Hạn khoản kế toán 141

Tài khoản tạm ứng – Tài khoản 141 dùng để phản ánh các khoản tạm ứng của công ty cho người lao động  và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó. Vì vậy, kế toán  phải nhìn nhận đúng bản chất của nghiệp vụ và hạch toán đúng  tài khoản này. 

 Hãy đọc bài viết dưới đây để biết về 3 sai lầm của kế toán khi hạch toán tài khoản 141 nhé. 

 Tài khoản 141 - Tài khoản tạm ứng 

 1. Nguyên tắc kế toán  tài khoản tạm ứng – TK 141 

 Nguyên tắc  hạch toán Tài khoản tạm ứng - Tài khoản 141 được quy định tại Khoản 1 Điều 22  Thông tư 200/2014/TT-BTC như sau: 

 – Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tạm ứng của công ty cho công nhân viên và tình hình thanh toán của các  khoản tạm ứng này; 

 - Tạm ứng là  khoản tiền, vật tư mà doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh đã được duyệt hoặc để thanh toán cho công việc nhất định; 

 Đối tượng được tạm ứng phải là người lao động đang làm việc trong công ty. Đối với các đơn vị nhận tạm ứng thường xuyên (ở các phòng Cung ứng vật tư, Hành chính quản trị) phải được Giám đốc hướng dẫn bằng văn bản; 

 – Người được tạm ứng (cá nhân hoặc tập thể) phải chịu trách nhiệm trước công ty về số tiền đã nhận  và chỉ được sử dụng tiền tạm ứng theo đúng mục đích, nội dung công việc đã được phê duyệt. Số tiền đã nhận trước nếu không sử dụng hoặc  sử dụng không hết thì phải hoàn trả lại quỹ. Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng; 

 Khi hoàn thành và kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng tiến độ (kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ, dứt điểm số tiền đã nhận và sử dụng và số chênh lệch giữa số đã nhận và sử dụng (nếu có); 

 Số tiền tạm ứng  nếu không sử dụng, không hoàn nhập quỹ thì phải  trừ vào lương của đối tượng được tạm ứng. Nếu chi vượt quá số đã nhận trước thì công ty sẽ chi bù vào số còn thiếu. 

  – Số tiền đặt cọc của kỳ trước phải được thanh toán đầy đủ trước khi nhận được tiền đặt cọc của kỳ sau. Kế toán  mở sổ kế toán chi tiết để kiểm soát từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ chứng từ nhận và thanh toán tạm ứng cho từng lần tạm ứng. 

  2. 03 lỗi  thường gặp của kế toán khi định khoản tài khoản 141 

1. a) Tạm ứng lương hạch toán sai tài khoản 141 

 Vẽ: 

 Một số kế toán  hạch toán khoản "tạm ứng lương" vào một số tài khoản 141 như sau: 

 Công ty tạm ứng lương bằng tiền mặt cho nhân viên phân xưởng, xuất kho 50 triệu đồng,  hạch toán: 

 * Tính xấu: 

 TS 141: 50.000.000 VNĐ 

  TK 111: 50.000.000 VNĐ 

 * Hạch toán đúng: 

 TS 334: 50.000.000 đ 

  TK 111: 50.000.000 VNĐ 

 => Tạm ứng lương chưa hạch toán  TK 141 

 Hiện nay, nhiều bạn kế toán do chưa để ý, chỉ thấy chữ tạm ứng là liên hệ đến TK 141 do  chưa nắm rõ bản chất vấn đề, chưa hiểu nguyên tắc hạch toán TK 141 theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC. 

  Phân tích tình hình: 

 Theo điểm b, khoản 1, điều 22  Thông tư 200/2014/TT-BTC, mặc dù DN “tạm ứng” cho người lao động nhưng đó là  tạm ứng  lương. Người sử dụng lao động  có nghĩa vụ trả lương cho người lao động theo  thỏa thuận trong hợp đồng lao động và quy định của pháp luật về lao động. Vì vậy, kế toán tiền lương về cơ bản có nghĩa là người sử dụng lao động trả một phần tiền lương để đáp ứng nhu cầu cấp thiết của người lao động. Vấn đề tạm ứng ngày lĩnh lương về cơ bản  là một trách nhiệm pháp lý. Do đó, khoản tạm ứng lương được hạch toán vào tài khoản 334 (xem thêm  điều 53 thông tư 200/2014/TT-BTC). 

1. b) Sai mục đích, mục đích hạch toán 

 Vẽ: 

 Căn cứ lệnh trưởng phòng kế toán  tạm ứng cho chị H là người quen của trưởng phòng vay số tiền 10.000.000 đồng, kế toán ghi: 

 * Tính xấu: 

 Nợ TK 141: 10.000.000đ (Chi tiết tên bà H) 

  TK 111: 10.000.000 VNĐ 

 * Hạch toán đúng: 

 TS 1388: 10.000.000đ (Chi tiết tên chị H) 

  TK 111: 10.000.000 VNĐ 

 Lưu ý: Không sử dụng tài khoản tạm ứng cho người không phải là nhân viên. 

