Điều kiện về con dấu của Văn phòng công chứng

Theo quy định của pháp luật về công chứng, Văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định thành lập. Sau khi thành lập Văn phòng công chứng sẽ tiến hành thủ tục khắc dấu và đăng ký mẫu dấu với cơ quan đăng ký mẫu dấu theo quy định của pháp luật. Vậy con dấu của cơ quan công chứng cần những yêu cầu gì?

Theo quy định của Luật Công chứng 2014, Văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định thành lập. Sau khi thành lập Văn phòng công chứng sẽ tiến hành thủ tục khắc dấu và đăng ký mẫu dấu với cơ quan đăng ký mẫu dấu theo quy định của pháp luật. Vậy văn phòng công chứng sẽ thực hiện thủ tục đăng ký mẫu dấu ở đâu?
Theo quy định của pháp luật, văn phòng công chứng được thành lập theo Luật công chứng 2014 nên việc đăng ký mẫu con dấu sẽ không áp dụng theo quy định về đăng ký mẫu con dấu như quy định về đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp.

Hiện nay, để đăng ký mẫu con dấu của công chứng học thì áp dụng theo quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu. Nghị định này quy định Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm đăng ký mẫu con dấu với cơ quan cấp giấy phép hoạt động của địa phương. Văn phòng công chứng được Bộ Tư pháp cho phép. Vì vậy, cơ quan đăng ký mẫu dấu của việc học công chứng là Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Hồ sơ đăng ký con dấu mới bao gồm: Giấy đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng do Bộ Tư pháp cấp. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu, cơ quan đăng ký mẫu dấu sẽ trả kết quả đăng ký mẫu dấu cho Văn phòng công chứng.

Theo quy định tại mục 22 Luật công chứng 2014 quy định về điều kiện con dấu khi thành lập văn phòng công chứng như sau:

- Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, lệ phí công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác. - Văn phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình Quốc huy.
- Văn phòng công chứng được ủy quyền khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập. Thủ tục, hồ sơ yêu cầu khắc con dấu cũng như việc quản lý, sử dụng con dấu của Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.

Căn cứ Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu, phạm vi điều chỉnh của nghị định này được quy định tại Điều 1 như sau:


- Nghị định 99/2016/NĐ-CP về Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan Nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị - xã hội ở Việt Nam. , tổ chức kinh tế, hiệp hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ, tổ chức tôn giáo, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam, tổ chức khác được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và chứng khoán nhà nước. - Nghị định 99/2016/NĐ-CP không phù hợp trong các trường hợp sau:

- Việc quản lý và sử dụng con dấu công ty được đăng ký và hoạt động theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và Luật Đầu tư 2020.

- Dấu chức danh; đóng dấu ngày, tháng, năm; dấu tiếp nhận công văn; dấu chữ ký

Trong đó, tổ chức kinh tế nêu tại Điều 14 Điều 3 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP là doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được thành lập và hoạt động theo các luật sau: luật sư, giám định tư pháp, bảo hiểm, chứng khoán, hợp tác xã .
Theo quy định trên thì văn phòng công chứng chịu sự điều chỉnh của Nghị định số 99/2016/NĐ-CP. Như vậy, việc sử dụng con dấu được thực hiện theo quy định tại Điều 5 của nghị định. Một cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu theo mẫu do cơ quan nhà nước phù hợp quy định. Trường hợp cần sử dụng thêm con dấu như con dấu đã cấp (dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi) thì phải tuân thủ các quy định sau: Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước phải sử dụng. việc bổ sung dấu ướt phải được phép của cơ quan có thẩm quyền; Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước tự quyết định việc sử dụng thêm con dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi; Tổ chức kinh tế tự quyết định việc sử dụng con dấu bổ sung. 
Như vậy, về nguyên tắc, Văn phòng công chứng chỉ được sử dụng một con dấu. Trường hợp cần thiết, được phép sử dụng thêm con dấu như con dấu đã cấp.

Con dấu là công cụ mà công chứng viên sử dụng để thực hiện nhiệm vụ công chứng của mình. Một con dấu công chứng được dán vào một tài liệu cho biết:

- Công chứng viên được nhà nước ủy quyền thực hiện nhiệm vụ công chứng. - Người ký có mặt trước mặt công chứng viên vào thời điểm công chứng.
Công chứng viên thực hiện các thủ tục bằng lời nói và những người ký xác nhận hoặc tuyên thệ về tính xác thực của những gì họ đã ký.
- Danh tính và trình độ của những người ký kết đã được xác minh.
Lỗi đóng dấu trên chứng từ có thể bị bên nhận từ chối và có thể gây tổn thất tài chính cho người khác. Ngoài ra, kẻ xấu có thể lợi dụng con dấu của công chứng viên để lừa đảo và yêu cầu công chứng viên thuê luật sư để chứng minh mình vô tội. Nếu không thực sự cẩn thận khi sử dụng con dấu của cơ quan công chứng, chúng ta sẽ rất dễ gặp phải những sai sót không đáng có. Vì vậy, khi đóng dấu công chứng cần lưu ý những điểm sau:

Cách sử dụng con dấu công chứng

- Khi sử dụng con dấu công chứng cần đặc biệt lưu ý trong quá trình đóng dấu và cố định tài liệu trên một mặt phẳng. Giữ con dấu bằng ngón tay của bạn, nhấn và thả.
- Kiểm tra dấu công chứng có rõ ràng đầy đủ thông tin, có thiếu sót gì không. Nếu không, cơ quan tiếp nhận có quyền từ chối tài liệu. Dấu công chứng không được dán đè lên bất kỳ phần chữ nào trong văn bản. Nếu không đủ chỗ cho băng vệ sinh, hãy chuẩn bị những chiếc xô có kích cỡ khác nhau và kiểm tra kỹ trước khi sử dụng.
Cách khắc phục dấu vân tay bị lỗi

Việc đóng dấu công chứng trên một tài liệu là rất quan trọng. Dấu công chứng phải ngay ngắn, rõ ràng, không có vết nhòe hoặc thiếu sót khác. Nếu mập mờ quá, có thể đóng dấu công chứng khác bên cạnh hoặc gần dấu gốc (không đóng dấu giáp lai, tránh đóng dấu giáp lai vào lề văn bản). Cố gắng dùng bút để sửa có thể bị coi là giả mạo và bị từ chối.

Cách hủy con dấu của công chứng viên đúng cách

Không được vứt bỏ con dấu cũ hoặc để nó ở nơi làm việc cũ. Bất cứ ai cũng có thể tìm thấy nó và sử dụng nó để tạo ra các tài liệu hoặc giấy ủy quyền giả mạo.
Một cách để phá hủy con dấu của công chứng viên là cắt bỏ nó. Nếu có dấu dập nổi thì tháo các miếng nhựa có khắc thông tin của công chứng viên ra và cắt thành từng miếng nhỏ. Có nơi yêu cầu hủy bỏ khi hết hạn hợp đồng của công chứng viên, có nơi lại yêu cầu nộp hồ sơ đóng dấu. Vì vậy, cần nghiên cứu kỹ Luật Công chứng 2014 để quản lý cho đúng.