Tạo chữ ký email mà bạn có thể tự động thêm vào tất cả các thư đi hoặc thêm vào những thư cụ thể theo cách thủ công.Chính vì vậy, bài viết hôm nay của chúng tôi sẽ giới thiệu các bạn Cách tạo và thêm chữ ký Email trong Outlook . Mời các bạn đọc bài viết sau đây của chúng tôi để biết thêm thông tin nhé.
1.Tạo chữ ký email
- Đăng nhập vào Outlook.com và chọn Cài đặt
> Xem tất cả cài đặt Outlook trên đầu trang. - Chọn thư >soạn và trả lời.
- Bên dưới mục Chữ ký email, nhập chữ ký của bạn, rồi sử dụng các tùy chọn định dạng có sẵn để thay đổi diện mạo của chữ ký.
Lưu ý: Mỗi tài khoản chỉ có một chữ ký.
- Nếu bạn muốn chữ ký của mình xuất hiện ở cuối tất cả thư email mới mà bạn soạn, hãy chọn hộp kiểm Tự động thêm chữ ký của tôi vào thư mới mà tôi soạn.
- Nếu bạn muốn chữ ký của mình xuất hiện trên thư mà bạn chuyển tiếp hoặc trả lời, chọn hộp kiểm Tự động thêm chữ ký của tôi vào thư tôi chuyển tiếp hoặc trả lời.
- Nếu bạn không chọn các tùy chọn này thì bạn có thể thêm chữ ký của mình vào thư được chọn theo cách thủ công. Để biết chi tiết, hãy xem mục Thêm chữ ký của bạn vào thư mới theo cách thủ công.
Chọn Lưu khi bạn đã xong.
Lưu ý: Bạn luôn có thể quay lại trang Soạn thảo và trả lời, rồi chọn hoặc bỏ chọn hộp kiểm tự động thêm chữ ký của bạn.
2.Cách tạo chữ ký email tự động
2.1. Hướng dẫn nhanh
Vào Outlook > Chọn Home > Chọn New Email > Chọn Insert > Chọn Signature > Chọn Signature lần nữa > Ở tab Email Signature, chọn New > Đặt tên cho chữ ký > Nhấn chọn OK > Tạo chữ ký mẫu ở Edit Signature > Nhấn chọn OK.
2.2. Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Đăng nhập vào Outlook > Nhấn Home và chọn New Email (Tạo thư mới).
Nhấn Home và chọn New Email (Tạo thư mới)
Bước 2: Màn hình hiển thị cửa sổ hộp thư mới, ở tab Insert (Chèn), bạn chọn Signature (Chữ ký) và nhấn Signature lần nữa.
Vào hộp thoại Signature (Chữ ký) để tạo chữ ký email
Bước 3: Ở tab Email Signature (Chữ ký Email), bạn chọn New (Mới) và đặt tên cho chữ ký mới. Sau đó bạn nhấn OK.
Tạo chữ ký email trong Outlook
Bước 4: Bạn nhập các thông tin cơ bản như phần trên ở mục Edit Signature (Sửa chữ ký).
Các thông tin cơ bản mà chữ ký email thường có bao gồm:
- Họ tên đầy đủ
- Chức vụ
- Tên công ty
- Số điện thoại
- Địa chỉ công ty (nếu cần)
- Website và mạng xã hội (nếu có)
Nhập thông tin cơ bản của chữ ký email
Bạn có thể thay đổi màu sắc và font chữ tùy thích hoặc chèn ảnh, logo, đường link website hay trang mạng xã hội.
- Nhấn chọn biểu tượng chèn hình ảnh> chọn hình ảnh muốn chèn > Chọn Chèn.
- Để chèn link website của công ty, bạn nhấn chọn biểu tượng chèn liên kết và nhập địa chỉ web cần chèn.
Cách chèn hình ảnh hoặc logo vào chữ ký email
Bước 5: Bạn chọn tùy chỉnh cho New messages và Replies/Forward.
- New Messages: Áp dụng thêm tự động chữ ký cho tất cả các thư mới, bạn chọn tên chữ ký từ Menu thả xuống.
- Replies/Forward: Áp dụng thêm tự động chữ ký cho những thư trả lời hoặc chuyển tiếp, bạn chọn tên chữ ký từ Menu thả xuống.
Ở đây mình chọn thêm tự động chữ ký cho tất cả các thư mới như hình bên dưới.
Tùy chỉnh email tự động xuất hiện trên tất cả các thư mới của Outlook
Bước 6: Sau khi đã hoàn tất việc nhập thông tin chữ ký cá nhân và tùy chỉnh tự động. Bạn nhấn OK để lưu lại chữ ký.
3.Thêm chữ ký vào thư mới theo cách thủ công
Nếu bạn đã tạo chữ ký nhưng không chọn tự động thêm chữ ký vào mọi thư gửi đi, bạn có thể thêm chữ ký sau khi viết một thư email.
- Đi đến hộp thư của bạn và chọn Thư mới.
- Nhập thư của bạn, rồi chọn
> Chèn chữ ký ở cuối ngăn soạn. - Khi thư email của bạn đã sẵn sàng, chọn Gửi.
4.Cách thay đổi chữ ký email tự động
Trong quá trình sử dụng Outlook, đôi khi bạn cần chỉnh sửa một số thông tin trên chữ ký của mình để phù hợp hơn hoặc xóa đi chữ ký email tự động khi không còn sử dụng. Dưới đây là cách thay đổi chữ ký email và xóa chữ ký email tự động trên Outlook.
4.1. Hướng dẫn nhanh
- Vào Outlook > Chọn File (Tệp) > Chọn Options (Cài đặt) > Chọn Mail (Thư) > Ở dòng Create or modify signatures for messages, chọn Signature (Chữ ký).
- Chọn chữ ký cần thay đổi ở phần Select signature to edit > Thay đổi chữ ký ở phần Edit Signature (Sửa chữ ký) > Chọn OK.
4.2. Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Đăng nhập vào Outlook, nhấn chọn File (Tệp) trên thanh công cụ.
Nhấn chọn File (Tệp) trên thanh công cụ
Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn mục Options(Cài đặt) trong File (Tệp).
Vào hộp thoại Options (Cài đặt) để thay đổi chữ ký email tự động
Bước 3: Khi màn hình hiển thị cửa sổ chức năng Options (Cài đặt), bạn chọn mục Mail (Thư).
Sau đó ở dòng Create or modify signatures for messages, bạn nhấn chọn Signature (Chữ ký).
Vào phần Signature (Chữ ký) để thay đổi chữ ký email đã tạo từ trước
Bước 4: Màn hình chuyển hướng sang cửa sổ hộp thoại Signatures and Stationery.
Trong đó có phần Select signature to edit, bạn sẽ thấy các chữ ký mà bạn đã tạo trong tài khoản Outlook của mình. Bạn chọn chữ ký mình muốn chỉnh sửa.
Tùy chỉnh chữ ký muốn thay đổi và chỉnh sửa các thông tin của chữ ký Email cho phù hợp.
Tiếp theo, bạn có thể chỉnh sửa, thay đổi chữ ký của mình cho phù hợp hơn với mục đích sử dụng ở phần Edit Signature (Sửa chữ ký). Sau khi chỉnh sửa xong, bạn nhấn OK để lưu lại các thay đổi.
Nội dung bài viết:
Bình luận