Cách đăng ký xin tư cách lưu trú COE, visa bảo lãnh vợ/chồng và con sang Nhật Bản

Trong bài viết này mình hướng dẫn các bạn cách đăng ký xin tư cách lưu trú COE, xin visa gia đình tại nhật, bảo lãnh cho vợ/chồng và con, người trong gia đình với kinh nghiệm thực tế mình đã tự đi xin trực tiếp tại Nyukan.

Trước khi xin visa cho vợ và con sang Nhật Bản, mình đã tự tìm hiểu trên mạng, hỏi các senpai. Và cũng đã hỏi bên công ty dịch vụ có người Việt hỗ trợ. Sau thời gian này, mình thấy khá rối vì chuyện giấy tờ. Vậy xin COE cần giấy tờ gì?

– Những lời khuyên trên Internet: Có rất nhiều thông tin, bạn sẽ hoảng và mệt mỏi vì những thông tin đó, không rõ thừa thiếu giấy tờ thế nào.

– Bên tư vấn dịch vụ: 5man/người lớn, 3-4man/trẻ nhỏ nếu xin visa thành công. Trường hợp không xin được visa thành công bạn vẫn mất 1/2 số tiền cho họ. Quá chát phải không nào.

– Tư vấn từ Senpai: Nếu là senpai cùng tỉnh bạn đăng ký thì là lời khuyên sát nhất, còn ở các tỉnh khác thì giấy tờ có thể khác một chút. Mình thấy các anh chị đều tư vấn giấy tờ nhiều hơn là bên nyukan yêu cầu.

– Vì tùy thời điểm có thể quy trình xét duyệt hồ sơ có thay đổi, nên để tránh việc thừa thiếu giấy tờ thì bạn nên đến trực tiếp Nyukan xin, trường hợp không tự tin tiếng Nhật thì có thể nhờ bạn nào thành thạo hơn đi cùng.

Giấy tờ rất đơn giản, có thể tải trên mạng rồi in ra (link phía dưới), nếu tới trực tiếp Nyukan thì họ cung cấp đơn xin tư cách lưu trú cho mình luôn. Ngoài ra sẽ được hướng dẫn nhiệt tình những giấy tờ cần thiết để bạn chuẩn bị.

Có thể mỗi tỉnh, khu vực thì yêu cầu giấy tờ có khác nhau đôi chút nên những lời tư vấn từ trên mạng nhiều khi là khác nhau. Với những giấy tờ bạn đã chuẩn bị thì không sao, nhưng nếu cần công chứng và gửi từ Việt Nam sang thì lại mất thêm chi phí, mất thời gian nữa. Cũng có lời khuyên phải chuẩn bị cả giấy khai sinh của vợ, giấy đăng ký kết hôn, sổ hộ khẩu gia đình, bản gốc và bản dịch. Nhưng thực tế thì chỗ mình sống (tỉnh Miyagi) thì không cần. Vợ/chồng thì bản đăng ký kết hôn hoặc hộ khẩu công chứng là được, con cái thì giấy khai sinh là ok.

Cách viết hồ sơ xin visa gia đình, các giấy tờ cần chuẩn bị:

1. Giấy tờ xác nhận là nhân viên của công ty

Cái này đơn giản vì bạn xin ở phòng hành chính công ty là được ngay.

2. Giấy xác mình số dư tài khoản NH

Trong hướng dẫn của Nyuukan nếu bạn đã có Giấy tờ xác nhận là nhân viên của công ty thì không cần, nếu bạn không có giấy xác nhận là nhân viên công ty thì cần giấy này, tuy nhiên nếu có thì hồ sơ của bạn vẫn đẹp hơn.

Bạn ra ngân hàng của mình rồi xin giấy xác nhận số dư, thông thường họ sẽ đưa cho bạn tờ giấy chứng minh số dư chứ không ghi thông tin chi tiết chuyển đi, chuyển tới. Vậy nên nếu tài khoản ít tiền quá thì có thể vay nhờ bạn bè để ghi số đẹp một chút. Số tiền quá cao so với bảng lương, thời gian làm việc thì sẽ là vô lý đó nhé (khi mình làm thì tài khoản mình có 50man).

