Nội dung công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan và doanh nghiệp

I. Yêu cầu  thu thập, bổ sung tài liệu trong công tác lưu trữ 

công tác lưu trữ hồ sơ

 1.1. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 

 Hàng năm, công chức, viên chức lưu trữ cơ quan, đơn vị có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu hết hạn nộp  vào Lưu trữ cơ quan, cụ thể như sau: 

 Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.  Phối hợp với các đơn vị, Chấp hành viên, cán bộ, công  chức xác định các loại hồ sơ, tài liệu phải nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.  Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.  Chuẩn bị kho bãi, phương tiện lưu trữ để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu. Bố trí giao nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu, lập biên bản giao nhận tài liệu.  

1.2. Soạn thảo văn bản trong cơ quan, công ty 

 Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải được chỉnh lý toàn bộ và đưa vào lưu trữ cơ quan. 

1.2.1. Nguyên tắc quản lý hồ sơ 

 Không lưu trữ phông chữ phân tán  

 Khi lập hồ sơ, lập hồ sơ (chỉnh sửa, bổ sung, phục hồi, lập  hồ sơ mới) phải tuân thủ việc lập hồ sơ theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập); 

 Văn bản sau khi chỉnh lý cần phản ánh đúng hoạt động của cơ quan, tổ chức. 

1.2.2. Yêu cầu cần đạt được sau khi chỉnh lý tài liệu lưu trữ: 

 Chấm điểm, chấm điểm đầy đủ; 

 xác định thời hạn lưu giữ hồ sơ, tài liệu; 

 Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; 

 Thiết lập các công cụ nghiên cứu: Mục lục, cơ sở dữ liệu và các công cụ nghiên cứu khác phục vụ cho việc quản lý và  sử dụng tài liệu; 

 Lập danh sách các tài liệu lỗi thời. 

1.3. Xác định giá trị của tài liệu 

  Văn phòng/Chi cục Lưu trữ cơ quan đơn vị có trách nhiệm  giúp người đứng đầu cơ quan xây dựng Bảng thời hạn lưu giữ tài liệu trình người đứng đầu cơ quan đơn vị ban hành sau khi nhận được thông báo thẩm định của cơ quan có thẩm quyền. Việc xác định giá trị tài liệu phải đáp ứng các yêu cầu sau: 

 Xác định tài liệu yêu cầu lưu giữ vĩnh viễn và tài liệu lưu giữ có  số năm tuổi cụ thể.  Trong quá trình xác định, cần  thống kê  hồ sơ, tài liệu  hết thời hạn lưu trữ để tiến hành tiêu hủy tài liệu hết giá trị sử dụng. 

 II. Bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong cơ quan 

 2.1. bảo quản  lưu trữ 

 2.1.1. Hồ sơ, tài liệu chưa  nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức do  cán bộ, công chức, viên chức tự lưu giữ và phải bảo đảm việc bảo mật hồ sơ, tài liệu.  

2.1.2. Các tài liệu, hồ sơ thuộc diện nộp lưu phải được chuyển giao cho hồ sơ cơ quan, tổ chức và lưu trữ tập trung tại hồ sơ cơ quan, tổ chức. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu.  

2.1.3. Chánh Văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.  Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm: bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu.  

2.2. Những đối tượng được phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 

 2.2.1. Tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong, ngoài cơ quan, tổ chức và mọi cá nhân đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng.  

2.2.2. Cán bộ, công chức, viên chức ngoài cơ quan, tổ chức nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được Lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc Chánh Văn phòng đồng ý. 

 2.2.3. Người khai thác, sử dụng tài liệu vào mục đích riêng phải có đơn đề nghị sử dụng tài liệu, giấy chứng minh  nhân dân hoặc hộ chiếu và phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người đứng đầu văn phòng đồng ý.