Hướng dẫn tạo email công ty mới thành lập

Trong bối cảnh phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin và nhu cầu giao tiếp chuyên nghiệp ngày càng cao, việc thiết lập hệ thống email cho công ty mới thành lập trở nên vô cùng quan trọng. Theo quy định pháp luật, việc sử dụng email doanh nghiệp không chỉ giúp công ty tuân thủ các quy định về quản lý thông tin và giao dịch mà còn góp phần nâng cao uy tín và hiệu quả làm việc. Luật ACC sẽ Hướng dẫn tạo email công ty mới thành lập một cách đầy đủ và chi tiết. Mời các bạn tham khảo thêm thông tin.

1. Hướng dẫn tạo email công ty mới thành lập

1.1. Lựa Chọn Nền Tảng Dịch Vụ Email Miễn Phí

Trên thị trường hiện nay, có nhiều nền tảng dịch vụ email miễn phí cho phép bạn tạo email công ty với tên miền riêng. Một số lựa chọn phổ biến bao gồm:

• Google Gmail: Cung cấp 1 tài khoản email miễn phí với dung lượng lưu trữ 15GB.
• Zoho Mail: Cung cấp 5 tài khoản email miễn phí, mỗi tài khoản có dung lượng lưu trữ 5GB.
• Microsoft Outlook: Cung cấp 1 tài khoản email miễn phí với dung lượng lưu trữ 15GB.

1.2. Đảm Bảo Tên Miền Doanh Nghiệp Đã Được Xác Minh

Xác minh tên miền là bước quan trọng để nền tảng dịch vụ email xác nhận quyền sở hữu của bạn và hiển thị trang web của bạn trong kết quả tìm kiếm. Có hai phương pháp chính để xác minh tên miền:

• Xác minh bằng bản ghi TXT: Phương pháp này là phổ biến và dễ thực hiện. Bạn cần thêm bản ghi TXT vào cài đặt DNS của tên miền.
• Xác minh bằng thẻ meta: Phương pháp này yêu cầu bạn có quyền truy cập vào mã HTML của trang web.

1.3. Lập Kế Hoạch Số Lượng Email và Ngân Sách

Khi thiết lập email với tên miền, bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng số lượng tài khoản email và ngân sách đầu tư. Vì công ty mới thành lập nên số lượng người dùng có thể không nhiều, đồng thời ngân sách cũng hạn chế. Do đó, việc lập kế hoạch cẩn thận là rất quan trọng. Các câu hỏi cần trả lời bao gồm:

• Mục tiêu của việc lập email công ty là gì?
• Có bao nhiêu người dùng trong doanh nghiệp?
• Ngân sách đầu tư cho email doanh nghiệp là bao nhiêu?
• Bạn cần thêm những tính năng gì cho email công ty mới thành lập?

Lưu ý: Việc sử dụng email miễn phí có thể đi kèm với các hạn chế như dung lượng lưu trữ, số lượng tài khoản email, và tính năng hỗ trợ. Nếu bạn cần nhiều tài khoản email, dung lượng lưu trữ lớn, hoặc các tính năng cao cấp hơn, nên cân nhắc sử dụng dịch vụ email trả phí.

1.4. Lựa Chọn Nhà Cung Cấp Email Doanh Nghiệp Uy Tín

Nếu bạn đang tìm kiếm một nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp uy tín tại Việt Nam, GCS Vietnam là một lựa chọn đáng tin cậy. Là đối tác ủy quyền cấp cao của Google Cloud tại Việt Nam, GCS Vietnam cung cấp dịch vụ Google Workspace với Gmail doanh nghiệp, cùng với hỗ trợ tận tình và chi phí hợp lý.

1.5. Đăng Ký Dùng Thử Email Doanh Nghiệp Miễn Phí

Nếu bạn muốn thử nghiệm dịch vụ trước khi quyết định, có thể đăng ký dùng thử miễn phí từ 14 đến 30 ngày theo một trong các cách sau:

Cách 1: Đăng Ký Qua GCS Vietnam

• Truy cập vào đường dẫn đăng ký dùng thử.
• Điền các thông tin cơ bản của doanh nghiệp vào form đăng ký.
• Đội ngũ GCS Vietnam sẽ liên hệ để hướng dẫn bạn cách chạy thử.

