Hiện nay trên thị trường có rất nhiều loại con dấu, trong đó phổ biến nhất là hai loại con dấu tròn và dấu vuông được sử dụng trong các doanh nghiệp. Vậy các quy tắc liên quan đến bảng vuông và sự khác biệt giữa bảng tròn và bảng vuông là gì? Bài viết này Công ty luật ACC sẽ giải đáp thắc mắc của bạn với những thông tin sau:
1. Quy định chung về con dấu
Con dấu thể hiện giá trị pháp lý đối với văn bản của cơ quan, tổ chức. Con dấu có giá trị xác nhận, xác minh một vấn đề, điều khoản, quyền và nghĩa vụ giữa tổ chức này với cá nhân, tổ chức khác. Đây được coi là dấu hiệu đặc biệt không trùng lặp giữa các cơ quan, tập đoàn, doanh nghiệp.
- Đối với cơ quan, chức danh nhà nước, việc quản lý con dấu thuộc cơ quan Công an:
Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký và lưu giữ, dùng để đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước. Cụ thể, đó là con dấu của cơ quan nhà nước, đơn vị Lực lượng vũ trang nhân dân, cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế, hội, quỹ xã hội từ thiện, tổ chức phi tổ chức chính phủ, tổ chức tôn giáo, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam, tổ chức khác được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật và chức danh nhà nước.
Theo quy định, con dấu của cơ quan, công chức nhà nước phải bao gồm: con dấu có hình Quốc huy, con dấu có biểu tượng, con dấu không có biểu tượng, dấu ướt, dấu nổi, dấu chìm, dấu xi. Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu theo mẫu do cơ quan nhà nước phù hợp quy định. Trường hợp cần sử dụng thêm con dấu như con dấu đã được cấp thì phải được phép của cơ quan có thẩm quyền.
Việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan nhà nước cần đảm bảo các nguyên tắc sau:
Tôn trọng Hiến pháp và pháp luật;
Công khai, minh bạch và tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan, tổ chức, cá nhân khi thực hiện thủ tục niêm phong;
Việc đăng ký, quản lý con dấu và việc ủy quyền, sử dụng con dấu phải đáp ứng các điều kiện theo quy định;
Con dấu theo quy định phải là hình tròn, bằng mực đỏ. - Đối với con dấu doanh nghiệp:
Con dấu công ty, doanh nghiệp là vật phẩm pháp lý mang dấu ấn nhận diện của một doanh nghiệp. Chúng được cấp sau khi công ty đã hoàn thành thủ tục thành lập công ty hoặc sau khi đã thực hiện thủ tục thay đổi con dấu công ty.
Hiện nay, theo quy định của pháp luật, công ty được tự quyết định số lượng con dấu, hình thức và nội dung con dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu, bao gồm:
Về số lượng con dấu, doanh nghiệp có thể có nhiều con dấu chứ không còn là một mẫu duy nhất như trước đây. Tất cả các con dấu của công ty phải có hình thức và nội dung giống nhau.
Về hình dạng con dấu, doanh nghiệp có thể lựa chọn hình dạng con dấu bao gồm:
Hình dạng: Con dấu có thể là hình tròn, hình vuông, hình tam giác, hình chữ nhật, hình thang, hình thoi, hình elip hoặc hình đa giác. Thậm chí, con dấu có thể có hình hoa, hình bướm, hình cá, hình chim tùy ý, ... Hình dáng con dấu không làm thay đổi giá trị pháp lý của con dấu;
Màu sắc: Con dấu có thể sử dụng bất kỳ màu mực gì: xanh, đỏ, tím, vàng, cam, đen hay màu tím cũng được;
Kích thước do doanh nghiệp tự lựa chọn
Về nội dung con dấu: Ngoài những nội dung bắt buộc là tên và mã số doanh nghiệp, con dấu có thể có những nội dung khác. Doanh nghiệp có thể thêm vào con dấu các nội dung như logo, slogan hay những nội dung khác miễn không vi phạm các quy định của pháp luật về con dấu
Cần lưu ý, các công ty không được sử dụng các hình ảnh, từ ngữ và biểu tượng sau trong nội dung và dưới dạng con dấu:
Quốc kỳ, quốc huy, cờ Đảng nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
Hình ảnh, biểu tượng, tên gọi của Nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang quần chúng, tố chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp;
Từ ngữ, ký hiệu, hình ảnh vi phạm thuần phong mỹ tục lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục của dân tộc Việt Nam;
Các công ty có trách nhiệm đảm bảo tuân thủ các quy định của luật bản quyền và pháp luật có liên quan khi sử dụng hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu trong nội dung hoặc hình thức mẫu tem
Về các quản lý và sử dụng con dấu: Việc quản lý và sử dụng con dấu phải tuân theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại hiện hoặc các đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Con dấu được sử dụng trong các trường hợp pháp luật quy định hoặc các bên thương mại có thỏa thuận về việc sử dụng con dấu. Do đó, công ty hoàn toàn có quyền quyết định việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu của mình theo nội dung quy chế công tý. Các doanh nghiệp chỉ bị giới hạn quyền ra quyết định trong những trường hợp pháp luật yêu cầu sử dụng con dấu.
