Mô tả công việc của kế toán bán hàng tại doanh nghiệp

Kế toán bán hàng là một trong những bộ phận quan trọng của doanh nghiệp, đảm nhiệm các công việc liên quan đến việc ghi nhận, kiểm soát và báo cáo các hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Công việc của kế toán bán hàng không chỉ đơn thuần là nhập liệu, mà còn phải thực hiện các nghiệp vụ kế toán, phối hợp với các bộ phận khác và chịu trách nhiệm về tính chính xác, minh bạch và đúng thời hạn của các số liệu bán hàng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ mô tả chi tiết công việc của kế toán bán hàng tại doanh nghiệp.

Mô tả công việc của kế toán bán hàng tại doanh nghiệp

1. Kế Toán Bán Hàng Là Gì?

Kế toán bán hàng là người chịu trách nhiệm về việc ghi nhận, kiểm soát và báo cáo các hoạt động bán hàng của doanh nghiệp, bao gồm các công việc như:

• Lập, kiểm tra và lưu trữ các hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu điều chỉnh, phiếu khấu trừ, phiếu thanh toán, phiếu ghi nợ, phiếu ghi có và các chứng từ liên quan đến bán hàng.
• Lập, kiểm tra và lưu trữ các hợp đồng bán hàng, bảng kê bán hàng, bảng kê thu tiền, bảng kê chi tiền, bảng kê công nợ, bảng kê hàng tồn kho, bảng kê hàng chiết khấu và các báo cáo liên quan đến bán hàng.
• Theo dõi, đối chiếu và cân đối các số liệu bán hàng, thu tiền, chi tiền, công nợ, hàng tồn kho, hàng chiết khấu giữa sổ sách kế toán và các bộ phận liên quan như bán hàng, kho, kế toán tổng hợp.
• Làm các báo cáo bán hàng theo yêu cầu của cấp trên, cơ quan thuế, cơ quan kiểm toán và các bên liên quan.
• Hỗ trợ các bộ phận khác trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến bán hàng, như thủ tục xuất nhập khẩu, thủ tục thanh toán, thủ tục bảo hành, thủ tục đổi trả, thủ tục khuyến mãi, thủ tục kiểm kê, thủ tục kiểm tra chất lượng, thủ tục đối soát, thủ tục thu hồi nợ và các vấn đề phát sinh.
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.

2. Mô Tả Công Việc Của Kế Toán Bán Hàng Chi Tiết

2.1 Các công việc liên quan đến hóa đơn bán hàng

• Nhận hóa đơn bán hàng từ bộ phận bán hàng, kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ và chính xác của hóa đơn, đảm bảo hóa đơn có đủ các thông tin cần thiết như số hóa đơn, ngày hóa đơn, tên khách hàng, địa chỉ khách hàng, mã số thuế khách hàng, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền, ký tên, đóng dấu và các thông tin khác theo quy định.
• Nếu phát hiện hóa đơn có sai sót, trả lại hóa đơn cho bộ phận bán hàng để sửa chữa hoặc hủy bỏ.
• Nếu hóa đơn hợp lệ, nhập liệu hóa đơn vào phần mềm kế toán hoặc sổ sách kế toán, ghi nhận doanh thu bán hàng, giá vốn bán hàng, thuế giá trị gia tăng, công nợ phải thu và các khoản phải trả liên quan.
• In hóa đơn bán hàng theo quy định, gửi hóa đơn cho khách hàng kèm theo phiếu xuất kho, phiếu thu hoặc phiếu chi, phiếu ghi nợ hoặc phiếu ghi có và các chứng từ khác theo yêu cầu của khách hàng.
• Lưu trữ hóa đơn bán hàng theo thứ tự số hóa đơn, ngày hóa đơn hoặc tên khách hàng, đảm bảo hóa đơn được bảo quản an toàn, dễ tìm kiếm và không bị mất mát.

