I. Hệ thống quản lý doanh nghiệp là gì?
Hệ thống quản lý doanh nghiệp là một bộ công cụ để hoạch định nguồn lực trong doanh nghiệp. Nó giúp các nhà lãnh đạo hiện thực hóa các chiến lược, chính sách, quy tắc, hướng dẫn, quy trình và thủ tục quản lý doanh nghiệp. Nó được sử dụng trong tất cả các giai đoạn triển khai, lập kế hoạch, chiến lược kinh doanh và các nghiệp vụ quản lý khác có liên quan. Hệ thống quản lý doanh nghiệp sẽ được hoạch định khác nhau tùy thuộc vào từng phương thức quản lý cụ thể như:
Hệ thống quản lý chất lượng theo chứng chỉ ISO: Mục tiêu đảm bảo hệ thống đạt tiêu chuẩn, duy trì chất lượng sản phẩm/dịch vụ ổn định.
Hệ thống kiểm soát nội bộ: Doanh nghiệp chú trọng giảm thiểu rủi ro và rủi ro từ khâu vận hành, sản xuất cho đến khi thực hiện sản phẩm/dịch vụ.
Hệ thống sản xuất tinh gọn: Hệ thống giúp tăng năng suất, tăng sản lượng, giảm chi phí và rút ngắn thời gian sản xuất.
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Hệ thống ERP): Đây là hệ thống quản lý hầu hết các hoạt động của doanh nghiệp, có thể xử lý nhanh chóng mọi vấn đề phát sinh.
Hệ thống quản lý doanh nghiệp hoàn chỉnh: Là một hệ thống hoàn chỉnh giúp công ty quản lý mọi hoạt động từ Kế toán - Tài chính, Marketing - Bán hàng, Nhân sự, quản lý văn phòng số,... trên một nền tảng duy nhất. Với khả năng kết nối các bộ phận kinh doanh và tập trung toàn bộ dữ liệu kinh doanh trên một nền tảng duy nhất mà không tốn chi phí hay độ phức tạp của ERP, một hệ thống quản trị kinh doanh toàn diện đang trở thành xu hướng hot cho các doanh nghiệp.
hệ thống quản lý doanh nghiệp là gì
II. Lợi ích toàn diện của hệ thống quản lý doanh nghiệp
Như đã đề cập ở trên, một hệ thống quản trị doanh nghiệp hiệu quả mang lại cho tổ chức nhiều lợi ích phát triển. Dưới đây là các tính năng chính của hệ thống này.
1. Gia tăng lợi thế cạnh tranh
Nền tảng quản lý doanh nghiệp giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh hiệu quả. Thay vì giữ cách làm việc thủ công hay sử dụng nhiều phần mềm riêng biệt khó phối hợp giữa các phòng ban, dữ liệu bị rời rạc, hệ thống quản lý doanh nghiệp tất cả trong một giúp doanh nghiệp liên kết các phòng ban nhịp nhàng, dễ dàng vận hành hơn. Hệ thống cũng cung cấp cho doanh nghiệp các công cụ để tối ưu hóa trải nghiệm của khách hàng, quản lý công việc và nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên. Nhờ đó, doanh nghiệp hoạt động ổn định, hiệu quả, nâng cao năng lực cạnh tranh.
2. Cải thiện hiệu quả của quy trình làm việc cũ
Nền tảng quản lý doanh nghiệp hiện đại loại bỏ hầu hết các quy trình công việc lặp đi lặp lại, giảm thiểu việc chuyển thông tin thủ công. Từ đó, các doanh nghiệp có thể cải thiện hoạt động kinh doanh hàng ngày bằng cách hợp lý hóa các quy trình. Mọi nhân viên đều dễ dàng truy cập dữ liệu, kết nối với các đầu mối ở các phòng ban khác để hoàn thành nhiệm vụ. Hiện nay, hệ thống quản lý doanh nghiệp giống như một trợ thủ đắc lực giúp cải tiến phương thức vận hành, nâng cao năng suất thông qua các quy trình minh bạch, liên thông và tự động hóa.
3. Dự đoán thị trường chính xác
Hệ thống quản lý kinh doanh cung cấp nhiều báo cáo tổng hợp theo thời gian thực về lượng khách hàng, lượng hàng bán ra hay giai đoạn cao điểm… Từ giai đoạn lập kế hoạch, dự trữ hàng tồn kho đến chiến lược tài chính, dịch vụ khách hàng…, nhà lãnh đạo có thể dựa vào những dự báo này để đưa ra chiến lược phát triển phù hợp. Dự đoán càng chính xác, doanh nghiệp càng tiết kiệm vốn hiệu quả, giảm chi phí kinh doanh, chủ động quản lý đội ngũ.
