Mẫu Đơn xin sao chụp tài liệu, hồ sơ vụ án và hướng dẫn viết chi tiết

Văn bản, hồ sơ đóng vai trò quan trọng trong quá trình tranh tụng tại Tòa án. Dưới đây là mẫu yêu cầu sao chụp hồ sơ, tài liệu vụ án và hướng dẫn cách viết dành cho tổ chức, cá nhân khi có nhu cầu.

Khoản 8, mục 70 Bộ luật tố tụng dân sự 2015 quy định rõ, cá nhân, tổ chức có quyền ghi chép, sao chụp tài liệu, chứng cứ do đương sự khác xuất trình hoặc do tòa án thu thập, trừ tài liệu, chứng cứ được giữ lại .
Đồng thời, Khoản 1 Điều 17 Nghị quyết 03/2012 cũng quy định cụ thể như sau:

1. Đương sự chỉ có thể được yêu cầu ghi chép, sao chụp tài liệu, chứng cứ có trong hồ sơ trước khi Tòa án mở phiên tòa xét xử vụ án. Trường hợp có yêu cầu ghi chép, sao chụp tài liệu, chứng cứ thì phải làm đơn gửi Tòa án có thẩm quyền. Trường hợp họ trực tiếp đến Tòa án để yêu cầu ghi chép, sao chụp tài liệu, chứng cứ thì họ cũng phải nộp cho Tòa án bằng văn bản. Nếu các bên liên quan không biết chữ, tòa án sẽ lập một báo cáo nêu rõ yêu cầu của họ. Biên bản phải được đọc lại cho người yêu cầu nghe, ký tên hoặc điểm chỉ để xác nhận.
Yêu cầu hoặc văn bản yêu cầu phải ghi rõ tên tài liệu, chứng cứ mà mình phải ghi chép hoặc sao chụp. Như vậy, theo quy định trên thì việc sao chụp tài liệu, chứng cứ phải được thực hiện trước khi Tòa án mở phiên tòa, chấp thuận yêu cầu sao chụp tài liệu và gửi cho Tòa án có thẩm quyền.
Yêu cầu phải chỉ ra rõ ràng những điều sau đây:

- Ngày, tháng, năm yêu cầu;

- Tòa án xét xử vụ án;

- Thông tin người làm đơn;

- Các tài liệu, chứng cứ được ghi chép, sao chụp;

- Chữ ký và điểm chỉ của người nộp đơn.
Yêu cầu sao chụp hồ sơ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

độc lập-Tự do-Hạnh phúc

……, ngày tháng năm ……

ỨNG DỤNG

(Rev: Sao chép tập tin và tài liệu)

A: TÒA ÁN PHỔ BIẾN……………………

Họ và tên người làm đơn: .................................................. .. ...... ............................................. .. .........................
Sinh ra ở: ............................................... ...... Số CMND/CCCD/hộ chiếu: ......................................... .. . ...................... ............

Nơi cư trú : ............................................... . .....

Điện thoại : ............................................... . .....

Fax (nếu có): ............................................ . .... ..................................... ........ .
Địa chỉ thư điện tử (nếu có): .......................................... ... .................................................... ... ... ......... . Tôi là................................................ .....

Nay, bằng văn bản này, tôi kính đề nghị quý cơ quan cho phép tôi phô tô các văn bản sau:

Đầu tiên. .................................................... .. ...

2. .................................................... .. ..... 3.....................................

4................................................. .....

Cảm ơn bạn rất nhiều!

người khởi kiện

(Ký và ghi rõ họ tên)

Khi làm Đơn yêu cầu sao chụp tài liệu, cần lưu ý một số nội dung sau đây:

- Cần nêu rõ thông tin của người làm đơn, gồm họ và tên, nơi cư trú, số điện thoại, fax và địa chỉ thư điện tử (nếu có);

- Đối với các tài liệu, chứng cứ cần ghi chép, sao chụp, người làm đơn phải đảm bảo các tài liệu chứng cứ đó phải liên quan đến vụ án, không liên quan đến bí mật nhà nước, bí mật nghề nghiệp, bí mật kinh doanh, bí mật đời tư (theo khoản 2 Điều 17 Nghị quyết 03/2012/NQ-HĐTP);

- Do mỗi vụ án sẽ có các tài liệu, chứng cứ khác nhau nên người làm đơn cần xem xét kĩ về vấn đề cần tài liệu nào phục vụ cho vụ án của mình để tránh việc sao chụp những tài liệu không cần thiết.
- Tòa án nơi nộp đơn phải là Tòa án đang thụ lý vụ án của người làm đơn;

- Đơn cần được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu, ở phần liệt kê các tài liệu cần sao chụp nên sử dụng bảng hoặc gạch đầu dòng để dễ theo dõi.

Đương sự chỉ được yêu cầu ghi chép, sao chụp tài liệu, chứng cứ có trong hồ sơ vụ án trước khi Tòa án mở phiên toà xét xử vụ án, theo đó thời gian mở phiên Tòa xét xử là thời gian mở phiên Tòa sơ thẩm.

Tòa án tạo điều kiện cho đương sự được ghi chép, sao chụp tài liệu, chứng cứ mà họ có yêu cầu theo Điều 17 Nghị quyết 03/2012/NQ-HĐTP, trong đó:

- Phương tiện sao chụp: Đương sự có thể tự ghi chép hoặc sao chụp bằng máy ảnh hay phương tiện kỹ thuật cá nhân khác;

Trong trường hợp đương sự không có máy ảnh hoặc phương tiện kỹ thuật khác để thực hiện việc sao chụp và nhờ Tòa án ghi chép, sao chụp giúp, thì tuỳ theo các điều kiện cụ thể nếu Tòa án có thể sao chụp giúp được thì đương sự phải trả chi phí sao chụp theo quy định chung. - Việc ghi âm, sao chụp phải được thực hiện tại trụ sở Phiên tòa dưới sự giám sát của cán bộ Tòa án, phải tuân thủ các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, bí mật nghề nghiệp, bí mật kinh doanh, bí mật đời tư của đương sự. đương sự