3. Bảng lương 3-6 tháng gần nhất

Bạn đã nhận được hàng tháng, nếu mất hãy xin ở phòng hành chính hoặc công ty nào có bảng lương online thì hãy tải về và in nó ra. (Ví dụ: Hiện bạn đã làm được 6 tháng thì cần 6 tờ ghi bảng lương).

4. Hộ chiếu (Passport)

Photo 1 bản passport của bạn, 1 bản của vợ/chồng/con của bạn.

5. Nếu bạn làm dưới 1 năm thì chưa cần giấy sau đây.

Nếu đã làm trên 1 năm thì bạn ra Shiyakusho và xin 2 tờ giấy đó là được. Nó là (住民税の課税（又は非課税）証明書及び納税証明書). Giấy chứng nhận nộp Thuế thị dân và Giấy Chứng nhận đóng thuế, bạn cứ ra Shiyakusho và nói muốn có hai giấy này. Bạn sẽ được hướng dẫn ghi vào hai tờ đơn về thông tin tên, năm sinh, địa chỉ của bạn, mục đích xin là liên quan tới visa cho người thân, số liệu nộp thuế cần lấy là gần nhất. Sau 5 phút là bạn sẽ được nhận, chi phí cho mỗi tờ là 300 yen.

6. Giấy đăng ký cư trú (住民票)

Sau khi bạn nhập cảnh ở Nhật Bản, trong vòng 2 tuần bạn phải tới nơi sinh sống để khai báo cư trú, đó chính là giấy này. Tuy nhiên khi xin visa, bạn cần giấy báo đăng ký cư trú mới nhất, cũng tại Shiyakusho bạn xin luôn một tờ (giá 300 yen) để cho vào hồ sơ nộp Nyukan nhé.

7. Giấy tờ chứng minh quan hệ với người được bảo lãnh:

– Xin cho vợ/chồng: Bản đăng ký kết hôn(bản gốc), bản dịch tiếng nhật có công chứng(cái này nên chuẩn bị ở Việt Nam trước).

Bản gốc đăng ký kết hôn khi mang tới họ sẽ xem và check lại, so sánh với bản dịch tiếng Nhật có công chứng, sau đó gửi trả bạn luôn.

– Xin cho con: Cần giấy khai sinh bản dịch tiếng Nhật có công chứng (cái này cũng cần chuẩn bị trước khi ở Việt Nam).

8. 1 ảnh 3×4 của người bạn muốn bảo lãnh

Ảnh này nên chuẩn bị trước ở VN, hoặc bạn lấy ảnh chụp ở điện thoại rồi ra combini in cũng được (200 yen/3 ảnh), lưu ý là ảnh phải nghiêm chỉnh, không đeo kính, đội mũ, nền xanh hoặc trắng.

9. Phong bì và tem thư

Bạn cần chuẩn bị một phong bì ghi tên và địa chỉ của bạn bên ngoài, mua tem giá ４０４円 để dán vào đó. Sau khi có kết quả xin tư cách lưu trú họ sẽ cho vào phong bì này và gửi về nhà bạn.

10. Ảnh gia đình

Bạn nên nộp thêm ảnh chụp chung gia đình, ảnh cưới thì sẽ chắc chắn hơn cho việc xin visa(dù là hồ sơ họ không yêu cầu). Cái này chỉ cần in ảnh ra tờ A4 và nộp là ok.

11. Đơn khai

Đây là mục quan trọng và khá nhiều mục và dễ nhầm lẫn vì nhiều thông tin. Bạn có thể tải về và ghi thông tin, đến xin trực tiếp tại Nyukan nơi bạn sinh sống hoặc download bản mới nhất tại đây: http://www.moj.go.jp/isa/content/930004048.pdf

12. Đăng ký đơn xin đi làm 28 tiếng theo visa gia đình

Nếu vợ/chồng bạn muốn đi làm thêm, nhất định phải đăng ký đơn xin đi làm 28 tiếng theo visa gia đình. Tải đơn và cách ghi đơn đăng ký xin làm thêm 28 tiếng/1 tuần tại đây: Giấy tờ cần thiết, thủ tục xin làm thêm 28 tiếng tại Nhật.

