BPO Là Gì? Vai Trò Quan Trọng Của Dịch Vụ BPO Đối Với Doanh Nghiệp

BPO là gì? 

BPO là từ viết tắt của hoạt động thuê ngoài hay gia công quy trình kinh doanh (Business process outsourcing). Nói một cách đơn giản, đó là việc thuê một công ty khác thực hiện một quy trình mà doanh nghiệp của bạn cần để vận hành.

Các công ty chọn thuê ngoài khi họ quyết định rằng một công ty khác, chuyên biệt hơn có thể xử lý một số nhiệm vụ kinh doanh tốt hơn những gì họ có thể tự làm.

Có khá nhiều nhiệm vụ khác nhau mà bạn có thể chọn thuê ngoài, bao gồm các khoản phải trả, quan hệ khách hàng/ trung tâm cuộc gọi, quản lý tài liệu, nguồn nhân lực (HR), bảng lương và tiếp thị truyền thông xã hội.

Khi các công ty đề cập đến BPO, họ thường sắp xếp các công việc mà họ đang thuê ngoài thành hai loại. Các danh mục này là Back-office outsourcing và front office outsourcing.

• Back-office outsourcing là hình thức BPO chủ yếu giải quyết các nhu cầu thiết yếu nội bộ của một doanh nghiệp. Chúng bao gồm bảng lương, thanh toán hoặc các nhiệm vụ tương tự.
• Front office BPO đề cập đến các nhiệm vụ thuê ngoài bao gồm các dịch vụ khách hàng, chẳng hạn như tiếp thị hoặc hỗ trợ kỹ thuật.

BPO là làm gì?

Các tổ chức tham gia vào hoạt động gia công quy trình kinh doanh cho hai lĩnh vực công việc chính: chức năng back-office và chức năng front-office.

• Chức năng back-office, đôi khi được gọi là chức năng kinh doanh nội bộ, bao gồm các hoạt động hỗ trợ bao gồm kế toán, dịch vụ công nghệ thông tin (CNTT), nguồn nhân lực (HR), đảm bảo chất lượng và xử lý thanh toán.

• Chức năng của front-office là các quy trình và hoạt động kinh doanh phục vụ hoặc liên quan đến khách hàng, chẳng hạn như dịch vụ quan hệ khách hàng, tiếp thị và bán hàng.

Một số tổ chức thuê ngoài chuyên một chức năng, chẳng hạn như bộ phận nhân sự. Các công ty khác chỉ thuê ngoài các quy trình cụ thể trong một khu vực chức năng, chẳng hạn như chỉ xử lý tiền lương, trong khi công ty họ có nhóm riêng thực hiện tất cả các quy trình nhân sự khác.

Các quy trình thường được thuê ngoài bao gồm:

• Bảng lương và kế toán
• Quản lý
• Hỗ trợ và chăm sóc khách hàng
• Quản lý CNTT và dịch vụ CNTT
• Sản xuất
• Marketing
• Nghiên cứu
• Bán hàng
• Vận chuyển và hậu cần

Một số công ty cũng thuê ngoài các nhiệm vụ mang tính chiến lược, chẳng hạn như khai thác dữ liệu và phân tích dữ liệu, cả hai đều đã trở thành yếu tố cần thiết để duy trì lợi thế cạnh tranh trong nền kinh tế kỹ thuật số.

Đọc thêm: Khối Back Office là gì?

3 hình thức BPO 

BPO thường được chia thành các hình thức sau dựa trên vị trí của nhà cung cấp dịch vụ:

• Offshore outsourcing: xảy ra khi một tổ chức ký hợp đồng cung cấp dịch vụ với một công ty ở nước ngoài.

• Onshore outsourcing ̣(hoặc domestic outsourcing): xảy ra khi một tổ chức ký hợp đồng với các dịch vụ được cung cấp bởi một công ty hoạt động ở trong cùng quốc gia với tổ chức cho thuê.