4. Tạo sự hợp tác chặt chẽ trong nội bộ
Tương tác giữa các phòng ban đóng vai trò gắn kết giúp doanh nghiệp vận hành vững mạnh. Nếu công ty chỉ có một cách làm việc thì rất dễ dẫn đến thất bại. Với hệ thống quản lý doanh nghiệp thống nhất, dữ liệu liên tục được tập trung trên một nền tảng duy nhất, các phòng ban có thể chia sẻ thông tin và cộng tác mọi lúc, mọi nơi. Vì vậy, dù ở chi nhánh hay địa điểm nào, đội ngũ nhân sự cũng duy trì liên lạc và phối hợp để xử lý công việc ngay lập tức.
5. Phát triển nguồn lực công ty
Hệ thống quản trị doanh nghiệp với các phần mềm chuyên dụng cho từng bộ phận được liên thông với nhau, có khả năng mở rộng và tích hợp các ứng dụng khác đáp ứng linh hoạt các nhu cầu quản trị khi quy mô tổ chức thay đổi. Các công ty có thể tăng số lượng người dùng, thêm hoặc bớt phần mềm cần thiết để thích ứng với tình hình quản trị. Đây là một trong những điểm mạnh của nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện so với ERP hay các hệ thống riêng lẻ.
6. Hợp lý hóa quy trình
Mỗi doanh nghiệp đều có một hệ thống các quy trình và thủ tục làm việc. Tuy nhiên, quy trình trong các doanh nghiệp siêu nhỏ và nhỏ khá đơn giản và có thể được phối hợp thông qua giao tiếp trực tiếp hoặc trò chuyện. Do đó, các doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ thường ưu tiên các phần mềm tối ưu cho từng doanh nghiệp. Ngược lại, khi doanh nghiệp phát triển sẽ kéo theo nhiều quy trình phức tạp và rườm rà hơn. Các công ty hiện phải tập trung vào việc chuyển đổi thiết bị và chuyên nghiệp hóa quy trình để tìm kiếm cơ hội mới. Do đó, các doanh nghiệp vừa và lớn luôn cần một hệ thống quản lý toàn diện để tự động hóa quá trình tương tác giữa các doanh nghiệp cốt lõi nhằm nâng cao năng suất, tránh lãng phí và cải thiện các chức năng sản xuất và bán hàng.
7. Đảm bảo tuân thủ quy định
Một trong những lợi ích nổi bật của hệ thống quản lý doanh nghiệp là khả năng theo dõi, giám sát và đảm bảo nhân viên tuân thủ các quy định chung. Các nền tảng này được thiết kế để theo dõi các thay đổi và vi phạm xảy ra trong quá trình làm việc. Do đó, nó thúc đẩy mọi người hoạt động tuân thủ các quy tắc và quy trình nội bộ.
III. Vai trò của hệ thống quản lý doanh nghiệp
Mọi doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều cần có một hệ thống quản lý. Thông qua hệ thống này, doanh nghiệp có thể xây dựng bộ máy quản trị mạnh, quản lý hiệu quả các nguồn lực, nâng cao hiệu quả toàn doanh nghiệp, tạo sự phát triển bền vững. Cùng với đó, vai trò của hệ thống quản lý doanh nghiệp còn được thể hiện ở các khía cạnh sau: Các công ty có thể điều chỉnh ứng dụng theo nhu cầu và đặc điểm riêng của họ. Nền tảng này thích nghi tốt ngay cả khi công ty không ngừng phát triển để lớn mạnh. Hệ thống quản lý doanh nghiệp cung cấp nguồn dữ liệu đáng tin cậy, cung cấp quyền truy cập từ các vị trí khác nhau thông qua nhiều thiết bị cho người dùng. Nó cải thiện độ chính xác và nhất quán của dữ liệu, đồng thời bảo vệ tài sản thông tin khỏi nguy cơ rò rỉ hoặc đánh cắp dữ liệu.
IV. 6 Bước Xây Dựng Hệ Thống Quản Lý Doanh Nghiệp
Bước 1: HĐQT thống nhất phương hướng thực hiện Để triển khai HTQLDN, ban lãnh đạo DN phải đạt được sự đồng thuận. Họ phải thống nhất mục tiêu, đưa ra chiến lược hành động và truyền đạt đến từng thành viên. Người lãnh đạo sẽ chia nhỏ mục tiêu thành các giai đoạn để phân chia công việc hợp lý. Trong thời gian này, nhóm nhân sự hiểu được vị trí của mình trên bức tranh toàn cảnh và tập trung vào việc thực hiện công việc tốt hơn.
