Từ ngày 01/01/2021, Luật doanh nghiệp 2020 có hiệu lực với quy định mới về con dấu doanh nghiệp. Vậy những vấn đề liên quan đến con dấu pháp nhân (dấu doanh nghiệp) cần lưu ý là gì? Luật ACC hướng dẫn cụ thể:
1. Đạo luật về con dấu doanh nghiệp
Con dấu công ty là phương tiện đặc biệt được doanh nghiệp sử dụng để đóng vào các văn bản, giấy tờ của mình. Con dấu có ý nghĩa thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản được đóng dấu. Nói cách khác, có những hợp đồng, giao dịch của công ty phải được đóng dấu thì mới có giá trị, nếu không thì bị coi là vô hiệu.
Từ năm 2021, do thông tin điện tử phát triển nhanh; yêu cầu về giao dịch nhanh, xuyên biên giới; Để đơn giản hóa các thủ tục hành chính tạo điều kiện cho các công ty hoạt động kinh doanh, Nhà nước quy định ngoài con dấu truyền thống được làm tại các cơ sở khắc dấu, chữ ký số còn được quy định như sau: con dấu chính thức, có đầy đủ giá trị pháp lý . Đó là một sự đổi mới rất tiến bộ, không chỉ giúp doanh nghiệp rút ngắn thủ tục kinh doanh mà còn thể hiện sự hòa nhập vào xu thế phát triển chung của thế giới.
Con dấu là một phần không thể thiếu của các doanh nghiệp. Điều này càng quan trọng trong thời điểm hiện nay bởi khi đó yêu cầu về tính xác thực, đúng thẩm quyền càng được đặt ra. Tuy nhiên, nhiều người không biết con dấu được thành lập như thế nào, có những tác dụng cụ thể như thế nào để áp dụng trong đời sống doanh nghiệp nên vô tình mang lại nhiều hậu quả nghiêm trọng cho công ty và đối tác làm nghề này.
Trước đây, Nghị định 58/2001/NĐ-CP quy định “Con dấu được sử dụng trong cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, hiệp hội, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam (sau đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức) và một số chứng khoán nhà nước. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước. Con dấu được quản lý theo quy định của nghị định này”.
Tuy nhiên, hiện nay Nghị định 58/2001/NĐ-CP đã bị thay thế bởi Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu. Việc quản lý và sử dụng con dấu của công ty được đăng ký và hoạt động theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và Luật Đầu tư 2020 mà không chịu sự điều chỉnh chung của Nghị định quản lý con dấu như trước đây. Đặc biệt:
2. Số lượng, hình thức, nội dung mẫu con dấu doanh nghiệp
Theo quy định tại Mục 43 Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành, công ty có quyền quyết định hình thức, nội dung và số lượng con dấu của công ty, chi nhánh, văn phòng đại diện. Đặc biệt:
2.1 Quyền ra quyết định
Thẩm quyền quyết định số lượng, hình thức và nội dung con dấu như sau:
Chủ sở hữu của một công ty tư nhân cho một chủ sở hữu duy nhất. Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn. Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần quyết định số lượng, hình thức, nội dung và mẫu dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu, trừ trường hợp Điều lệ có quy định khác. hướng dẫn điều 12 nghị định 96/2015/NĐ-CP).
2.2 Mẫu Dấu Công Ty
Mẫu dấu doanh nghiệp được thể hiện theo hình dạng cụ thể (hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác). Mỗi công ty đều có một mẫu thiết kế con dấu thống nhất về nội dung, hình dáng và kích thước.
2.3 Nội dung con dấu
Trong nội dung mẫu dấu phải có thông tin về mã số công ty và tên công ty.
Ngoài những thông tin trên, doanh nghiệp có thể bổ sung ngôn ngữ, hình ảnh khác vào nội dung mẫu dấu của mình. Tuy nhiên, việc bổ sung này không được vi phạm các điều cấm quy định tại Điều 14 Nghị định 96/2015/NĐ-CP.
