Công tác soạn thảo và quản lý văn bản là gì?

Soạn thảo văn bản là việc đánh máy các nội dụng soạn thảo. Thay vì trước kia phải thực hiện các ghi chép thông tin, dữ liệu bằng cách viết tay. Việc soạn thảo trên máy tính mang đến nhiều công dụng, tiện ích cũng như hiệu quả khai thác nội dung tốt hơn. Trong quá trình soạn thảo, phải tuân thủ các quy tắc đặt ra để đảm bảo nội dung, hình thức của văn bản.  Bài viết hôm nay, cùng chúng tôi tìm hiểu Công tác soạn thảo và quản lý văn bản là gì? nhé.

1. Soạn thảo văn bản là gì?

Soạn thảo văn bản được thực hiện với phần mềm word. Đây là ứng dụng cho phép người dùng làm những thao tác liên quan đến tạo lập văn bản. Từ việc soạn thảo đơn giản các chữ đến ký tự, và hình thành văn bản hoàn chỉnh.

Việc soạn thảo văn bản có thể được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau. Như máy đánh chữ, các thiết bị điện tử có tích hợp chức năng soạn thảo. Đối với công việc hành chính văn phòng, việc soạn thảo văn bản sẽ được thực hiện chủ yếu bằng ứng dụng trên máy tính. Cũng như mang đến tiện ích trong lưu trữ, sử dụng và khai thác văn bản hiệu quả.

Sự phổ biến và thông dụng của chức năng soạn thảo văn bản:

Nói đến soạn thảo văn bản hầu như chẳng còn xa lạ gì đối với tất cả mọi người. Hiện nay, việc sử dụng máy tính để soạn thảo, làm việc trở nên phổ biến, thay thế nhiều cho hoạt động soạn thảo vật lý. Đặc biệt, khi sống trong thời đại 4.0 hiện nay việc soạn thảo văn bản còn diễn ra rất thường xuyên. Nhiều công việc thực hiện ghi chép dữ liệu chuyển sang quản lý và sử dụng phần mềm.

Đa số việc soạn thảo văn bản khi được thực hiện trên máy tính người dùng sẽ sử dụng ứng dụng word. Đây là phần mềm chuyên dụng đáp ứng nội dung và hình thức của các văn bản soạn thảo.

2. Quy tắc soạn thảo văn bản

Soạn thảo văn bản là công việc dân văn phòng thường xuyên phải làm. Các các quy tắc phải thực hiện để đảm bảo chính xác của nội dung, các phù hợp trong hình thức. Chính vì vậy, việc tránh được những lỗi sai trong quá trình soạn thảo văn bản sẽ giúp công việc hoàn thiện kịp tiến độ, đạt hiệu quả cao hơn.

Nguyên tắc tự xuống dòng của từ:

Các trang văn bản được xác định về độ rộng và độ dài theo yêu cầu của văn bản soạn thảo. Trong quá trình soạn thảo văn bản, khi gõ đến cuối dòng, phần mềm sẽ thực hiện động tác tự xuống dòng. Đây là các định dạng được máy tính thực hiện. Trên một dòng, đảm bảo về khoảng cách các từ và sự sắp xếp nhiều từ nhất có thể.

Nguyên tắc của việc tự động xuống dòng là không được làm ngắt đôi một từ. Các từ được thực hiện đúng nghĩa do người soạn thảo viết. Do vậy nếu không đủ chỗ để hiển thị cả từ trên hàng, máy tính sẽ ngắt cả từ đó xuống hàng tiếp theo. Giúp cho ý nghĩa của từ được đảm bảo. Vị trí của từ cũng không chồng chéo trên cùng một hàng nếu chưa hết đoạn văn theo ý của người trình bày.

Nguyên tắc này được máy tính tự động thực hiện. Cứ với mỗi dòng hết vị trí, từ mới viết ra được tự động chuyển xuống dòng dưới. Là nguyên tắc quan trọng nhất của soạn thảo văn bản trên máy tính. Từ đó giúp cho việc trình bày văn bản thành các dòng, các câu trong một đoạn văn. Giúp cho chất lượng về hình thức cũng như nội dung của văn bản được đảm bảo. Đây là đặc thù chỉ có đối với công việc soạn thảo trên máy tính và không có đối với việc gõ máy chữ hay viết tay.

 Không dùng phím Enter để điều khiển xuống dòng:

Máy tính sẽ tự động thực hiện việc xuống dòng thay vì người dùng phải xử dụng phím Enter. Điều này có thể làm cho khoảng cách giữa các từ không được đảm bảo. Ảnh hưởng đến chất lượng về hình thức và nội dung dữ liệu phản ánh.

Phím Enter chỉ dùng để kết thúc một đoạn văn bản hoàn chỉnh. Khi có nhu cầu xuống dòng, người dùng sử dụng phím Enter để máy tính hiểu rằng đoạn văn trước đó đã kết thúc. Đoạn văn tiếp theo được triển khai ở dòng phía dưới. Khi sử dụng phím này, là khi xuống dòng để thực hiện viết đoạn văn tiếp theo.