Bước 2: Chọn Đơn vị Tư vấn hoặc Nhà cung cấp Hệ thống Quản lý Doanh nghiệp Một nhà cung cấp phần mềm uy tín, chất lượng sẽ giúp quá trình chuyển đổi hệ thống quản lý diễn ra suôn sẻ. Vậy làm thế nào để các công ty tìm được nhà cung cấp và nhà tư vấn phù hợp? Khi nghiên cứu các lựa chọn thị trường, các công ty nên đánh giá theo một số tiêu chí sau: Giải pháp mới nâng cao lợi thế cạnh tranh của bạn như thế nào? Làm thế nào để giải pháp này giúp vượt qua những thách thức kinh doanh hiện tại? Giải pháp có phù hợp với văn hóa và mô hình hoạt động của công ty? Mức độ kinh nghiệm và uy tín của nhà cung cấp so với các đơn vị khác?
Bước 3: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ Ở bước này, người lãnh đạo cần phác thảo sơ đồ tổ chức hợp lý, làm rõ chức năng nhiệm vụ của các phòng, ban.
3.1. Xây dựng hệ thống quản lý tài chính kế toán Quản lý tài chính bao gồm việc quản lý vốn, tài sản, các mối quan hệ tài chính phát sinh như công nợ phải thu - phải trả nhằm mục đích tối đa hóa lợi nhuận của công ty. Đây là nghiệp vụ cốt lõi nên các công ty nên thành lập ngay sau khi xác định cơ cấu tổ chức và chức năng các phòng ban. Các cấp quản lý công ty và cán bộ nghiệp vụ sẽ xây dựng các quy trình, quy định, hướng dẫn từng bước việc trả trước, tất toán, theo dõi và thu hồi công nợ…
3.2. Xây dựng hệ thống quản lý nhân sự Nguồn nhân lực của tổ chức là đội ngũ duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh ổn định. Vì vậy, các công ty nên thiết lập hệ thống quản lý chặt chẽ bằng cách củng cố các cơ chế tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và nâng cao năng lực làm việc của nhân viên.
3.3. Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng Hoạt động bán hàng tạo ra lợi nhuận chính để doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Ban lãnh đạo công ty nên ưu tiên thiết lập các quy trình và hướng dẫn quản lý hoạt động mua hàng, kiểm soát bán hàng và lưu trữ thông tin khách hàng. Đồng thời, công ty cần kết hợp quản lý xuất – nhập – tồn chi tiết để tránh thất thoát, hư hỏng hàng hóa.
3.4. Xây dựng hệ thống quản lý điều hành Bước hoàn thiện hệ thống quản lý doanh nghiệp là ban hành các quy trình, quy định, hướng dẫn quản lý công việc, dự án, tài liệu, tài sản doanh nghiệp.
Bước 4: Kiểm tra hiệu quả hoạt động của hệ thống Để đảm bảo tiến độ công việc, định kỳ công ty phải kiểm tra, đánh giá hệ thống. Kiểm tra thường xuyên giúp các công ty sớm phát hiện ra những sai sót trong quy trình, dự đoán các vấn đề có thể xảy ra.
Bước 5: Kiểm soát chi phí Để chi phí thực hiện không bị cao hơn so với dự tính ban đầu, các nhà lãnh đạo nên lên kế hoạch chi phí một cách chi tiết và thực hiện thanh toán đều đặn. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lưu ý dự toán ngân sách từ khi bắt đầu cho đến hai tháng sau khi kết thúc chiến dịch cải tiến hệ thống.
Bước 6: Theo dõi hành trình và kết quả đạt mục tiêu Bên cạnh thành công về doanh số, rất khó để xác định mức độ thành công của quy trình ứng dụng hệ thống quản lý doanh nghiệp. Bởi vì nó tích hợp nhiều yếu tố vô hình như quản lý thay đổi hoặc tuân thủ nhóm. Đây là lý do tại sao các công ty phải xác định các chỉ số cụ thể để đo lường việc đạt được các mục tiêu như thời hạn, hiệu suất hoặc kết quả bán hàng, v.v. Lãnh đạo cũng nên kiểm tra báo cáo công việc hàng ngày để nhanh chóng nắm bắt ưu nhược điểm của cách làm việc mới.
Nội dung bài viết:
Bình luận