Cách điền tờ khai xin visa bảo lãnh như sau:

Đơn xin có 4 tờ, trong đó tờ thứ 2 thì để trống, mình không điền gì ở đây cả.

A. Nội dung tờ 1:

Tờ khai 1

Dưới đây gọi đăng ký xin cho vợ/chồng/con bạn là người thân.

Mục 0: Một ảnh 3×4 của người thân. Phía sau ảnh ghi họ tên cho chắc chắn, phòng khi ảnh bị rơi.

Mục 1: Quốc tịch, ghi ベトナム.

Mục 2: Ngày tháng năm sinh của người thân, ví dụ: 1990 – 12 – 12.

Mục 3: Họ tên người thân, ví dụ: Nguyễn Anh Phương.

Mục 4: Giới tính, khoanh tròn nam hoặc nữ.

Mục 5: Nơi sinh, ví dụ sinh ở Quận Hoàng Mai, Hà Nội: HoangMai区　ハノイ市.

Mục 6:  Nếu là vợ/chồng thì khoanh đã kết hôn, con nhỏ thì khoanh vào Single.

Mục 7: Nghề nghiệp: Ghi nghề nghiệp của người thân, ví dụ: 事務所. Con nhỏ thì bỏ qua.

Mục 8: Địa chỉ thường trú, ví dụ: Bằng A, Quận Hoàng Mai, Hà Nội (BangA 町　HoangMai区　ハノイ市). Ghi như trong hộ chiếu của vợ/chồng/con bạn.

Mục 9: Địa chỉ của bạn tại Nhật Bản, ghi số điện thoại vào hai mục. Nếu không có thì mượn của bạn bè để phòng khi có liên hệ từ Nyukan.

Mục 10: Passport của người thân, ngày hết hạn.

Mục 11: Bảo lãnh người thân trong gia đình nên tích chọn R.

Mục 12: Dự kiến ngày nhập cảnh, cứ ghi cách ngày bạn nộp đơn này khoảng 2-3 tháng.

Mục 13: Ghi sân bay dự định tới Nhật, ví dụ Haneda Tokyo: 羽田国際空港.

Mục 14: Thời gian dự định ở Nhật: Ghi như thời gian còn lại trong visa của bạn. Giả sử Visa bạn là một năm, hiện còn 6 tháng là hết hạn, bạn vẫn ghi 1年間 được nhé. Visa của bạn và người thân khi xin là không bị giới hạn thời gian cùng nhau.

Mục 15: Đi một mình thì chọn NO.

Mục 16: Nơi mà bạn sẽ xin visa, ví dụ: ハノイ市.

Mục 17: Nếu người thân bạn chưa sang Nhật lần nào thì chọn No, ngược lại sẽ ghi số lần sang, thời gian lưu trú gần nhất là từ khi nào đến khi nào.

Mục 18, 19: Khoanh chọn No, đây là mục hỏi về việc người thân bạn đã từng phạm tội chưa, đã bị từ chối đi ra nước ngoài lần nào chưa.

Mục 20, 20+: Nếu bạn đang ở  một mình và bảo lãnh cho vợ bạn sang thì ghi lần lượt như sau:

続柄：夫(chồng), 氏名： Tên bạn, Ngày sinh (nhớ thứ tự Năm-Tháng-Ngày), ベトナム,  tên công ty hoặc trường học bạn đang theo, số my number trên thẻ ngoại kiều của bạn

Nếu bạn đang ở cùng người thân khác trong gia đình thì ghi tiếp dòng thứ 2.

B. Tờ thứ 2 của đơn thì bỏ qua không cần nộp

C. Tờ thứ 3

Tờ khai 3

Mục 24: Tên người thân của bạn

Mục 25: Là thông tin chi tiết của bạn, gồm có: Họ tên, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, số góc trên bên phải thẻ ngoại kiều, loại visa của bạn (ghi giống như trong thẻ ngoại kiều), hạn visa bao lâu (ghi như trong thẻ ngoại kiều), ngày hết hạn visa (ghi như trong thẻ ngoại kiều).