2.4 Những điều cấm đối với con dấu
Doanh nghiệp không được sử dụng các hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu sau trong nội dung hoặc hình thức mẫu dấu:
– Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
- Hình ảnh, biểu tượng, tên gọi của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, hiệp hội của tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.
- Từ ngữ, dấu hiệu, hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và truyền thống cao đẹp của dân tộc Việt Nam.
Công ty có trách nhiệm tuân thủ các quy định của pháp luật sở hữu trí tuệ và pháp luật hiện hành khi sử dụng hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu trong nội dung hoặc làm mẫu con dấu.3. Điểm mới của Luật Doanh nghiệp 2020 về con dấu doanh nghiệp
3.1 Công nhận chữ ký số như con dấu doanh nghiệp
Đạo luật công ty 2020 công nhận rằng con dấu công ty tồn tại ở hai dạng bao gồm:
- Con dấu được làm tại cơ sở khắc dấu;
- Dấu dưới dạng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Quy định này đã chính thức công nhận chữ ký số là con dấu của doanh nghiệp. Đây là nội dung hoàn toàn mới so với quy định của Luật Doanh nghiệp 2014.
Chữ ký số đã được giải thích bởi Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Theo đó, có thể hiểu đơn giản chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được mã hóa dữ liệu, thông tin của doanh nghiệp dùng để ký thay cho chữ ký trên văn bản, tài liệu số được thực hiện trong các giao dịch điện tử qua Internet.
Việc đưa chữ ký điện tử vào làm con dấu doanh nghiệp giúp doanh nghiệp có nhiều sự lựa chọn hơn trong việc sử dụng con dấu thay vì chỉ sử dụng con dấu khắc sẵn như hiện nay.
3.2 Doanh nghiệp có quyền tự quyết về con dấu
Luật Doanh nghiệp 2014 quy định doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu nhưng nội dung con dấu phải thể hiện các thông tin sau:
- Tên công ty;
-Ma cong ty.
Theo Đạo luật công ty 2020, quy định bắt buộc về thông tin có trong nội dung của con dấu đã bị bãi bỏ. Theo quy định tại khoản 2, mục 43 của Luật công ty 2020, công ty quyết định loại, số lượng, hình thức và nội dung con dấu của mình. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp sẽ có toàn quyền quyết định nội dung thương hiệu mình sử dụng mà không bị ràng buộc bởi pháp luật.
Không chỉ vậy, Luật Doanh nghiệp 2020 còn trao cho doanh nghiệp quyền quyết định về loại, số lượng, hình thức và nội dung con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện và các đơn vị khác (nội dung này chưa được đăng ký) nhận trực tiếp tại công ty. Luật 2014).
Có thể thấy với những quy định mới này, các công ty đang dần kiểm soát được con dấu của chính mình.
3.3 Không cần thông báo mẫu niêm phong trước khi sử dụng
Khoản 2, Mục 44, Luật Doanh nghiệp 2014 quy định rằng trước khi sử dụng, doanh nghiệp phải thông báo mẫu con dấu cho Cơ quan đăng ký doanh nghiệp để hiển thị công khai trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia. Do đó, thông báo mẫu dấu là thủ tục bắt buộc hiện nay. Tuy nhiên, Đạo luật công ty 2020 đã loại bỏ điều khoản trên. Như vậy, từ ngày 01/01/2021, doanh nghiệp sẽ không còn phải thực hiện bước thông báo thu con dấu.
Đây được xem là quy định mới tiến bộ, phù hợp nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính, giúp tiết kiệm thời gian, công sức trong quá trình thực hiện các thủ tục liên quan đến doanh nghiệp.
3.4 Những thay đổi liên quan đến việc quản lý, lưu giữ và sử dụng con dấu
Khoản 3 mục 44 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định việc quản lý, sử dụng và bảo quản con dấu được thực hiện theo quy định của Điều lệ doanh nghiệp.
