Công văn có lẽ là văn bản quen thuộc đối với những ai làm việc tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết viết công văn đúng theo chuẩn của quy định pháp luật. Vì vậy, ACC mời bạn tham khảo bài viết Mẫu công văn trả lời đề nghị xác minh việc lưu giữ hồ sơ hộ tịch năm 2022.
Mẫu công văn trả lời đề nghị xác minh việc lưu giữ hồ sơ hộ tịch năm 2022
1. Công văn? Đặc điểm của công văn?
Công văn là loại văn bản hành chính được dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Các cơ quan Nhà nước sử dụng Công văn làm phương tiện giao tiếp chính với cấp trên, cấp dưới và công dân. Ngoài ra, các tổ chức xã hội, doanh nghiệp cũng phải soạn thảo và sử dụng Công văn trong hoạt động hàng ngày để thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình.
Công văn hỏi ý kiến hay công văn xin ý kiến: Là Công văn của cấp dưới gửi cho cấp trên yêu cầu hướng dẫn hoặc cho ý kiến chỉ đạo thực hiện một hoặc một số công việc nhất định.
Công văn có một số đặc điểm như sau:
– Công văn không phải văn bản quy phạm pháp luật, vì vậy trình tự, thủ tục ban hành Công văn được thực hiện nhanh chóng, thuận lợi để giải quyết công việc khẩn cấp.
– Công văn có nhiều loại, được sử dụng trong nhiều lĩnh vực miễn sao phù hợp với mục đích của cơ quan, tổ chức ban hành.
– Thẩm quyền ban hành Công văn không bắt buộc là đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Cá nhân cũng có thể ban hành Công văn nếu trong các văn bản quy phạm pháp luật, điều lệ tổ chức, văn phòng doanh nghiệp có quy định về chức năng, nhiệm vụ của cá nhân đó.
– Công văn có hiệu lực ngay từ ngày ký và chấm dứt hiệu lực sau khi thực hiện, giải quyết xong công việc thực tế.
– Công văn chỉ áp dụng với cá nhân, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được nhận Công văn.
2. Mẫu công văn trả lời đề nghị xác minh việc lưu giữ hồ sơ hộ tịch
2.1 Mẫu công văn chung áp dụng được cho tất cả các loại công văn
| TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1)TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)
Số : …/…. (3) – … (4) … V/v …….. (6) ………. |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc————– (5) …. , ngày … tháng … năm 20 …
|
Kính gửi : …………………………………………….
Địa chỉ : Số … phố Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội
ĐT : (043)…………. , Fax : (043) ……………..
E-Mail : ………… Website : ……………… (11)
……………………………… (7) …………………….
………………………………………………………….
…………………………………………………….. ./.
| Nơi nhận: – Như trên; – ……………; – Lưu: VT, …. (9) A.xx (10) |
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (8)(Chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
2.2 Ví dụ mẫu công văn trả lời đề nghị xác minh việc lưu giữ hồ sơ hộ tịch năm
| UBND TỈNH THỪA THIÊN HUẾ
SỞ TƯ PHÁP |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc |
| Số: 1205/STP-HCTP
V/v xác minh Sổ hộ tịch tại tỉnh Thừa Thiên Huế trước năm 1975 |
Thừa Thiên Huế, ngày 01 tháng 9 năm 2017 |
Kính gửi: Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh
Thời gian qua, Sở Tư pháp tỉnh Thừa Thiên Huế nhận được văn bản của các Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh đề nghị Sở Tư pháp tỉnh Thừa Thiên Huế phối hợp xác minh việc lưu giữ Sổ hộ tịch về đăng ký khai sinh tại địa phương theo quy định tại khoản 2 Điều 26 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch, Sở Tư pháp tỉnh Thừa Thiên Huế đã phối hợp xác minh, kiểm tra và có văn bản trả lời kịp thời cho các đơn vị.
Tuy nhiên, do hoàn cảnh lịch sử trước 30/4/1975, Thừa Thiên Huế thuộc chế độ cũ Việt Nam Cộng hòa nên những người sinh ra và lớn lên trong thời gian này có các giấy tờ hộ tịch như Chứng thư thế vì khai sinh, Phụng trích lục khai sinh, kết hôn,… do Tòa Sơ thẩm thuộc Sở Tư pháp Trung phần cấp hoặc do các cơ quan có thẩm quyền chế độ cũ cấp.
Do nhiều nguyên nhân khách quan khác nhau, nên Sổ hộ tịch đối với những trường hợp này các cơ quan có thẩm quyền đăng ký hộ tịch tại Thừa Thiên Huế không còn được lưu giữ, nên việc xác minh về việc lưu giữ Sổ hộ tịch là không cần thiết.