Lưu ý: Chỉ có những cơ quan, tổ chức dưới đây được sử dụng con dấu có hình quốc huy, bao gồm:
Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ, Tổng thư ký Quốc hội;
Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng bầu cử Quốc gia, Hội đồng dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội, cơ quan của Ủy ban thường vụ Quốc hội, Văn phòng Quốc hội, Kiểm toán nhà nước, Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;
Chính phủ các bộ; cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Học viện Chính phủ, Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh, Tổng cục hoặc đơn vị tương đương Tổng cục;
Văn phòng Chủ tịch nước;
Tòa án nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân cấp cao, Tòa án nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Tòa án nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và tương đương, Tòa án quân sự trung ương, Tòa án quân sự quân khu và tương đương, Tòa án quân sự khu vực;
Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Viện kiểm sát nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và tương đương, Viện kiểm sát quân sự trung ương, Viện kiểm sát quân sự quân khu và tương đương, Viện kiểm sát quân sự khu vực;
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp;
Cơ quan quản lý thi hành án dân sự thuộc Bộ Tư pháp, cơ quan quản lý thi hành án thuộc Bộ Quốc phòng, cơ quan thi hành án dân sự cấp tỉnh, cơ quan thi hành án dân sự cấp huyện, cơ quan thi hành án quân khu và tương đương;
Đại sứ quán, Phòng lãnh sự thuộc Đại sứ quán, Tổng lãnh sự quán, Lãnh sự quán, Tổng lãnh sự danh dự, Lãnh sự danh sự, Phái đoàn thường trực, Pháo đoàn, Phái đoàn quan sát viên thường trực và cơ quan có tên gọi khác thực hiện chức năng đại diện của Nhà nước Việt Nam tại tổ chức quốc tế liên Chính phủ hoặc tại vùng lãnh thổ nước ngoài;
Ủy ban nhà nước về người Việt Nam ở nước ngoài, Ủy ban Biên giới quốc gia, Cục Lãnh sự, Cục lễ tân Nhà nước, Sở ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh trực thuộc Bộ Ngoại giao;
Cơ quan có chức năng quản lý nhà nước và được phép sử dụng con dấu có hình Quốc huy theo quy định, cụ thể việc sử dụng con dấu có hình quốc huy phải được quy định tại luật, pháp lệnh, nghị định hoặc quyết định của Thủ tưởng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
Theo những quy định trên, có thể hiểu con dấu là một loại phương tiện của các cơ quan, tổ chức sử dụng để đóng trên các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức mình, thông qua đó thể hiện sự đồng ý, ý chí của cơ quan, tổ chức đó trong các loại văn bản, giấy tờ được đóng dấu. Con dấu có ý nghĩa thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý của các giấy tờ, văn bản mà nó đóng lên đó. Hiện nay theo những quy định mới, con dấu doanh nghiệp không còn mang giá trị pháp lý cao như trước kia khi doanh nghiệp tự quyết định việc khắc và sử dụng con dấu, cũng như không phải thông báo mẫu dấu lên Sở kế hoạch và đầu tư. Tuy nhiên, thực tế vẫn chưa có doanh nghiệp nào đăng ký mà không sử dụng con dấu do những lợi ích mà nó mang lại cũng như thể hiện thói quen kinh doanh của người nước ngoài.