Điều này hoàn toàn ngược lại so với thói quen của máy chữ. Với máy chữ chúng ta luôn phải chủ động trong việc xuống dòng của văn bản. Khi đó, văn bản không được kiểm soát hiệu quả về độ rộng của dòng trong trình bày.
Phân cách các từ bằng dấu trắng:
Giữa các từ chỉ dùng một dấu trắng để phân cách. Tạo ra khoảng cách đều và phân biệt các từ với nhau trong cùng một câu. Không sử dụng dấu trắng đầu dòng cho việc căn chỉnh lề. Phải thực hiện các tiện ích khác được phần mềm cung cấp để việc căn chỉnh đồng bộ, nhanh chóng.
Một dấu trắng là đủ để phần mềm phân biệt được các từ. Qua đó các nội dung thể hiện ý nghĩa của câu, của văn bản đảm bảo đúng mong muốn của người soạn thảo. Khoảng cách thể hiện giữa các từ cũng do phần mềm tự động tính toán và thể hiện. Hoặc được thực hiện theo cài đặt của người dùng trong mục đích soạn thảo nhất định.
Nếu không đảm bảo nguyên tắc này, có thể dẫn đến lỗi từ, không hiểu được nghĩa muốn diễn đạt. Hoặc ảnh hưởng đến hình thức chung khi trình bày nếu sử dụng nhiều hơn một dấu cách để phân tách từ.
Vị trí của các dấu ngắt câu:
Các dấu ngắt câu phải được gõ sát vào từ đứng trước nó. Tiếp theo là một dấu trắng nếu sau đó vẫn còn nội dung. Các dấu ngắt câu thể hiện ý nghĩa của câu trước đó, ý triển khai trước đó đã thực hiện xong. Các dấu trắng giúp ta hiểu được nội dung phân tách từ trước đó. Cho nên các dấu câu mang ý nghĩa kết thúc nội dung đã trình bày phía trước.
Các dấu ngắt câu như chấm (.), phẩy (,), hai chấm (:), chấm phảy (;), chấm than (!), hỏi chấm (?)
Nếu như các dấu ngắt câu trên không được gõ sát vào ký tự của từ cuối cùng, phần mềm sẽ hiểu rằng các dấu này thuộc vào một từ khác. Không đảm bảo về nội dung nếu các dấu câu này bị ngắt xuống dòng tiếp theo. Việc đọc hiểu trở nên khó khăn, cũng như không mang đến hiệu quả thẩm mỹ.
 Ví trí các dấu mở ngoặc và mở nháy, đóng ngoặc và đóng nháy:
Các dấu mở ngoặc và mở nháy đều phải được hiểu là ký tự đầu từ. Bắt đầu cho việc trích dẫn hoặc giải thích ý nghĩa của nội dung viết phía sau nó. Do đó ký tự tiếp theo phải viết sát vào bên phải của các dấu này. Để đảm bảo khi ngắt dòng tự động, các ký tự vẫn gắn với dấu mở ngoặc và mở nháy. Nội dung được cung cấp phía sau được hiểu đúng mục đích bổ sung ý nghĩa của nó.
Tương tự, các dấu đóng ngoặc và đóng nháy kết thúc nội dung giải thích, trích dẫn. Phải được hiểu là ký tự cuối từ và được viết sát vào bên phải của ký tự cuối cùng của từ bên trái. Giúp cho việc đánh dấu ký tự cuối cùng được trích dẫn trong cặp dấu được sử dụng đó.
Các nguyên tắc này phải được tuân thủ trong hoạt động soạn thảo văn bản. Mang đến các hiệu quả thể hiện hình thức và nội dung. Đặc biệt, các văn bản soạn thảo được sử dụng với rất nhiều mục đích khác nhau. Cho nên người soạn thảo không được làm ảnh hưởng đến chất lượng nội dung truyền tải.

3. Công tác soạn thảo và quản lý văn bản là gì?

Công tác quản lý văn bản là một trong bốn mặt hoạt động của công tác văn thư cơ quan. Quản lý văn bản là việc tổ chức thực hiện quản lý hệ thống văn bản đến và văn bản đi của cơ quan theo nguyên tắc và trình tự nhất định.

Công tác quản lý văn bản là một trong bốn mặt hoạt động của công tác văn thư cơ quan. Quản lý văn bản là việc tổ chức thực hiện quản lý hệ thống văn bản đến và văn bản đi của cơ quan theo nguyên tắc và trình tự nhất định.

 Nguyên tắc quản lý văn bản

a) Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

b) Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành họặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.

c) Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn tại Thông tư này.

d) Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn, nguyên vẹn và sử dụng đúng mục đích trong quá trình tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết công việc.