Quy định này đã được bổ sung bởi Đạo luật công ty 2020. Theo đó, việc quản lý và bảo quản con dấu cũng được thực hiện theo quy chế do công ty, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc bất kỳ đơn vị nào khác của công ty nắm giữ con dấu ban hành.
Nếu Luật Doanh nghiệp 2014 quy định con dấu được quản lý và lưu giữ theo Điều lệ công ty thì tại khoản 3, mục 43 Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của công ty có thể tự cấp con dấu. quy định về việc sử dụng con dấu của mình.
Ngoài ra, các quy định mới cũng hạn chế việc sử dụng con dấu của công ty. Luật Doanh nghiệp 2014 hiện cho phép sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật hoặc nếu các bên tham gia giao dịch đã ký kết thỏa thuận về việc sử dụng con dấu.
Nhưng từ ngày 1/1/2021, hai bên giao dịch không được thỏa thuận về việc sử dụng con dấu mà chỉ được sử dụng con dấu trong các giao dịch tuân theo quy định của pháp luật.4. Điều kiện sử dụng con dấu
Có sự khác biệt về con dấu công ty theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014 và Luật Doanh nghiệp 2020. Cụ thể:
Luật doanh nghiệp năm 2014 Luật doanh nghiệp năm 2020 Điều 44. Con dấu của doanh nghiệp
1. Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây:
a) Tên doanh nghiệp;
b) Mã số doanh nghiệp.
2. Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
3. Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty.
4. Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu.
5. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.
Điều 43. Dấu của doanh nghiệp
1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định: Trước khi sử dụng, sửa chữa, hủy mẫu con dấu hoặc thay đổi số lượng con dấu của bất kỳ công ty, chi nhánh, văn phòng đại diện, công ty nào, hãy gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty, chi nhánh, đại diện đó. trụ sở đăng thông báo mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nội dung thông báo bao gồm:
a) Tên, mã số, địa chỉ trụ sở đăng ký của công ty hoặc chi nhánh, văn phòng đại diện của công ty;
b) Số con dấu, mẫu con dấu, ngày hiệu lực của mẫu con dấu
Do đó, trước khi sử dụng con dấu, công ty phải thực hiện các bước thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở chính hoặc địa chỉ hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện để đăng tải mẫu dấu trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia. .
Trường hợp công ty thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho công ty mà không phải thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký công ty. Trường hợp doanh nghiệp sản xuất con dấu bổ sung hoặc thay đổi màu mực của con dấu thì phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.
Mục 43 của Đạo luật công ty 2020 quy định rằng việc quản lý và sử dụng con dấu của công ty được công khai. Tức là trao quyền tự chủ cho công ty trong việc sử dụng con dấu, quản lý con dấu, quyết định số lượng và hình thức con dấu. Đây là một trong những điểm mới và khác biệt của Luật Doanh nghiệp năm 2020 so với các quy định trước đây nhằm đơn giản hóa việc quản lý và sử dụng con dấu, trao quyền tự chủ cho doanh nghiệp trong việc quản lý và sử dụng con dấu. Cái này.
5. Quy định về quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp
Việc quản lý, sử dụng và bảo quản con dấu được thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty. Con dấu được sử dụng trong trường hợp pháp luật có quy định hoặc các bên trong giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng con dấu. Đây là những nội dung được quy định tại khoản 3, mục 43 Luật Doanh nghiệp 2020.
Như vậy, công ty có toàn quyền quyết định về việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu của mình theo nội dung ghi trong Điều lệ công ty. Các công ty chỉ bị giới hạn quyền quyết định trong trường hợp pháp luật quy định phải sử dụng con dấu. Trong quan hệ với đối tác, việc sử dụng hay không sử dụng con dấu trên các văn bản, giấy tờ do Điều lệ công ty quy định và do sự thỏa thuận giữa công ty với đối tác.
Nội dung bài viết:
Bình luận