Hạn hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp

1. Những kiến thức cơ bản về hình thức tổ chức kế toán hỗn hợp 

 Hình thức tổ chức kế toán hỗn hợp là sự kết hợp giữa hai mô hình: mô hình tổ chức kế toán tập trung và mô hình tổ chức kế toán phân tán. Thay vì việc tổ chức hình thức tổ chức kế toán tập trung (là chỉ thực hiện công tác kế toán ở đơn vị cấp trên, các đơn vị cấp dưới không tổ chức công tác kế toán riêng) hoặc hình thức tổ chức kế toán phân tán (là bên cạnh việc thực hiện kế toán ở đơn vị cấp trên thì các đơn vị cấp dưới cũng sẽ tổ chức bộ phận kế toán, có chức năng và nhiệm vụ theo quy định của pháp luật và theo phân quyền, phân công của cấp trên) thì hình thức tổ chức kế toán hỗn hợp là sự kết hợp của hai hình thức nói trên, do đó, nó cho phép tận dụng ưu việt của hai hình thức này để tổ chức công tác kế toán sao cho phù hợp, hiệu quả. Khi áp dụng mô hình tổng hợp, doanh nghiệp ngoài phòng kế toán trung tâm thì tùy thuộc vào đặc điểm, quy mô, trình độ quản lý,… ở các đơn vị phụ thuộc mà quyết định tổ chức bộ phận kế toán riêng hoặc không. 

  Mô hình tổ chức hỗn hợp thường được lựa chọn để áp dụng tại các doanh nghiệp có bộ máy hoạt động tại đơn vị trực thuộc phức tạp, có thể là do các đơn vị cấp dưới có nhiều sự khác biệt về vị trí, đặc điểm, quy mô… 

 Ví dụ: một số đơn vị trực thuộc có quy mô hoạt động lớn, ở xa trung tâm, khi đó khoảng cách địa lý làm nảy sinh nhu cầu được trao quyền để thực hiện hạch toán độc lập. Trên thực tế, chúng ta dễ bắt gặp mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp tại các công ty có hệ thống cửa hàng bán lẻ. Tại đó, các cửa hàng có quy mô nhỏ thường định kì chỉ thực hiện công việc nộp tiền vào tài khoản tiền mặt của công ty, còn chứng từ, hóa đơn sẽ chuyển về phòng kế toán trung tâm, trong khi các cửa hàng có quy mô lớn, bán nhiều mặt hàng mới có bộ phận riêng để hằng ngày kiểm kê, giao nhận hàng/tiền và thực hiện bút toán, ghi sổ, sau đó định kì chuyển báo cáo và chứng từ về phòng kế toán trung tâm. 

  tổ chức bộ máy KT 

 Nguồn ảnh:Internet 

 Ở hình thức tổ chức này, do đặc thù là sự kết hợp cùng lúc của cả hai mô hình, nên cả phòng kế toán trung tâm và phòng kế toán ở các đơn vị phụ thuộc đều có các nhiệm vụ và mục tiêu mang tính chất đặc thù riêng theo phân công 

 Đối với phòng kế toán trung tâm, các nhiệm vụ chính, bao gồm: 

 Xây dựng và quản lý tài chính của toàn doanh nghiệp; 

 Tổ chức thực hiện các hành phần công việc kế toán phát sinh của toàn đơn vị cũng như của các đơn vị không tổ chức công tác kế toán riêng; 

 Hướng dẫn, chỉ đạo, đào tạo về mặt kiến thức, nghiệp vụ đối với các đơn vị kế toán cấp dưới và các nhân viên trực thuộc các đơn vị cấp dưới có thực hiện hạch toán riêng để thống nhất nghiệp vụ toàn bộ máy; 

 Thu thập, kiểm tra các báo cáo tài chính của các đơn vị cấp dưới gửi lên; 

 Tổng hợp và lên báo cáo tổng hợp cho toàn bộ doanh nghiệp.  Đối với các đơn vị trực thuộc được được tổ chức kế toán riêng, nhiệm vụ chính là thực hiện công tác kế toán riêng biệt của đơn vị mình, cũng như định kì lập và gửi báo cáo về đơn vị kế toán trung tâm.  

