Mỗi doanh nghiệp ngày nay đều cần phải thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để tổng hợp số liệu kế toán và lập báo cáo. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp không có bộ phận kế toán tại công ty, thay vào đó họ sẽ sử dụng dịch vụ kế toán bên ngoài. Vậy có nên thuê dịch vụ kế toán bên ngoài hay không?
1. Thuê kế toán bên ngoài là gì?
Dịch vụ kế toán bên ngoài là thực hiện các hoạt động sử dụng lao động kế toán giữa cá nhân hoặc tổ chức với các doanh nghiệp dịch vụ kế toán hoặc các nhân viên kế toán độc lập nhằm mục đích xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các loại giấy tờ, chứng từ kế toán của doanh nghiệp theo những điều khoản trong một hợp đồng cụ thể trong khuôn khổ pháp luật quy định.
2. Những đối tượng nên sử dụng dịch vụ kế toán ngoài
a) Doanh nghiệp mới thành lập
Các doanh nghiệp mới thành lập chưa có nhiều nhân sự, và đặc biệt là bộ máy kế toán.
Các doanh nghiệp cần người có chuyên môn kế toán để thực hiện nghiệp vụ kế toán và giúp bạn giải quyết các vấn đề liên quan hay khó khăn khi làm kê khai, báo cáo tài chính trong thời gian đầu thành lập.
Các doanh nghiệp cần tư vấn về những nghị định hay quy định liên quan tới thuế và báo cáo tài chính do chưa nắm rõ được các văn bản hiện hành.
b) Doanh nghiệp nước ngoài
Doanh nghiệp có vốn đầu tư, chủ sở hữu nước ngoài đang kinh doanh tại Việt Nam mà không chưa hiểu biết về các điều lệ của Việt Nam.
Doanh nghiệp nước ngoài đang cần tư vấn về các vấn đề hồ sơ pháp lý để mở doanh nghiệp tại Việt Nam hay các quy định của Luật Kế toán.
c) Doanh nghiệp đang hoạt động
Doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, chi phí phát sinh, chứng từ ít, chưa có các bộ phận kế toán đầy đủ.
Các doanh nghiệp đang muốn tinh gọn bộ máy nhân sự, tiết kiệm chi phí.
Các doanh nghiệp quản lý toàn bộ hệ thống kế toán và người có chuyên môn đại diện công ty làm việc với cơ quan thuế.
Hoặc các doanh nghiệp cần xử lý và giải quyết những vấn đề liên quan đến: Luật Kế toán, thông tư, nghị định, chuẩn mực kế toán, thuế… để không để bị phạt.
3. Dịch vụ kế toán thuê ngoài sẽ cung cấp cho khách hàng
a) Thực hiện một số chức năng tài chính
Xác định phương pháp quản lí chi phí để doanh nghiệp có thể điều hành hiệu quả hoạt động tài chính. Dựa vào các giao dịch trong hoạt động kinh doanh, kế toán viên sẽ tiến hành đối chiếu vào cuối tháng, lập báo cáo tài chính và tính thuế. Hơn nữa, họ sẽ giúp doanh nghiệp thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm hạn chế những sai sót do nhầm lẫn và gian lận trong tổ chức.
b) Lập hóa đơn, nhập liệu, tính lương và ghi nhận sổ sách
Nhập liệu – ngoài ra kế toán sẽ thực hiện nhập dữ liệu cho doanh nghiệp bao gồm các khoản mua hàng từ nhà cung cấp, thanh toán và đối chiếu thường xuyên số dư với nhà cung cấp trên hệ thống công nghệ thông tin.
Ghi nhận sổ sách - dịch vụ kế toán sẽ hỗ trợ khách hàng ghi nhận và đối chiếu mọi khía cạnh của báo cáo tài chính như:
Lập bản theo dõi tài sản cố định liên quan đến mua tài sản, trích khấu hao và thanh lí tài sản;
Kế toán hàng tồn kho như mua hàng, sử dụng cho sản xuất kinh doanh và điều chỉnh giá trị hàng tồn kho khi có hàng hóa cũ, hư hỏng;
Đối chiếu số dư phải thu khách hàng và phải trả người bán;
Tính lương và ghi nhận các chi phí khác;
Kiểm kê hàng tồn kho và tiền mặt vào cuối mỗi tháng, quý và cuối niên độ.
Tính lương bao gồm tính lương hàng tháng, các khoản thuế phát sinh cùng với các khoản trợ cấp đi kèm, các khoản được khấu trừ và bồi hoàn, thanh toán tiền lương cho nhân viên thông qua tài khoản ngân hàng, lập và giao phiếu trả lương.
c) Lập báo cáo tài chính
Sau khi đối chiếu số liệu kế toán và chuyển các số liệu này thành báo cáo tài chính. Kế toán sẽ cập nhật các thông tin tài chính theo yêu cầu, chẳng hạn như kết quả kinh doanh thực tế so với ngân sách và dự toán. Báo cáo tài chính được lập sẽ được Ban Giám đốc kiểm tra nhằm đảm bảo các báo cáo hàng tháng được hoàn thành trước ngày 20 của tháng kế tiếp để kịp đính kèm với tờ khai thuế hàng tháng nộp cho các cơ quan chức năng.