2. Độ lún của khớp vuông
Con dấu vuông được hiểu là con dấu được thiết kế theo hình vuông trên đó thể hiện nội dung thông tin quan trọng của công ty sẽ được thiết kế để phù hợp với khung dấu vuông này theo quy định của pháp luật. Hiện nay có rất nhiều loại dấu vuông với mục đích công năng khác nhau như: dấu chức danh, dấu mã số thuế, dấu logo công ty…
Con dấu vuông nhìn chung sẽ có 2 loại đó là con dấu có giá trị pháp lý và con dấu không có giá trị pháp lý, cụ thể:
Con dấu pháp nhân là con dấu dùng để thiết kế con dấu doanh nghiệp hay công ty, dấu chức danh, dấu mã số thuế,… ;
Con dấu không có giá trị pháp lý là con dấu hình vuông ghi chức vụ, dấu tích của các dòng họ, bộ tộc và các đơn vị tổ chức khác.
- Điều kiện sử dụng con dấu công ty:
Theo quy định, trước khi sử dụng, thay đổi, hủy dấu, thay đổi số con dấu của công ty, chi nhánh, văn phòng đại diện, công ty phải gửi thông báo đến Phòng Đăng ký thương mại nơi đặt trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện đăng thông báo mẫu dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nội dung thông báo bao gồm:
Tên, mã số, địa chỉ trụ sở chính hoặc chi nhánh, văn phòng đại diện của công ty;
Số lượng, kiểu mẫu và thời hạn hiệu lực của mẫu tem;
Do đó, trước khi sử dụng con dấu, doanh nghiệp phải làm thủ tục thông báo tại cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính để đăng tải mẫu con dấu lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho doanh nghiệp thì không cần thông báo mẫu dấu với Cơ quan đăng ký kinh doanh. Trường hợp doanh nghiệp sản xuất con dấu bổ sung hoặc thay đổi màu mực của con dấu thì phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.
- Một số loại dấu doanh nghiệp được sử dụng phổ biến hiện nay:
Con dấu công ty: Trước đây con dấu công ty là con dấu bắt buộc phải có, có giá trị pháp lý rất cao. Nhưng từ khi Luật Doanh nghiệp 2014 có hiệu lực từ 1/7/2015 thì giá trị pháp lý của con dấu được coi là nhẹ hơn, đây cũng là theo thông lệ quốc tế. Cụ thể, kể từ ngày 1/7/2015, Luật Doanh nghiệp 2014 có hiệu lực, trao cho doanh nghiệp quyền quyết định việc sử dụng con dấu và quyền sử dụng hoặc không sử dụng con dấu, nhưng trước khi sử dụng con dấu phải được thông báo. gửi Sở Kế hoạch và Đầu tư. Và ngày 1/1/2021, Luật Doanh nghiệp 2020 có hiệu lực, bỏ việc thông báo mẫu con dấu cho Sở Kế hoạch và Đầu tư đối với doanh nghiệp, trao toàn quyền quyết định việc sử dụng con dấu cho công chúng của doanh nghiệp này. Hiện nay con dấu là do công ty quyết định và không còn giá trị pháp lý cao như trước. Tuy nhiên, kể từ ngày 1/7/2015, trên thực tế không có công ty nào được đăng ký mà không sử dụng con dấu, bởi văn hóa giao dịch của Việt Nam có thói quen có dấu đỏ trên các chứng từ giao dịch mới có giá trị. Dấu chức danh cho từng bộ phận quản lý: Hiện nay, mặc dù chưa có quy định nào hạn chế đối tượng được sử dụng dấu chức danh. Nhưng thông thường nhất, loại xe này được dành cho chủ tịch, giám đốc (phó), trưởng phòng (phó), giám đốc, trưởng bộ phận và trưởng phòng dự án.
Thông tin con dấu, mã số thuế và địa chỉ công ty: Tất cả những thông tin cần thiết đều đã được khắc lên con dấu tiện dụng này, giúp người dùng tiết kiệm được nhiều thời gian khi làm việc. Văn bản nào cần in thông tin doanh nghiệp hay mã số thuế, người dùng chỉ cần đóng dấu.
Dấu có chữ ký doanh nghiệp: Loại dấu này phù hợp với nhân viên đảm nhiệm các vị trí đặc thù như: Nhân viên kinh doanh, kế toán, mua hàng,… Sử dụng con dấu có chữ ký chỉ định sẽ cho phép công việc được xử lý nhanh hơn.
Dấu dùng để xác nhận đã nhận và nộp tiền: nội dung của dấu là bằng chứng xác thực về việc đã lập phiếu thu chi, nhập xuất và nộp tiền. Nhân viên có thể sử dụng con dấu này là nhân viên kế toán, bán hàng hoặc tiền mặt.