Cách 2: Đăng Ký Qua Google

• Truy cập trang web Google Workspace.
• Chọn “Get Started”, điền thông tin về tên doanh nghiệp, số lượng nhân viên, và địa chỉ trụ sở, sau đó nhấn “Next”.
• Nhập thông tin liên hệ bao gồm email và tên của bạn.
• Cập nhật tên miền: Nếu bạn chưa có tên miền, có thể tìm mua tại hvn.vn; nếu đã có, chọn “Yes, I have one that I can use” và nhập tên miền hiện có.
• Sau khi thiết lập tài khoản, bạn sẽ được hỏi về thông tin của Google Workspace và gửi thông tin cho người dùng trong doanh nghiệp của bạn. Nhấn chọn “Ok”.
• Tạo thông tin đăng nhập: Cung cấp mật khẩu và tên người dùng, sau đó nhấn “Đồng ý và tiếp tục”.

Bằng cách làm theo các bước trên, bạn có thể dễ dàng thiết lập hệ thống email cho công ty mới thành lập, giúp tăng cường khả năng quản lý và giao tiếp hiệu quả.

>> Mời các bạn tham khảo thêm thông tin liên quan tại bài viết Tư vấn thủ tục quy trình thành lập công ty, doanh nghiệp

2. Cần những bước gì để đăng ký tên miền cho email công ty?

2.1. Chọn Tên Miền Phù Hợp

• Xác định tên miền: Chọn tên miền phản ánh thương hiệu và dễ nhớ, ví dụ: tencongty.com.
• Kiểm tra tính khả dụng: Sử dụng công cụ kiểm tra tên miền trên các trang web cung cấp dịch vụ tên miền như GoDaddy, Namecheap, hay Google Domains để xem tên miền bạn chọn có sẵn không.

2.2. Đăng Ký Tên Miền

• Chọn nhà cung cấp tên miền: Lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ đăng ký tên miền uy tín, ví dụ: GoDaddy, Namecheap, Google Domains, hay các nhà cung cấp địa phương.
• Đăng ký tên miền: Truy cập trang web của nhà cung cấp, tìm tên miền bạn muốn và thực hiện đăng ký bằng cách điền các thông tin cần thiết và thanh toán phí đăng ký.

2.3. Xác Minh Tên Miền

• Nhận mã xác minh: Sau khi đăng ký, nhà cung cấp tên miền thường gửi mã xác minh qua email hoặc SMS.
• Xác minh tên miền: Đăng nhập vào tài khoản của bạn trên trang quản lý tên miền của nhà cung cấp và nhập mã xác minh để hoàn tất quy trình.

2.4. Cấu Hình DNS

• Truy cập cài đặt DNS: Đăng nhập vào tài khoản của bạn trên trang web của nhà cung cấp tên miền và truy cập vào phần quản lý DNS.
• Thêm bản ghi DNS: Cấu hình các bản ghi DNS cần thiết cho email công ty, bao gồm:
• Bản ghi MX (Mail Exchange): Chỉ định máy chủ email để nhận và gửi email.
• Bản ghi SPF (Sender Policy Framework): Xác thực các máy chủ được phép gửi email từ tên miền của bạn.
• Bản ghi DKIM (DomainKeys Identified Mail): Đảm bảo email không bị giả mạo và bảo mật nội dung.
• Bản ghi DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance): Cung cấp chính sách để xử lý email không xác thực và báo cáo tình trạng xác thực email.

2.5. Liên Kết Tên Miền Với Dịch Vụ Email

• Chọn dịch vụ email: Đăng ký dịch vụ email doanh nghiệp như Google Workspace, Microsoft 365, hoặc dịch vụ email khác phù hợp với nhu cầu.
• Cấu hình dịch vụ email: Trong giao diện quản lý của dịch vụ email, nhập tên miền bạn đã đăng ký và làm theo hướng dẫn để liên kết tên miền với dịch vụ email.

2.6. Cập Nhật Thông Tin và Bảo Mật

• Cập nhật thông tin đăng ký: Đảm bảo thông tin liên hệ và đăng ký tên miền là chính xác và cập nhật.
• Thiết lập bảo mật: Kích hoạt các tính năng bảo mật cho tài khoản tên miền và email như xác thực hai yếu tố để bảo vệ khỏi các mối đe dọa.

2.7. Kiểm Tra và Đảm Bảo Hoạt Động

• Kiểm tra hoạt động email: Đảm bảo rằng tất cả các bản ghi DNS đã được cấu hình chính xác và email công ty hoạt động bình thường.
• Theo dõi và bảo trì: Theo dõi hoạt động của email và thực hiện bảo trì định kỳ để đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả.