2.2 Các công việc liên quan đến hợp đồng bán hàng

• Nhận hợp đồng bán hàng từ bộ phận bán hàng, kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ và chính xác của hợp đồng, đảm bảo hợp đồng có đủ các thông tin cần thiết như số hợp đồng, ngày hợp đồng, tên bên bán, tên bên mua, địa chỉ bên bán, địa chỉ bên mua, mã số thuế bên bán, mã số thuế bên mua, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, điều khoản thanh toán, điều khoản giao nhận, điều khoản bảo hành, điều khoản đổi trả, điều khoản khuyến mãi, điều khoản phạt vi phạm, điều khoản giải quyết tranh chấp, ký tên, đóng dấu và các thông tin khác theo quy định.
• Nếu phát hiện hợp đồng có sai sót, trả lại hợp đồng cho bộ phận bán hàng để sửa chữa hoặc hủy bỏ.
• Nếu hợp đồng hợp lệ, nhập liệu hợp đồng vào phần mềm kế toán hoặc sổ sách kế toán, ghi nhận doanh thu bán hàng dự kiến, giá vốn bán hàng dự kiến, thuế giá trị gia tăng dự kiến, công nợ phải thu dự kiến và các khoản phải trả liên quan dự kiến.
• In hợp đồng bán hàng theo quy định, gửi hợp đồng cho khách hàng kèm theo phiếu đặt hàng, phiếu đặt cọc, phiếu thanh toán, phiếu ghi nợ hoặc phiếu ghi có và các chứng từ khác theo yêu cầu của khách hàng.
• Lưu trữ hợp đồng bán hàng theo thứ tự số hợp đồng, ngày hợp đồng hoặc tên khách hàng, đảm bảo hợp đồng được bảo quản an toàn, dễ tìm kiếm và không bị mất mát.

2.3 Các công việc liên quan đến khách hàng

• Theo dõi, cập nhật và quản lý thông tin khách hàng, bao gồm tên khách hàng, địa chỉ khách hàng, mã số thuế khách hàng, số điện thoại khách hàng, email khách hàng, người liên hệ khách hàng, lịch sử giao dịch khách hàng, đánh giá khách hàng, phân loại khách hàng và các thông tin khác theo quy định.
• Hỗ trợ khách hàng trong việc giải đáp các thắc mắc, yêu cầu, khiếu nại, góp ý liên quan đến bán hàng, như giá bán, chính sách bán hàng, thủ tục bán hàng, thời gian giao hàng, chất lượng hàng hóa, hình thức thanh toán, hình thức bảo hành, hình thức đổi trả, hình thức khuyến mãi và các vấn đề khác.
• Thực hiện các hoạt động chăm sóc khách hàng, như gửi lời cảm ơn, chúc mừng, chia sẻ thông tin mới, khảo sát ý kiến, gửi quà tặng, gửi thư mời, gửi bảng tin, gửi báo giá, gửi hợp đồng, gửi hóa đơn, gửi phiếu thu, gửi phiếu chi, gửi phiếu ghi nợ, gửi phiếu ghi có và các hoạt động khác theo quy định.
• Thực hiện các hoạt động thu hồi nợ, như gửi nhắc nợ, gọi điện thoại, gửi email, gửi tin nhắn, gửi thư đòi nợ, gửi biên bản đòi nợ, gửi giấy đòi nợ, gửi giấy báo nợ, gửi giấy báo phạt, gửi giấy báo kiện, gửi giấy báo tố tụng và các hoạt động khác theo quy định.

2.4 Các công việc liên quan đến hàng chiết khấu 

• Nhận hàng chiết khấu từ bộ phận bán hàng, kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ và chính xác của hàng chiết khấu, đảm bảo hàng chiết khấu có đủ các thông tin cần thiết như số phiếu chiết khấu, ngày phiếu chiết khấu, tên khách hàng, địa chỉ khách hàng, mã số thuế khách hàng, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền, ký tên, đóng dấu và các thông tin khác theo quy định.
• Nếu phát hiện hàng chiết khấu có sai sót, trả lại hàng chiết khấu cho bộ phận bán hàng để sửa chữa hoặc hủy bỏ.
• Nếu hàng chiết khấu hợp lệ, nhập liệu hàng chiết khấu vào phần mềm kế toán hoặc sổ sách kế toán, ghi nhận doanh thu bán hàng, giá vốn bán hàng, thuế giá trị gia tăng, công nợ phải thu và các khoản phải trả liên quan.
• In hàng chiết khấu theo quy định, gửi hàng chiết khấu cho khách hàng kèm theo phiếu xuất kho, phiếu thu hoặc phiếu chi, phiếu ghi nợ hoặc phiếu ghi có và các chứng từ khác theo yêu cầu của khách hàng.
• Lưu trữ hàng chiết khấu theo thứ tự số phiếu chiết khấu, ngày phiếu chiết khấu hoặc tên khách hàng, đảm bảo hàng chiết khấu được bảo quản an toàn, dễ tìm kiếm và không bị mất mát.

