Giám đốc ủy quyền cho kế toán trưởng ký chứng từ kế toán không?

Việc giám đốc ủy quyền cho kế toán trưởng là một hoạt động thường thấy trong các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Ủy quyền này giúp phân chia công việc, tăng hiệu quả hoạt động và tạo điều kiện cho kế toán trưởng có thể ra quyết định trong phạm vi công việc của mình. Bài viết của Công ty Luật ACC dưới đây cung cấp thông tin về giám đốc ủy quyền cho kế toán trưởng ký chứng từ kế toán.

Giám đốc ủy quyền cho kế toán trưởng ký chứng từ kế toán không?

1. Giám đốc ủy quyền cho kế toán trưởng ký chứng từ kế toán không?

Theo quy định hiện hành, giám đốc doanh nghiệp có thể ủy quyền cho kế toán trưởng ký các chứng từ kế toán. Tuy nhiên, việc ủy quyền này phải tuân thủ một số quy định sau:

• Không được ký thừa ủy quyền: Kế toán trưởng không được ký "thừa ủy quyền" của người đứng đầu doanh nghiệp. Nghĩa là, kế toán trưởng chỉ được ký những chứng từ mà giám đốc đã trực tiếp ủy quyền, không được tự ý ký thay cho giám đốc.
• Quy định rõ ràng trong văn bản ủy quyền: Việc ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, ghi rõ ràng phạm vi công việc mà kế toán trưởng được phép ký.
• Tuân thủ quy định của pháp luật: Việc ủy quyền phải tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán, thuế và các quy định nội bộ của doanh nghiệp.

2. Mẫu giấy ủy quyền của giám đốc cho kế toán trưởng

Mẫu giấy ủy quyền của giám đốc cho kế toán trưởng

Dưới đây là Mẫu giấy ủy quyền của giám đốc cho kế toán trưởng

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

-----*****----- 

GIẤY UỶ QUYỀN

(V/v………………….) 

- Căn cứ vào Bộ luật dân sự 2015;

- Căn cứ Luật doanh nghiệp năm 2020;

- Căn cứ vào Điều lệ hiện hành của Công ty ………………;

- Căn cứ Quy chế Tổ chức và hoạt động của … Công ty … ;

- Căn cứ Quyết định số ... ngày .../…/… của Giám đốc/Tổng Giám đốc Công ty … về việc phân công, ủy quyền cho .... ; 

NGƯỜI UỶ QUYỀN:

Ông/Bà :..……….......................................................

Chức vụ : Giám đốc/Tổng giám đốc Công ty ..………

Số CMTND : ......... do Công an thành phố X cấp ngày …

Địa chỉ :..……….........................................................

NGƯỜI NHẬN ỦY QUYỀN:

Ông/Bà :..………...........................................................

Chức vụ : Phó........... Công ty ..……….............…….…

Số CMTND : ...... do Công an thành phố X cấp ngày …......

Địa chỉ :..………............................................................

Bằng giấy ủy quyền này Người nhận uỷ quyền được quyền thay mặt Người Ủy quyền thực hiện các công việc sau:

1. Được quyền quyết định và ký các văn bản quản lý phục vụ hoạt động của … theo quy định tại các Khoản 1 Điều 13 Quy chế Tổ chức và hoạt động của công ty.
2. Được toàn quyền quyết định và ký kết các hợp đồng dịch vụ …
3. Được ký kết các hợp đồng chuyển nhượng ... cho Công ty sau khi được cấp có thẩm quyền của Công ty chấp thuận.
4. Được toàn quyền quyết định ký kết các hợp đồng thuê chuyên gia biên soạn, biên tập các vấn đề nghiên cứu khoa học về lĩnh vực kinh doanh …, kinh doanh dịch vụ …;
5. Được ký kết hợp đồng lao động với cán bộ quản lý, nhân viên của ……….Đối với những chức danh quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Hội đồng quản trị, Giám đốc ……….. được ký hợp đồng lao động sau khi có quyết định bổ nhiệm.
6. Được quyền ký các hợp đồng với cộng tác viên phục vụ hoạt động kinh doanh của Công ty……theo quy định của Quy chế.

Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi Giám đốc có quyết định thay thế hoặc …… bị cách chức, chấm dứt hợp đồng lao động hoặc từ chức.

>>> Xem thêm về Mẫu ủy quyền kế toán trưởng qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé.

3. Trường hợp nào giám đốc ủy quyền cho kế toán trưởng

Giám đốc có thể ủy quyền cho kế toán trưởng ký các chứng từ kế toán trong nhiều trường hợp khác nhau, miễn là việc ủy quyền đó tuân thủ các quy định của pháp luật và các quy định nội bộ của doanh nghiệp.

Những trường hợp thường gặp khi giám đốc có thể ủy quyền cho kế toán trưởng 

• Khối lượng công việc lớn: Khi doanh nghiệp có khối lượng công việc kế toán lớn, giám đốc có thể ủy quyền cho kế toán trưởng ký các chứng từ để giảm bớt gánh nặng công việc cho mình.
• Tính chất công việc lặp đi lặp lại: Đối với các chứng từ có tính chất lặp đi lặp lại, có mẫu form cố định và không yêu cầu quyết định phức tạp, giám đốc có thể ủy quyền cho kế toán trưởng ký.
• Kế toán trưởng có năng lực chuyên môn cao: Nếu kế toán trưởng có năng lực chuyên môn cao, hiểu rõ các quy định kế toán và có trách nhiệm cao trong công việc, giám đốc có thể tin tưởng và ủy quyền cho họ.

Những loại chứng từ thường được ủy quyền của giám đốc có thể ủy quyền cho kế toán trưởng 

• Các chứng từ kế toán hàng ngày: Hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho...
• Các báo cáo tài chính định kỳ: Báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tình hình tài chính...

>>> Xem thêm về Kế toán trưởng có được ủy quyền ký báo cáo tài chính qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé.

4. Quy định nào về ủy quyền mà kế toán trưởng cần phải tuân theo?

Kế toán trưởng khi được ủy quyền ký các chứng từ kế toán cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định sau để đảm bảo tính hợp pháp và chính xác của các giao dịch:

• Luật Kế toán: Quy định chung về chế độ kế toán, các nguyên tắc kế toán, hình thức và phương pháp kế toán.
• Thông tư hướng dẫn: Các thông tư hướng dẫn chi tiết về các vấn đề cụ thể liên quan đến kế toán, ví dụ như Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp.
• Các văn bản pháp luật khác có liên quan: Quy định về thuế, hải quan, lao động... có thể ảnh hưởng đến việc lập và ký chứng từ kế toán.

Quy định nội bộ của doanh nghiệp mà kế toán trưởng khi được ủy quyền ký các chứng từ kế toán cần tuân thủ như sau:

• Điều lệ công ty: Quy định về quyền hạn, trách nhiệm của các cơ quan quản lý và người đại diện theo pháp luật của công ty.
• Quy chế kế toán: Quy định chi tiết về các nghiệp vụ kế toán, quy trình xử lý chứng từ, quyền hạn và trách nhiệm của từng người.
• Các quy định khác: Quy định về quản lý tài sản, quản lý nhân sự... có thể ảnh hưởng đến việc ký chứng từ kế toán.

Nội dung của văn bản ủy quyền mà kế toán trưởng khi được ủy quyền ký các chứng từ kế toán cần tuân thủ như: 

• Phạm vi ủy quyền: Rõ ràng các loại chứng từ được phép ký, các giao dịch được phép thực hiện.
• Thời hạn ủy quyền: Quy định thời gian bắt đầu và kết thúc hiệu lực của văn bản ủy quyền.
• Điều kiện ủy quyền: Các điều kiện kèm theo, nếu có.
• Trách nhiệm của người được ủy quyền: Quy định rõ trách nhiệm của kế toán trưởng đối với những việc mình đã ký.