• Ở mục nhỏ 8, nếu bạn bảo lãnh cho vợ bạn thì tích chọn 夫, nếu bảo lãnh cho con bạn thì tích chọn 父.
• Mục nhỏ 9: Tên công ty bạn làm việc.
• Mục nhỏ 10: Mã số công ty của bạn gồm 13 chữ số, hỏi văn phòng công ty hoặc bạn có thể search tại đây: https://www.houjin-bangou.nta.go.jp
• Mục nhỏ 11: Tên chi nhánh bạn làm việc, nếu không có chi nhánh thì bỏ trống.
• Mục nhỏ 12: Địa chỉ nơi bạn đang làm việc. Số điện thoại công ty.
• Mục nhỏ 13: Tổng thu nhập trong một năm của bạn (tất nhiên là càng lớn thì càng dễ xin bảo lãnh).
• Tất cả những thông tin từ mục nhỏ 9 đến 13 này bạn hãy hỏi bộ phận văn phòng của công ty để có thông tin chính xác nhất nhé.

Mục 26: Ghi họ tên của bạn

Mục 27: Dấu của bạn, ngày tháng làm đơn này.

C. Tờ thứ 4 (tờ cuối cùng)

Tờ khai 4

Mục 21(1): Dành cho người kết hôn, sinh tại Nhật Bản, bạn bỏ qua nó.

Mục 21(2): Ghi tên vợ/con bạn. Nếu bảo lãnh cho vợ thì ghi ngày tháng kết hôn, nếu bảo lãnh con thì ghi ngày sinh.

Mục 22: Bảo lãnh theo diện gia đình nên chọn mục đầu tiên (親族負担).

Mục 23: Ghi thông tin của bạn:

• 23-1: Họ tên bạn
• 23-2: Nếu bảo lãnh cho vợ bạn thì viết 夫, nếu bảo lãnh cho con bạn thì viết 父.
• 23-3: Địa chỉ bạn đang sống. Số điện thoại của bạn hoặc mượn của bạn bè để ghi phòng khi có liên hệ.
• 23-4: Ghi tên bạn.
• 23-5: Ghi ngày tháng làm đơn này.
• Mục dưới cùng là ghi thông tin nếu bạn có thay đổi tên người đứng ra bảo lãnh, làm đơn, địa chỉ (ví dụ thuê đơn vị khác làm) thì mới phải ghi, không thì bỏ qua.

Đến đây là bạn đã hoàn thiện Cách đăng ký xin tư cách lưu trú COE, visa bảo lãnh vợ/chồng và con sang Nhật Bản rồi nhé. Không quá phức tạp phải không nào.

Chú ý: Khai xong bạn không cần ghim lại, cứ để lẻ từng tờ như vậy thôi. Bạn có ghim thì người ta cũng sẽ bóc ra ngay khi tiếp nhận giấy tờ.

Sau khi chuẩn bị đủ các giấy tờ trên, mang tới nyukan (hoặc điền thông tin tại nyuukan) rồi nộp. Khi nhận hồ sơ, nhân viên sẽ hỏi bạn có muốn nhận lại những giấy tờ nào để họ copy và trả lại bạn, vì tất cả những gì bạn nộp sẽ không được trả lại bất kể visa có được chấp nhận hay không.

– Xin visa gia đình tại nhật mất bảo lâu?

Sau khi sang Nhật 3 tháng, mình đã dành ít tiền trong tài khoản và ngay lập tức đi đăng ký xin visa, nhân viên nyuukan cũng khuyên nên đăng ký sau 6 tháng, nhưng sau 3 tháng vẫn có thể được, cứ thử đăng ký. Nên mình đã đăng ký luôn. Sau khoảng 1 tháng thì có thông báo trượt. Lần 2 mình làm là khi được 6 tháng và đã xin được visa một cách bình thường mà không mất tiền dịch vụ, lại có thêm kinh nghiệm để tư vấn cho những ai cần chia sẻ.

Do tình hình dịch bệnh Covid 19 phức tạp nên thời gian hiệu lực COE cũng được gia hạn nhiều lần, bạn có thể tham khảo ở bài viết  Thời gian gia hạn hiệu lực giấy COE mới nhất  để nắm rõ thông tin hơn.