Ngày 16/3/2017, Sở Tư pháp tỉnh thừa Thiên Huế đã có Công văn số 307/STP-HCTP xin ý kiến Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực-Bộ Tư pháp và ngày 03/4/2017, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực-Bộ Tư pháp đã có Công văn số 302/HTQTCT-HT hướng dẫn: “Việc xác minh về việc lưu giữ Sổ hộ tịch đối với những trường hợp này, trên cơ sở quy định tại khoản 1 Điều 4 Thông tư số 15/2015/TT-BTP cơ quan đăng ký hộ tịch cho phép người yêu cầu đăng ký hộ tịch lập văn bản cam đoan về việc Sổ hộ tịch không còn.”
Vì vậy, Sở Tư pháp tỉnh Thừa Thiên Huế đề nghị Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn khi thực hiện đăng ký lại khai sinh, đăng ký lại kết hôn cho những trường hợp đã được đăng ký tại tỉnh Thừa Thiên Huế trước năm 1975 không gửi văn bản đề nghị phối hợp xác minh việc lưu giữ sổ hộ tịch, mà chủ động cho người yêu cầu đăng ký lại khai sinh, đăng ký lại kết hôn lập văn bản cam đoan theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16 tháng 11 năm 2015 của Bộ Tư pháp.
Đề nghị Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh phối hợp để triển khai trên địa bàn thành phố./.
| Nơi nhận:
- Như trên; - Giám đốc Sở; - Văn phòng Sở; - Website Sở (đ/c Ngự); - Lưu: VT; HCTP. |
KT. GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC Nguyễn Văn Hưng (Đã ký) |
3. Hướng dẫn soạn thảo mẫu công văn trả lời đề nghị xác minh việc lưu giữ hồ sơ hộ tịch
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn.
(4) Chữ viết tắt tên đơn vị (Vụ, phòng, ban, tổ, bộ phận chức năng) soạn thảo công văn.
(5) Địa danh
(6) Trích yếu nội dung công văn.
(7) Nội dung công văn.
(8) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký như Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM” trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnh đạo, ví dụ: TM. Ủy ban nhân dân, TM. Ban Thường vụ, TM. Hội đồng…; nếu người ký công văn là cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký công văn; các trường hợp khác thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 12 của Thông tư này
(9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(10) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần)
(11) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ E-Mail; Website (nếu cần).
* Nếu nơi nhận (kính gửi) là những chức danh, chức vụ cao cấp của Nhà nước, thì phần nơi nhận không ghi “như trên” mà ghi trực tiếp những chức danh, chức vụ ấy vào.
Yêu cầu khi soạn thảo Công văn
Khi soạn thảo Công văn, cần lưu ý về các yêu cầu chung dưới đây:
– Câu chữ ngắn gọn, súc tích, bám sát vấn đề chính.
– Văn phong nghiêm túc, lịch sự, có tính thuyết phục cao
– Mỗi Công văn chứa một chủ đề duy nhất, rõ ràng..
– Tuân thủ đúng thể thức theo quy định của pháp luật.
Thể thức mẫu công văn chỉ đạo
– Khổ giấy: Khổ giấy A4 (kích thước: 210 mm x 297 mm)
– Kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ A4 (khổ dọc). Trường hợp nội dung văn bản có các bảng biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì có thể trình bày văn bản theo chiều rộng (khổ ngang).
– Định dạng lề trang:
+ Lề trên, lề dưới: cách mép trên và mép dưới của tờ giấy từ 20 – 25 mm,
+ Lế trái: cách mép trái tờ giấy 30 – 35 mm,
+ Lề phải: cách mép phải tờ giấy 15-20 mm.
– Định dạng font chữ: Font chữ tiếng Việt Times New Roman cùng bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.
– Số trang văn bản: Trang văn bản được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt căn giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.
4. Câu hỏi thường gặp
Hộ tịch là gì?
Theo Điều 2 Luật Hộ tịch 2014, có thể định nghĩa khái niệm hộ tịch như sau: Hộ tịch là những sự kiện hộ tịch như: Khai sinh; kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung thông tin hộ tịch; khai tử.
Đăng ký hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận hoặc ghi vào Sổ hộ tịch các sự kiện hộ tịch của cá nhân, tạo cơ sở pháp lý để Nhà nước bảo hộ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, thực hiện quản lý về dân cư.
Trên đây là bài viếtMẫu công văn trả lời đề nghị xác minh việc lưu giữ hồ sơ hộ tịch năm 2022. Hi vọng bài viết mang lại nhiều thông tin hữu ích cho bạn đọc. Liên hệ với ACC nếu bạn đang có nhu cầu sử dụng các dịch vụ pháp lý như dịch vụ kế toán, thành lập doanh nghiệp, tư vấn nhà đất ... để được đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý chuyên nghiệp, nhiều năm kinh nghiêm của chúng tôi tư vấn và hỗ trợ.
Nội dung bài viết:
Bình luận