 Đối với các đơn vị trực thuộc không tổ chức kế toán riêng, các cán bộ nhân viên cần thực hiện quá trình hạch toán ban đầu, thu thập các tài liệu, hóa đơn, chứng từ và định kì (hoặc có thể ngày trong ngày) gửi về đơn vị kế toán trung tâm để tiến hành thực hiện công tác kế toán tập trung.  

 hình thức tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp 

 Hình ảnh Sơ đồ hình thức tổ chức kế toán hỗn hợp 

 Để lựa chọn mô hình kế toán phù hợp với doanh nghiệp cần đánh giá dựa trên lĩnh vực, quy mô doanh nghiệp, khối lựa công việc kế toán… 

 >> Tham khảo thêm: Tổ chức bộ máy kế toán – mô hình nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn?  

 2. Ưu điểm, nhược điểm của hình thức tổ chức kế toán hỗn hợp 

 2.1. Ưu điểm 

 Vì là sự kết hợp của cả hai mô hình kể trên, nên hiển nhiên hình thức tổ chức kế toán hỗn hợp kế thừa được ưu điểm của cả hai mô hình và đem lại không ít những thuận lợi cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, đó là: 

 Thứ nhất, hình thức này đặc biệt hữu ích đối với các doanh nghiệp đa ngành, đa nghề, có nhiều công ty con và các đơn vị trực thuộc, mà bản thân các đơn vị hay công ty con trực thuộc đó lại có rất nhiều sự khác biệt liên quan đến vị trí địa lí, cách thức hoạt động, quy mô, hình thức tổ chức và các đặc điểm sản xuất kinh doanh (sản phẩm, lĩnh vực kinh doanh hoặc hệ thống nhà cung cấp, nhà phân phối khác nhau). Rõ ràng, để tổ chức một bộ máy kế toán thống nhất và đồng bộ theo chỉ một hình thức là tập trung hay phân tán đối với các tập đoàn, doanh nghiệp lớn là điều cực kì khó khăn, đây là điều kiện để doanh nghiệp cân nhắc lựa chọn hình thức hỗn hợp – nó giống như một phương pháp độc đáo và hiệu quả để giải quyết sự phức tạp kể trên. 

  Hình thức tổ chức kế toán hỗn hợp cũng có những ưu và nhược điểm riêng 

 ưu nhược điểm bộ máy kế toán hỗn hợp 

 Nguồn ảnh : Internet 

 Thứ hai, việc kết hợp cả hai hình thức sẽ giúp các công ty giảm thiểu phần nào những nhược điểm của sự chậm trễ thông tin đến từ mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán, cũng như giảm tải đáng kể khối lượng và gánh nặng công việc cho bộ phận kế toán trung tâm so với khi chỉ áp dụng mô hình kế toán tập trung. 2.2. Mặc định 

 Mặc dù có nhiều ưu điểm nêu trên nhưng hình thức tổ chức của hệ thống kế toán hỗn hợp cũng tồn tại một số nhược điểm  khiến  doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong quá trình quản lý và điều hành. Nhược điểm lớn nhất nhìn thấy ngay là  việc kết hợp đồng thời hai hình thức sẽ làm cho bộ máy kế toán của công ty dễ trở nên cồng kềnh, khó thống nhất để thực hiện chỉ đạo chung của kế toán trưởng, việc cung cấp thông tin. và việc thu thập dữ liệu tùy thuộc vào các tình huống không kịp thời. Điều này buộc các chủ doanh nghiệp phải suy nghĩ, tính toán sao cho ngoài việc xây dựng bộ  chuẩn mực nghiệp vụ chung cho bộ máy kế toán còn phải đáp ứng yêu cầu về nguồn nhân lực dồi dào hơn so với các hình thức khác. áp lực về chi phí lương nhân viên. 

 Giải pháp  khắc phục nhược điểm này được nhiều doanh nghiệp tìm đến là trang bị cho mình phần mềm kế toán đảm bảo minh bạch thông tin, hỗ trợ tốt cho công tác hạch toán, báo cáo cũng như kiểm tra, đối chiếu số liệu. . Một phần mềm kế toán tốt còn giúp tiết kiệm  chi phí trả lương cho nhân viên, đồng thời giảm được nhân viên kế toán, cụ thể là nhân viên kế toán  thuê tại các đơn vị trực thuộc! 

