp nâng cao năng suất công việc.
Môi trường làm việc khoa học, hiện đại, tiết kiệm
Hệ thống còn có sức hút lớn khi tạo nên môi trường làm việc thân thiện, hiện đại. Nếu như văn phòng truyền thống cũ là quản lý con người, tài liệu thông qua hệ thống hồ sơ, sổ sách thì ở văn phòng điện tử, tất cả những điều đó đều được số hóa bằng sự tương tác không giới hạn khoảng cách, thời gian.
Cán bộ, công chức viên chức Văn phòng UBND tỉnh Hà Giang ứng dụng phần mềm VNTP-iOffice để chuyển – nhận công văn, văn bản điều hành của UBND tỉnh cho các sở, ngành (baohagiang.vn)
Với hệ thống VPĐT, các vấn đề như công việc, hồ sơ, nhiệm vụ… sẽ được thao tác chỉ qua một lần đăng nhập vào hệ thống. Tại đây, mọi người có thể dễ dàng trao đổi ý kiến, thoải mái thảo luận, chia sẻ thông tin một cách đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời mà không cần phải thông qua bất kỳ một cuộc họp bàn tròn nào.
Song, một trong những tính năng có ý nghĩa quan trọng không kém để hệ thống nhanh chóng đi vào thực tiễn là: Tiết kiệm thời gian và chi phí. VPĐT tích hợp nhiều tiện ích và phân hệ khác nhau nên người dùng chỉ cần ngồi trước máy tính hoặc sử dụng điện thoại thông minh là đã có thể tác nghiệp, xử lý công việc mà không cần phải đi lại hay kiểm soát. Chính điều này sẽ giúp người dùng giảm thời gian xử lý công việc tối đa, đặc biệt là các DN có thể tiết kiệm thời gian, nhân lực để có nhiều thời gian làm việc hiệu quả hơn.
Hơn nữa, VPĐT còn giúp quản lý hồ sơ tài liệu của đơn vị một cách đồng bộ nên khi ứng dụng hệ thống VPĐT, DN có thể tiết kiệm tối đa các chi phí văn phòng phát sinh (như văn phòng phẩm, giấy in, mực in…). Đây là khoản chi phí không hề nhỏ mà hằng năm các đơn vị, DN phải chi trả.
Có rất nhiều cơ quan, đơn vị sau khi ứng dụng VPĐT đều cho rằng VPĐT không chỉ giúp các DN tăng hiệu suất công việc, tiết giảm được thời gian lưu trữ, luân chuyển văn bản, hồ sơ, mà còn giảm được 90% chi phí văn phòng phẩm như giấy in, mực in, photocopy, đi lại, đồng thời gia tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên chung.
Nội dung bài viết:
Bình luận