• Nearshore outsourcing: là khi một tổ chức ký hợp đồng cho các dịch vụ do các công ty có trụ sở tại các nước láng giềng cung cấp.

Công ty nghiên cứu Gartner phân loại BPO là các dịch vụ theo chiều ngang, nghĩa là các chức năng được sử dụng trong nhiều ngành hoặc các dịch vụ cụ thể theo ngành dọc là các chức năng dành riêng cho một ngành nào đó.

Đọc thêm: Back Office Là Gì? Vai Trò Của Back Office Với Doanh Nghiệp

Lợi ích của Business Process Outsourcing là gì?

Những lợi ích của BPO thường được nhắc đến nhiều nhất mà Glints sẽ tổng hợp bao gồm:

Lợi ích về tài chính 

Các nhà cung cấp BPO thường có thể thực hiện một quy trình kinh doanh với chi phí thấp hơn hoặc tiết kiệm tiền cho các công ty theo những cách khác nhau, chẳng hạn như tiết kiệm thuế.

Linh hoạt trong triển khai dự án 

Hợp đồng BPO có thể cung cấp khả năng sửa đổi các cách thức thực hiện quy trình kinh doanh thuê ngoài, cho phép các công ty phản ứng nhanh hơn với sự thay đổi động lực, nhu cầu của thị trường.

Hiệu quả và chất lượng 

Chất lượng cao hơn và hiệu suất tốt hơn bởi vì các quy trình kinh doanh là hoạt động kinh doanh cốt lõi của họ, các nhà cung cấp BPO có một “vị trí tốt” để hoàn thành công việc với độ chính xác, hiệu quả và tốc độ cao hơn.

Tăng lợi thế cạnh tranh 

BPO cho phép một tổ chức tập trung nhiều nguồn lực hơn vào các hoạt động giúp phân biệt nó trên thị trường.

Mở rộng phạm vi kinh doanh

Các tổ chức cần hoạt động tổng đài cuộc gọi 24/7 thường có thể nhanh chóng đạt được khả năng đó bằng cách ký hợp đồng với một công ty BPO hoạt động 24/24 và có mặt được ở nhiều vị trí địa lý.

Đọc thêm: 5M Là Gì? Ứng Dụng Mô Hình 5M Trong Quản Lý Nguồn Lực Doanh Nghiệp

Rủi ro khi sử dụng dịch vụ BPO 

Rủi ro BPO bao gồm những điều sau:

• Vi phạm an ninh mạng: kết nối công nghệ giữa công ty tuyển dụng và nhà cung cấp BPO tạo ra một điểm xâm nhập khác cho các tác nhân xấu, vì các tổ chức thường cần chia sẻ dữ liệu bảo mật và được quản lý với các nhà cung cấp dịch vụ của họ.

• Nhiều yêu cầu tuân thủ quy định: các tổ chức phải đảm bảo các BPO mà tổ chức thuê phải tuân thủ các luật mà doanh nghiệp phải tuân theo và các nhà cung cấp cũng phải tuân thủ các quy tắc đang chi phối công việc thuê ngoài của tổ chức.

• Chi phí không lường trước hoặc cao hơn: các tổ chức có thể đánh giá thấp khối lượng công việc cần phải hoàn thành, điều này có thể dẫn đến chi phí cao hơn dự kiến.

• Những thách thức trong mối quan hệ: các tổ chức có thể đối mặt với các vấn đề giao tiếp với các nhà cung cấp thuê ngoài của họ hoặc họ có thể nhận thấy rằng có những rào cản trong văn hóa làm việc.

• Phụ thuộc quá nhiều vào nhà cung cấp bên ngoài: tổ chức phải quản lý các mối quan hệ với BPO để đảm bảo các mục tiêu được đáp ứng với chi phí đã thỏa thuận.

• Tăng khả năng bị gián đoạn: Khi các BPO gặp các vấn đề rủi ro như tài chính, bất ổn địa chính trị, thiên tai… Các tổ chức phải xem xét và đưa ra các chiến lược và giải pháp khiến mọi thứ dễ bị gián đoạn.