2.5 Làm các báo cáo liên quan

Lập các báo cáo bán hàng theo yêu cầu của cấp trên, cơ quan thuế, cơ quan kiểm toán và các bên liên quan, bao gồm các báo cáo như:

• Báo cáo doanh thu bán hàng theo ngày, tuần, tháng, quý, năm, theo khách hàng, theo hàng hóa, theo khu vực, theo nhân viên bán hàng, theo chi nhánh, theo đơn vị, theo loại hình bán hàng và các tiêu chí khác theo quy định.
• Báo cáo giá vốn bán hàng theo ngày, tuần, tháng, quý, năm, theo khách hàng, theo hàng hóa, theo khu vực, theo nhân viên bán hàng, theo chi nhánh, theo đơn vị, theo loại hình bán hàng và các tiêu chí khác theo quy định.
• Báo cáo lợi nhuận bán hàng theo ngày, tuần, tháng, quý, năm, theo khách hàng, theo hàng hóa, theo khu vực, theo nhân viên bán hàng, theo chi nhánh, theo đơn vị, theo loại hình bán hàng và các tiêu chí khác theo quy định.
• Báo cáo thuế giá trị gia tăng bán hàng theo ngày, tuần, tháng, quý, năm, theo khách hàng, theo hàng hóa, theo khu vực, theo nhân viên bán hàng, theo chi nhánh, theo đơn vị, theo loại hình bán hàng và các tiêu chí khác theo quy định.
• Báo cáo công nợ phải thu bán hàng theo ngày, tuần, tháng, quý, năm, theo khách hàng, theo hàng hóa, theo khu vực, theo nhân viên bán hàng, theo chi nhánh, theo đơn vị, theo loại hình bán hàng và các tiêu chí khác theo quy định.
• Báo cáo hàng tồn kho bán hàng theo ngày, tuần, tháng, quý, năm, theo khách hàng, theo hàng hóa, theo khu vực, theo nhân viên bán hàng, theo chi nhánh, theo đơn vị, theo loại hình bán hàng và các tiêu chí khác theo quy định.
• Báo cáo chiết khấu bán hàng theo ngày, tuần, tháng, quý, năm, theo khách hàng, theo hàng hóa, theo khu vực, theo nhân viên bán hàng, theo chi nhánh, theo đơn vị, theo loại hình bán hàng và các tiêu chí khác theo quy định.
• Báo cáo đổi trả bán hàng theo ngày, tuần, tháng, quý, năm, theo khách hàng, theo hàng hóa, theo khu vực, theo nhân viên bán hàng, theo chi nhánh, theo đơn vị, theo loại hình bán hàng và các tiêu chí khác theo quy định.
• Báo cáo khuyến mãi bán hàng theo ngày, tuần, tháng, quý, năm, theo khách hàng, theo hàng hóa, theo khu vực, theo nhân viên bán hàng, theo chi nhánh, theo đơn vị, theo loại hình bán hàng và các tiêu chí khác theo quy định.
• Báo cáo bảo hành bán hàng theo ngày, tuần, tháng, quý, năm, theo khách hàng, theo hàng hóa, theo khu vực, theo nhân viên bán hàng, theo chi nhánh, theo đơn vị, theo loại hình bán hàng và các tiêu chí khác theo quy định.
• Báo cáo phát sinh bán hàng theo ngày, tuần, tháng, quý, năm, theo khách hàng, theo hàng hóa, theo khu vực, theo nhân viên bán hàng, theo chi nhánh, theo đơn vị, theo loại hình bán hàng và các tiêu chí khác theo quy định.

2.6 Các công việc khác

• Tham gia các cuộc họp, hội nghị, đào tạo, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, phản biện, góp ý, đề xuất, cải tiến, đổi mới và các hoạt động khác liên quan đến bán hàng theo yêu cầu của cấp trên.
• Thực hiện các nhiệm vụ phân công, giao việc, hỗ trợ, hợp tác, phối hợp, liên lạc, báo cáo, trình bày, thuyết trình, thảo luận, giải quyết, đề nghị, thực hiện và các nhiệm vụ khác liên quan đến bán hàng theo yêu cầu của cấp trên.
• Tự học hỏi, nâng cao kiến thức, kỹ năng, năng lực, trách nhiệm, tinh thần, thái độ, đạo đức, nghề nghiệp, sáng tạo, chuyên nghiệp, hiệu quả và các yếu tố khác liên quan đến bán hàng theo yêu cầu của cấp trên.

3. Công Việc Của Kế Toán Bán Hàng (Hàng Ngày - Tháng - Quý)

3.1 Công việc hàng ngày

• Nhận, kiểm tra, nhập liệu, in, gửi, lưu trữ các hóa đơn bán hàng, hợp đồng bán hàng, hàng chiết khấu và các chứng từ liên quan đến bán hàng.
• Theo dõi, cập nhật, quản lý thông tin khách hàng, hỗ trợ khách hàng, thực hiện các hoạt động chăm sóc khách hàng, thực hiện các hoạt động thu hồi nợ.
• Theo dõi, đối chiếu, cân đối các số liệu bán hàng, thu tiền, chi tiền, công nợ, hàng tồn kho, hàng chiết khấu giữa sổ sách kế toán và các bộ phận liên quan.
• Lập các báo cáo bán hàng theo yêu cầu của cấp trên, cơ quan thuế, cơ quan kiểm toán và các bên liên quan.
• Tham gia các hoạt động liên quan đến bán hàng theo yêu cầu của cấp trên.
• Thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến bán hàng theo yêu cầu của cấp trên.
• Tự học hỏi, nâng cao các yếu tố liên quan đến bán hàng theo yêu cầu của cấp trên.