 3. Tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp kết hợp với ứng dụng CNTT 

 Bước sang thế kỷ 21 với sự bùng nổ của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, việc các ngành nghề đều có xu hướng ứng dụng công nghệ thông tin dường như đã trở thành một xu thế tất yếu. Công việc kế toán trong các công ty cũng không  ngoại lệ. Khác với cách tổ chức kế toán hỗn hợp  truyền thống, việc các công ty kết hợp mô hình kế toán trên với sự tiến bộ của công nghệ thông tin đã mang lại cho họ nhiều thuận lợi hơn. 

 Đầu tiên, đội ngũ công nghệ ưu tú giúp các công ty cải thiện đáng kể tốc độ và độ chính xác của quá trình hoàn thành công việc. Thay vì phải mất nhiều thời gian để đi lại, bàn giao hóa đơn, chứng từ như trước đây, giờ đây các đơn vị không có quyền hạch toán riêng  chỉ cần có một hệ thống máy tính và  phần mềm kế toán sẵn có là có thể gửi các thông tin quan trọng về kế toán trung tâm . hệ thống với độ chính xác cao hơn và ít thời gian  hơn.  Thứ hai, làm việc trên  thiết bị số, có tường lửa cũng giúp  doanh nghiệp giảm  khả năng  rò rỉ, lộ thông tin quan trọng ra bên ngoài do hệ thống  báo cáo không còn trải qua nhiều công đoạn, từ nhiều người thủ công. Ngoài ra, nếu như trước đây việc trao đổi thông tin hầu như chỉ diễn ra giữa trung tâm kế toán và các đơn vị thì nay bản thân các đơn vị trực thuộc cũng  có thể  trao đổi thông tin với nhau một cách dễ dàng khi cần thiết để phục vụ cho liên doanh ở cả  cấp đơn vị và bộ phận. ở cấp độ doanh nghiệp. Điều này  đặc biệt phổ biến ở các ngân hàng hay tổ chức tài chính, nơi mà việc liên lạc và trao đổi thông tin giữa các chi nhánh ngày càng trở nên  quan trọng trong quá trình xử lý giao dịch  cho khách hàng. . 

 Công nghệ thống trị kế toán 

 Công nghệ ngày càng chiếm ưu thế trong các hình thức tổ chức kế toán. Nguồn hình ảnh: Internet 

 Như vậy, có thể nói hình thức tổ chức kế toán hỗn hợp có nhiều đặc điểm nổi bật giúp các công ty có hệ thống quản lý phức tạp, nhưng đồng thời cũng có nhược điểm cố hữu là mức độ lộn xộn. Trong bối cảnh đó, giải pháp  công nghệ, với  phần mềm thông minh, lãnh đạo các công ty lớn hay tập đoàn lớn hoàn toàn có thể cân nhắc  lựa chọn  một phần mềm kế toán ưu việt để áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp mà không quá tốn kém về chi phí. 

 Bên cạnh việc xây dựng tổ chức bộ máy kế toán, doanh nghiệp nên chú trọng đầu tư các công cụ quản lý tài chính kế toán để giúp doanh nghiệp tối ưu hóa công tác quản lý và nâng cao năng suất làm việc nhóm. Một trong những phần mềm kế toán được hơn 170.000 công ty Việt Nam sử dụng hiện nay  là phần mềm kế toán MISA. Với những tiện ích và tính năng ưu việt, phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp: 

 Xem báo cáo điều hành mọi lúc, mọi nơi: Nhà quản trị và kế toán trưởng có thể theo dõi tình hình tài chính ngay trên điện thoại di động và đưa ra các quyết định kịp thời để điều hành doanh nghiệp.  Tự động nhập  hóa đơn mua bán, nhập  liệu từ excel  rút ngắn thời gian nhập liệu, tránh sai sót.  Tự động tổng hợp số liệu trên tờ khai thuế, báo cáo tài chính, sổ sách giúp doanh nghiệp nộp báo cáo kịp thời, chính xác.  Hỗ trợ kiểm tra chứng từ hợp lệ: Gợi ý thông tin khách hàng/NCC dựa trên MST giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu. Cảnh báo NCC ngừng hoạt động để tránh rủi ro về hóa đơn.  Giám sát hàng tồn kho: Nắm bắt thông tin hàng tồn kho chi tiết dựa trên nhu cầu quản trị của từng công ty như số lô, HSD, màu sắc, chủng loại để chống thất thoát, lãng phí.