Hiện nay con dấu vuông được sử dụng phổ biến hơn con dấu tròn bởi nó có nhiều ưu điểm vượt trội hơn con dấu tròn như: Con dấu tròn có quy định khắc dấu và đăng ký phức tạp hơn. Nội dung khắc trên con dấu tròn có nét đặc trưng riêng. Con dấu vuông sẽ khắc được nhiều chữ hơn và thông tin hiển thị rõ ràng hơn. Việc khắc dấu vuông tạo dấu ấn riêng cho công ty bạn. Đặc biệt, con dấu vuông giúp công ty thể hiện phong cách làm việc chuyên nghiệp và hiện đại hơn.
3. Sự khác biệt giữa Dấu tròn và Dấu vuông
Mỗi công ty có con dấu riêng và con dấu là tài sản của công ty. Không nên làm con dấu công ty để phân biệt các công ty. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý đồng thời khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản, giấy tờ do công ty ban hành. Nhờ đó, các công ty có thể có nhiều con dấu như con dấu tròn, con dấu vuông,… không còn phải sử dụng một con dấu duy nhất như trước đây.
Về đặc tính con dấu:
Con dấu tròn:
Mỗi công ty sẽ có một con dấu tròn để thể hiện giá trị pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý do công ty ban hành;
Con dấu tròn là con dấu của pháp nhân và phải được đăng ký tại cơ quan công an, chỉ được sử dụng khi được cấp giấy chứng nhận.
Lưu ý: Hiện nay, việc sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật công ty về hình thức và số lượng con dấu là do công ty quyết định nhưng phải luôn đảm bảo các nội dung: tên công ty và mã số công ty. Con dấu vuông:
Con dấu vuông thường là dấu chức danh, dấu mã số thuế, dấu logo công ty đều có giá trị pháp lý khi công ty đăng ký và thông báo với cơ quan đăng ký công ty;
Con dấu vuông cũng có thể được cấp để sử dụng nội bộ trong các công ty mà không chịu sự kiểm soát của nhà nước. Về giá trị pháp lý:
Trước đây, theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014, công ty có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của mình, con dấu phải có các thông tin: tên công ty và mã số công ty.
Hiện tại, Luật Doanh nghiệp 2020 đã có hiệu lực nhưng không đề cập đến quy định bắt buộc về thông tin có trong nội dung con dấu. Theo các quy định của luật này, các công ty quyết định loại, số lượng, hình thức và nội dung con dấu của họ. Điều này có nghĩa là công ty sẽ có toàn quyền quyết định nội dung thương hiệu mình sử dụng mà không bị ràng buộc bởi pháp luật, cũng như toàn quyền quyết định loại hình, số lượng, hình thức và nội dung. và các đơn vị kinh doanh khác. Như vậy, con dấu công ty dù là dấu tròn hay dấu vuông đều có giá trị pháp lý như nhau là do công ty quyết định. Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu được thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty. Theo đó, điều lệ hoặc quyết định về con dấu của doanh nghiệp phải bao gồm: mẫu con dấu (hình dáng, kích thước, nội dung, kiểu dáng con dấu); số lượng niêm phong; Quy định về quản lý và sử dụng con dấu.
Lưu ý về cách đóng dấu tròn và dấu vuông trên hồ sơ, chứng từ, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:
Việc đóng dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng mẫu dấu quy định;
Khi đóng dấu phải che khoảng 1/3 bên trái chữ ký;
Đính kèm các phụ lục kèm theo văn bản do người ký văn bản quyết định và đóng dấu giáp lai ở trang đầu, che một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục;
Khi đóng dấu giáp lai, dấu nổi vào tài liệu, hồ sơ chuyên ngành phải thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý chuyên ngành.
Ngoài ra, đối với trường hợp hộ kinh doanh không có tư cách pháp nhân, không có con dấu pháp nhân hoặc không được ủy quyền đăng ký mẫu con dấu và chịu sự điều chỉnh của pháp luật. Tuy nhiên, pháp luật không cấm hộ chuyên môn thiết kế, in ấn và sử dụng con dấu hộ khẩu nhằm mục đích cung cấp thông tin và không thực hiện chức năng của con dấu doanh nghiệp trong công ty, cơ quan, giao dịch.
Nội dung bài viết:
Bình luận