Thực hiện các bước trên sẽ giúp bạn thiết lập và quản lý tên miền cho email công ty một cách hiệu quả, đảm bảo khả năng gửi và nhận email chuyên nghiệp và bảo mật.

>> Các bạn cũng có thể tham khảo bài viết sau Cách tạo email doanh nghiệp miễn phí để biết thêm thông tin.

3. Công ty có cần phải mua gói dịch vụ email từ nhà cung cấp không?

Có, công ty thường cần phải mua gói dịch vụ email từ nhà cung cấp để đảm bảo sự ổn định, bảo mật và tính năng phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp. Dưới đây là lý do vì sao:

3.1. Tính Năng Đầy Đủ và Đáp Ứng Nhu Cầu Doanh Nghiệp

• Dung lượng lưu trữ lớn: Các gói dịch vụ email trả phí thường cung cấp dung lượng lưu trữ lớn hơn so với dịch vụ miễn phí, giúp quản lý email hiệu quả hơn.
• Tính năng nâng cao: Bao gồm các tính năng như lịch, quản lý tác vụ, tích hợp với các công cụ khác như CRM, hệ thống quản lý tài liệu, và công cụ hợp tác.

3.2. Bảo Mật và Đảm Bảo An Toàn

• Bảo mật nâng cao: Các dịch vụ email doanh nghiệp cung cấp các tính năng bảo mật nâng cao như mã hóa email, xác thực hai yếu tố, và các công cụ bảo vệ khỏi spam và phần mềm độc hại.
• Hỗ trợ và bảo trì: Dịch vụ trả phí thường đi kèm với hỗ trợ kỹ thuật và bảo trì liên tục, giúp đảm bảo hệ thống email hoạt động ổn định và xử lý sự cố kịp thời.

4. Có thể sử dụng dịch vụ email miễn phí cho công ty mới thành lập không?

Có, công ty mới thành lập có thể sử dụng dịch vụ email miễn phí, nhưng có một số yếu tố cần cân nhắc. Dịch vụ email miễn phí có thể là một lựa chọn hợp lý trong giai đoạn đầu của doanh nghiệp, đặc biệt khi ngân sách hạn chế. Tuy nhiên, có những ưu và nhược điểm cần lưu ý:

4.1 Ưu Điểm Của Dịch Vụ Email Miễn Phí

• Tiết Kiệm Chi Phí: Đối với công ty mới thành lập, việc tiết kiệm chi phí là rất quan trọng. Dịch vụ email miễn phí giúp giảm bớt chi phí đầu tư ban đầu.
• Dễ Dàng Cài Đặt: Dịch vụ email miễn phí thường dễ dàng cài đặt và cấu hình, giúp công ty nhanh chóng bắt đầu sử dụng email mà không cần quá nhiều kiến thức kỹ thuật.
• Dung Lượng Cơ Bản: Nhiều dịch vụ email miễn phí cung cấp dung lượng lưu trữ cơ bản đủ để đáp ứng nhu cầu của một số lượng nhỏ người dùng trong công ty.

4.2 Nhược Điểm Của Dịch Vụ Email Miễn Phí

• Hạn Chế Tính Năng: Dịch vụ miễn phí thường có hạn chế về tính năng so với các gói trả phí. Các tính năng nâng cao như bảo mật, tích hợp với các công cụ khác, và quản lý tập trung thường không có hoặc rất hạn chế.
• Bảo Mật và An Toàn: Dịch vụ email miễn phí có thể không cung cấp mức độ bảo mật cao như các dịch vụ trả phí, làm tăng nguy cơ về spam, phần mềm độc hại và các mối đe dọa bảo mật khác.
• Hỗ Trợ Kỹ Thuật: Hỗ trợ kỹ thuật có thể không có sẵn hoặc hạn chế đối với các dịch vụ miễn phí. Điều này có thể gây khó khăn nếu bạn gặp vấn đề kỹ thuật.
• Tính Chuyên Nghiệp: Email miễn phí thường không có tùy chọn để sử dụng tên miền doanh nghiệp, dẫn đến việc địa chỉ email không chuyên nghiệp (ví dụ: [email protected] thay vì [email protected]).
• Quảng Cáo: Một số dịch vụ email miễn phí có thể hiển thị quảng cáo trong hộp thư hoặc các tính năng khác, gây khó chịu và làm giảm trải nghiệm người dùng.