 Về bản chất vụ việc, bà H không phải là nhân viên của công ty, việc giám đốc yêu cầu  tạm ứng tiền cho bà H là không nhằm mục đích kinh doanh. Do đó, đây là  khoản chi phí khác mà kế toán nên hạch toán vào tài khoản 1388.  

 Phân tích tình hình: 

 Theo điểm a khoản 1 điều 22 thông tư 200/2014/TT-BTC thì đối tượng được tạm ứng phải là người lao động đang làm việc trong công ty. 

 Theo điểm c khoản 1 Điều 22  Thông tư 200/2014/TT-BTC thì đối tượng được đặt cọc phải phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, có đầy đủ chứng từ đặt cọc. 

 Trong trường hợp này, để quy trách nhiệm cho người chịu trách nhiệm, kế toán  có thể theo dõi luôn việc tạm ứng của bà H thông qua giám đốc, chi tiết tài khoản 141 – Giám đốc. 

  Như vậy, khi nhận được hồ sơ sơ bộ, kế toán  phải xác minh các thông tin cơ bản  sau: 

 Tiền gửi cho ai, người nhận tiền tạm ứng có phải là nhân viên của công ty, từ bộ phận nào hay là người nhận tiền tạm ứng; 

 Mục đích  nhận tạm ứng là gì, có phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty hay không; 

 Nếu số tiền đặt cọc vượt quá quy trình thanh toán quy định  do công ty ban hành; 

 Khi nào thì kết thúc... 

1. c) Tôi có thể dùng trước tài khoản 141 để mua hàng được không? Vẽ: 

 Một tình huống thường  xảy ra ở công ty là thanh toán tiền mặt trực tiếp cho nhà cung cấp với nội dung ghi trên phiếu chi “Tiền ứng trước 30% tiền mua hàng: với số tiền  5.000.000 đồng, kế toán ghi sổ như sau: 

 – Cách 1: 

 * Tính xấu: 

 TS 141: 5.000.000 VNĐ 

 Có tài khoản 111: 5.000.000 VND (Hoặc có tài khoản 1121) 

 * Hạch toán đúng: 

 TS 331: 5.000.000 đ 

 Có tài khoản 111: 5.000.000 VND (Hoặc có tài khoản 1121) 

 => Ứng tiền mua hàng không qua tài khoản 141 

 Trong nghiệp vụ trên, khoản phải trả là khoản phải trả người bán được phản ánh trực tiếp trên tài khoản 331 (chi tiết theo nhà cung cấp). 

  – Cách 2: 

 Công ty tạm ứng cho nhân viên A là đại diện của công ty để mua hàng của một nhà cung cấp và hoàn trả cho anh ta khi hoàn thành công việc, ghi như sau: 

 TS 141: 5.000.000 VNĐ 

  TK 111: 5.000.000đ 

 * Lưu ý: Kế toán căn cứ vào tình hình giao dịch thực tế  và  quy định, quy trình  thanh toán của công ty để lựa chọn Phương thức 1 hoặc Phương thức 2 phù hợp với doanh nghiệp  mình.  

 Phân tích tình hình: 

 Ứng trước tiền mua hàng là việc doanh nghiệp ứng trước tiền hàng theo yêu cầu của người cung cấp và các thoả thuận giao dịch kinh tế. Về cơ bản, ứng trước tài sản là nghĩa vụ thanh toán cho nhà cung cấp để nhận được lợi ích thông qua hàng hóa hoặc dịch vụ.  Để tránh nhầm lẫn, nên sử dụng thuật ngữ "Trả trước tiền mua hàng" hoặc "Trả trước tiền mua hàng" để tránh  nhầm lẫn trong công tác  kế toán. Ngoài ra, các công ty có thể tạm ứng trực tiếp cho nhân viên  mua hàng để giao dịch với các nhà cung cấp. Sau khi công việc hoàn thành  sẽ làm thủ tục hoàn trả (phương thức 2); 

 Trên đây là 03 lỗi kế toán thường mắc phải khi hạch toán tài khoản tạm ứng - tài khoản 141.  

 EasyBooks tự hào là nhà cung cấp hàng đầu phần mềm kế toán trực tuyến tiện lợi, dễ sử dụng và đầy đủ chức năng. Phần mềm kế toán online sẽ giúp  kế toán giảm tải cho phần cứng máy tính và thực hiện công việc dễ dàng hơn chỉ với kết nối internet. 

  Nếu cần  tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay với EasyBooks. Đội ngũ chuyên gia của EasyBooks cam kết hỗ trợ khách hàng nhanh chóng 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm. Phần mềm kế toán EasyBooks