5. Thời hạn giám đốc ủy quyền cho kế toán trưởng

Thời hạn của một văn bản ủy quyền, bao gồm cả việc giám đốc ủy quyền cho kế toán trưởng, thường được quy định cụ thể trong chính văn bản đó. Nếu không có quy định về thời hạn, theo quy định chung của pháp luật, ủy quyền có thể được xem là có hiệu lực đến khi có văn bản hủy bỏ.

Tuy nhiên, để đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng trong quản lý, các doanh nghiệp thường quy định cụ thể thời hạn của văn bản ủy quyền. Thời hạn này có thể là:

• Thời hạn cố định: Ví dụ: 1 năm, 2 năm, hoặc một khoảng thời gian cụ thể nào đó.
• Thời hạn gắn với một sự kiện cụ thể: Ví dụ: Cho đến khi có quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng mới, cho đến khi hoàn thành một dự án nhất định.

Các yếu tố ảnh hưởng đến thời hạn ủy quyền cho kế toán trưởng:

• Tính chất công việc: Nếu công việc có tính ổn định, thời hạn ủy quyền có thể dài hơn. Ngược lại, nếu công việc có tính chất tạm thời, thời hạn ủy quyền có thể ngắn hơn.
• Độ tin cậy của người được ủy quyền: Nếu kế toán trưởng có năng lực và trách nhiệm cao, giám đốc có thể ủy quyền cho một thời gian dài hơn.
• Quy định nội bộ của doanh nghiệp: Mỗi doanh nghiệp có thể có những quy định riêng về thời hạn ủy quyền. 

6. Câu hỏi thường gặp

Giám đốc có thể rút lại quyền ủy quyền khi nào?

Giám đốc có thể rút lại quyền ủy quyền bất cứ lúc nào bằng cách ban hành một văn bản chính thức hủy bỏ quyền ủy quyền trước đó và thông báo cho các bên liên quan.

Nếu kế toán trưởng không thực hiện đúng quyền hạn được ủy quyền thì sao?

Nếu kế toán trưởng không thực hiện đúng quyền hạn hoặc phạm lỗi, giám đốc có thể yêu cầu điều chỉnh hoặc thu hồi quyền ủy quyền. Công ty cũng có thể thực hiện các biện pháp pháp lý nếu cần thiết.

Quy trình ủy quyền có cần phải được thông báo cho cơ quan nhà nước không?

Quy trình ủy quyền không nhất thiết phải thông báo cho cơ quan nhà nước trừ khi có yêu cầu cụ thể từ các cơ quan quản lý liên quan hoặc nếu việc ủy quyền ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính chính thức.

Giám đốc và kế toán trưởng có cần tổ chức cuộc họp để thảo luận về quyền ủy quyền không?

Có thể cần tổ chức cuộc họp để thảo luận chi tiết về phạm vi quyền hạn, trách nhiệm và các yêu cầu liên quan đến quyền ủy quyền. Cuộc họp này giúp đảm bảo rằng kế toán trưởng hiểu rõ các quyền hạn và trách nhiệm được giao.

Kế toán trưởng có thể ủy quyền cho người khác không?

Thông thường, kế toán trưởng không có quyền ủy quyền tiếp cho người khác trừ khi được giám đốc hoặc cơ quan có thẩm quyền cấp trên cho phép. Quyền ủy quyền nên được thực hiện theo đúng quy định và phạm vi đã được chỉ định.

Trên đây là toàn bộ thông tin tư vấn của Công ty Luật ACC liên quan đến giám đốc ủy quyền cho kế toán trưởng ký chứng từ kế toán. Chúng tôi hy vọng nhận được nhiều ý kiến đóng góp của quý khách hàng trên cả nước để chúng tôi ngày một chuyên nghiệp hơn.