3.2 Công việc hàng tháng

• Nhận, kiểm tra, nhập liệu, in, gửi, lưu trữ các hóa đơn bán hàng, hợp đồng bán hàng, hàng chiết khấu và các chứng từ liên quan đến bán hàng trong tháng.
• Theo dõi, cập nhật, quản lý thông tin khách hàng, hỗ trợ khách hàng, thực hiện các hoạt động chăm sóc khách hàng, thực hiện các hoạt động thu hồi nợ trong tháng.
• Theo dõi, đối chiếu, cân đối các số liệu bán hàng, thu tiền, chi tiền, công nợ, hàng tồn kho, hàng chiết khấu giữa sổ sách kế toán và các bộ phận liên quan trong tháng.
• Lập các báo cáo bán hàng theo ngày, tuần, tháng, theo khách hàng, theo hàng hóa, theo khu vực, theo nhân viên bán hàng, theo chi nhánh, theo đơn vị, theo loại hình bán hàng và các tiêu chí khác theo quy định trong tháng.
• Lập báo cáo tổng hợp bán hàng theo tháng, bao gồm báo cáo doanh thu bán hàng, báo cáo giá vốn bán hàng, báo cáo lợi nhuận bán hàng, báo cáo thuế giá trị gia tăng bán hàng, báo cáo công nợ phải thu bán hàng, báo cáo hàng tồn kho bán hàng, báo cáo hàng chiết khấu bán hàng, báo cáo đổi trả bán hàng, báo cáo khuyến mãi bán hàng, báo cáo bảo hành bán hàng, báo cáo phát sinh bán hàng và các báo cáo khác theo quy định trong tháng.

3.3 Công việc cuối kỳ kế toán

• Nhận, kiểm tra, nhập liệu, in, gửi, lưu trữ các hóa đơn bán hàng, hợp đồng bán hàng, hàng chiết khấu và các chứng từ liên quan đến bán hàng trong kỳ kế toán.
• Theo dõi, cập nhật, quản lý thông tin khách hàng, hỗ trợ khách hàng, thực hiện các hoạt động chăm sóc khách hàng, thực hiện các hoạt động thu hồi nợ trong kỳ kế toán.
• Theo dõi, đối chiếu, cân đối các số liệu bán hàng, thu tiền, chi tiền, công nợ, hàng tồn kho, hàng chiết khấu giữa sổ sách kế toán và các bộ phận liên quan trong kỳ kế toán.
• Lập các báo cáo bán hàng theo ngày, tuần, tháng, quý, năm, theo khách hàng, theo hàng hóa, theo khu vực, theo nhân viên bán hàng, theo chi nhánh, theo đơn vị, theo loại hình bán hàng và các tiêu chí khác theo quy định trong kỳ kế toán.
• Lập báo cáo tổng hợp bán hàng theo kỳ kế toán, bao gồm báo cáo doanh thu bán hàng, báo cáo giá vốn bán hàng, báo cáo lợi nhuận bán hàng, báo cáo thuế giá trị gia tăng bán hàng, báo cáo công nợ phải thu bán hàng, báo cáo hàng tồn kho bán hàng, báo cáo hàng chiết khấu bán hàng, báo cáo đổi trả bán hàng, báo cáo khuyến mãi bán hàng, báo cáo bảo hành bán hàng, báo cáo phát sinh bán hàng và các báo cáo khác theo quy định trong kỳ kế toán.

4. Yêu Cầu Của Nhân Viên Kế Toán Bán Hàng

Để làm tốt công việc của kế toán bán hàng, nhân viên kế toán bán hàng cần đáp ứng các yêu cầu sau:

• Có bằng cấp chuyên môn về kế toán, tài chính, kinh doanh, quản trị hoặc các ngành liên quan.
• Có kinh nghiệm làm việc về kế toán bán hàng, bán hàng, kế toán tổng hợp hoặc các vị trí liên quan.
• Có khả năng sử dụng thành thạo các phần mềm kế toán, bảng tính, biểu đồ, đồ thị, số liệu thống kê, phân tích dữ liệu, so sánh dữ liệu, đánh giá dữ liệu, kiểm tra dữ liệu, rà soát dữ liệu, điều chỉnh dữ liệu và các công cụ kế toán khác.
• Có khả năng sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng, như máy tính, máy in, máy fax, máy scan, máy photocopy, điện thoại, email, tin nhắn, đĩa, usb và các thiết bị khác.
• Có khả năng giao tiếp, thuyết trình, trình bày, thảo luận, giải quyết, đề nghị, thực hiện và các kỹ năng khác liên quan đến bán hàng