4.3 Dịch Vụ Email Miễn Phí Phù Hợp

Nếu bạn quyết định sử dụng dịch vụ email miễn phí, các lựa chọn phổ biến bao gồm:

• Google Gmail: Cung cấp 1 tài khoản miễn phí với dung lượng lưu trữ 15GB. Tuy nhiên, bạn không thể sử dụng tên miền riêng.
• Zoho Mail: Cung cấp 5 tài khoản miễn phí với dung lượng 5GB/tài khoản và cho phép sử dụng tên miền riêng.
• Microsoft Outlook: Cung cấp 1 tài khoản miễn phí với dung lượng lưu trữ 15GB, nhưng không hỗ trợ tên miền riêng trong gói miễn phí.

>> Ngoài ra, nếu các bạn có thắc mắc về Cách tạo và thêm chữ ký Email trong Outlook đừng ngần ngại hãy liên hệ Luật ACC để được cung cấp thêm thông tin

5. Câu hỏi thường gặp

Có cần thiết lập hệ thống sao lưu email không?

Có, việc thiết lập hệ thống sao lưu email là rất cần thiết cho bất kỳ doanh nghiệp nào, bao gồm cả công ty mới thành lập. Hệ thống sao lưu email giúp bảo vệ dữ liệu quan trọng khỏi mất mát do các sự cố ngoài ý muốn như sự cố kỹ thuật, lỗi phần mềm, tấn công mạng hoặc hành vi xóa nhầm. Đối với công ty, email không chỉ là công cụ giao tiếp chính mà còn lưu trữ thông tin quan trọng, hợp đồng, tài liệu, và dữ liệu khách hàng.

Có cần tích hợp email công ty với hệ thống quản lý tài liệu không?

Việc tích hợp email công ty với hệ thống quản lý tài liệu là cần thiết từ góc độ pháp lý và quản lý doanh nghiệp. Tích hợp này giúp đảm bảo sự lưu trữ và quản lý dữ liệu một cách hợp pháp, đồng thời nâng cao hiệu quả công việc. Khi email được liên kết với hệ thống quản lý tài liệu, doanh nghiệp có thể bảo vệ và tổ chức thông tin quan trọng một cách chặt chẽ, đồng thời dễ dàng truy cập và kiểm soát quyền truy cập tài liệu. Điều này không chỉ hỗ trợ việc tuân thủ các quy định về bảo mật và quản lý dữ liệu mà còn giúp duy trì tính chính xác và toàn vẹn của thông tin doanh nghiệp.

Cần lưu ý gì khi thiết lập chữ ký email cho toàn bộ nhân viên công ty?

Khi thiết lập chữ ký email cho toàn bộ nhân viên công ty, cần lưu ý các yếu tố pháp lý và quản lý quan trọng. Đầu tiên, chữ ký email phải tuân thủ các quy định pháp luật về thông tin liên hệ và công bố thông tin doanh nghiệp, bao gồm tên công ty, địa chỉ trụ sở, mã số thuế, và các thông tin pháp lý khác. Thông tin trong chữ ký cần được cung cấp đầy đủ và chính xác, bao gồm tên, chức vụ, số điện thoại và địa chỉ email của nhân viên, để tránh gây hiểu lầm. Cần đảm bảo chữ ký email đồng nhất giữa các nhân viên để duy trì sự chuyên nghiệp và nhận diện thương hiệu công ty. Đồng thời, cần chú ý bảo mật thông tin và không đưa vào chữ ký các dữ liệu nhạy cảm hoặc cá nhân. Quy trình thiết lập chữ ký cũng phải được thực hiện đúng quy định và được phê duyệt trước khi triển khai. Cuối cùng, việc cập nhật định kỳ chữ ký email là cần thiết để phản ánh các thay đổi về thông tin và duy trì tính chính xác của dữ liệu.

Tóm lại, việc thiết lập hệ thống email cho công ty mới thành lập không chỉ là một bước quan trọng trong việc xây dựng sự chuyên nghiệp và bảo mật thông tin mà còn phải tuân thủ các quy định pháp luật liên quan. Việc chọn tên miền phù hợp, cấu hình hệ thống email, và đảm bảo các chính sách bảo mật là những yếu tố chính để tạo dựng một môi trường làm việc hiệu quả và an toàn.Như vậy Luật ACC đã cung cấp các thông tin liên quan đến Hướng dẫn tạo email công ty mới thành lập. Mời các bạn tham khảo.