Lập tờ khai thuế hàng tháng, hàng quý và hàng năm và liên lạc với cơ quan thuế khi cần thiết.
d) Thực hiện tư vấn
Với một số doanh nghiệp mới thành lập, ở giai đoạn đầu Ban Giám đốc thường sẽ gặp một số khó khăn khi trao đổi các vấn đề liên quan đến hợp đồng, cơ cấu doanh nghiệp, thuật ngữ tài chính, báo cáo tài chính, các quy định về thuế và nhiều vấn đề khác liên quan. Bởi vậy, các công ty dịch vụ kế toán ngoài là một trong những địa điểm uy tín để Nhà quản lý dễ dàng trao đổi.
4. Những lưu ý khi sử dụng dịch vụ kế toán ngoài
4.1 Tìm kiếm, khảo sát các thông tin về dịch vụ cần thuê và đơn vị dịch vụ cần thuê
Khi sử dụng các dịch vụ như kế toán, báo cáo thuế, tư vấn tài chính…. Các doanh nghiệp phải tìm hiểu chi tiết những thông tin, uy tín, chất lượng và yêu cầu công việc cụ thể của loại dịch vụ này này. Đồng thời cũng không quên tìm kiếm những thông tin về đơn vị khac cũng dự kiến sẽ sử dụng dịch vụ.
Một số đơn vị dịch vụ kế toán có nhiều năm kinh nghiệm hoạt động, hỗ trợ được nhiều khác ở nhiều lĩnh vực khác nhau sẽ luôn là ưu tiên lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp hiện nay.
Việc lựa chọn được một đơn vị uy tín, phù hợp và đồng điệu với doanh nghiệp sẽ giúp hoàn toàn an tâm và tự tin về các vấn đề kế toán, thuế và tập trung kinh doanh.
4.2 Có hợp đồng thuê kế toán ngoài cụ thể
Sau khi tìm kiếm được một đơn dịch vụ kế toán thì việc thuê kế toán ngoài, thuê dịch vụ kế toán, thuế ngoài phải được lập thành hợp đồng bằng văn bản theo quy định của pháp luật với những quyền hạn và trách nhiệm nhất định để 2 bên cùng cam kết hoàn thành công việc tốt nhất.
Trong hợp đồng thuê kế toán nhất định phải có đầy đủ các quyền hạn, trách nhiệm, phương án giảm thiểu rủi ro phát sinh, phương án, hướng giải quyết nếu có xảy ra các vấn đề về công việc của cả 2 bên….
Điều này đảm bảo quyền lợi của cả doanh nghiệp và kế toán thuê ngoài. Vì thế bắt buộc khi thuê kế toán ngoài phải có hợp đồng pháp lý cụ thể.
4.3 Theo dõi và cập nhật tiến độ công việc liên tục
Cuối cùng bạn phải luôn đốc thúc và theo dõi cập nhật những tiến độ công việc liên tục đồng thời trao đổi, giải đáp những thắc mắc của đơn vị dịch vụ kế toán để cung cấp kịp thời các thông tin, giấy tờ, giúp đảm bảo tiến độ và hiệu quả trong công việc.
5. Các câu hỏi liên quan đến Dịch vụ kế toán thuê ngoài
5.1. Tại sao nên thuê dịch vụ kế toán ngoài thay vì có một bộ phận kế toán trong công ty?
Việc thuê dịch vụ kế toán ngoài giúp tiết kiệm chi phí tuyển dụng và đào tạo nhân viên kế toán, cung cấp kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm từ các chuyên gia kế toán, giúp tập trung vào hoạt động kinh doanh chính và giảm áp lực quản lý nội bộ.
5.2. Dịch vụ kế toán thuê ngoài thường bao gồm những công việc nào?
Dịch vụ kế toán thuê ngoài thường bao gồm quản lý sổ sách, xử lý hóa đơn, chuẩn bị báo cáo tài chính, xử lý thuế, tư vấn thuế và tài chính, kiểm toán nội bộ, và thực hiện các nhiệm vụ kế toán khác theo yêu cầu của khách hàng.
5.3. Làm thế nào để chọn được dịch vụ kế toán thuê ngoài đáng tin cậy?
Để chọn được dịch vụ kế toán thuê ngoài đáng tin cậy, bạn nên xem xét các yếu tố như kinh nghiệm và chuyên môn của công ty kế toán, đánh giá của khách hàng trước đó, độ tin cậy và đáng tin cậy của công ty, khả năng tương tác và hỗ trợ khách hàng, cũng như các dịch vụ và giá cả phù hợp với nhu cầu của bạn.
Nội dung bài viết:
Hãy để lại bình luận của bạn tại đây!