Quy định mới về con dấu công ty cổ phần

Con dấu công ty là một loại con dấu được sử dụng bởi các công ty, doanh nghiệp để xác nhận tính xác thực của các văn bản, tài liệu của công ty. Vậy con dấu công ty cổ phần có khác gì với con dấu công ty khác không? Hãy cùng ACC tìm hiểu nhé!

I. Con dấu công ty cổ phần là gì?

Con dấu công ty cổ phần là loại con dấu được sử dụng bởi các công ty cổ phần để xác nhận tính xác thực của các văn bản, tài liệu của công ty. Con dấu công ty cổ phần thường có hình tròn, hình vuông hoặc hình chữ nhật, có in tên công ty, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính và một số thông tin khác.

II. Quy định về con dấu công ty cổ phần

Quy định về con dấu công ty cổ phần được quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Theo đó, con dấu công ty cổ phần là tài sản của công ty, được quản lý và sử dụng theo quy định của pháp luật.

Các quy định cụ thể về con dấu công ty cổ phần bao gồm:

• Công ty cổ phần có quyền quyết định về hình thức, nội dung và số lượng con dấu của công ty.

• Con dấu của công ty cổ phần phải được đăng ký tại Cơ quan đăng ký kinh doanh.

• Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của công ty cổ phần chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu của công ty cổ phần.

1. Về hình thức và nội dung con dấu công ty cổ phần:

• Con dấu công ty cổ phần có thể là hình tròn, hình vuông hoặc hình chữ nhật.

• Con dấu công ty cổ phần phải có các thông tin sau:

  • Tên công ty: Tên công ty phải được ghi đầy đủ, rõ ràng, không viết tắt, không có ký hiệu đặc biệt.
  • Mã số thuế: Mã số thuế của công ty được cấp bởi cơ quan thuế.
  • Địa chỉ trụ sở chính: Địa chỉ trụ sở chính của công ty phải được ghi đầy đủ, rõ ràng, bao gồm cả số nhà, đường phố, phường, xã, quận, huyện, tỉnh, thành phố.

• Ngoài các thông tin bắt buộc, công ty có thể bổ sung thêm các thông tin khác lên con dấu, chẳng hạn như tên viết tắt của công ty, logo của công ty,...

Quy định về con dấu công ty cổ phần được quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Theo đó, con dấu công ty cổ phần là tài sản của công ty, được quản lý và sử dụng theo quy định của pháp luật.

Các quy định cụ thể về con dấu công ty cổ phần bao gồm:

• Công ty cổ phần có quyền quyết định về hình thức, nội dung và số lượng con dấu của công ty.

• Con dấu của công ty cổ phần phải được đăng ký tại Cơ quan đăng ký kinh doanh.

• Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của công ty cổ phần chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu của công ty cổ phần.

2. Về hình thức và nội dung con dấu công ty cổ phần:

• Con dấu công ty cổ phần có thể là hình tròn, hình vuông hoặc hình chữ nhật.

• Con dấu công ty cổ phần phải có các thông tin sau:

  • Tên công ty: Tên công ty phải được ghi đầy đủ, rõ ràng, không viết tắt, không có ký hiệu đặc biệt.
  • Mã số thuế: Mã số thuế của công ty được cấp bởi cơ quan thuế.
  • Địa chỉ trụ sở chính: Địa chỉ trụ sở chính của công ty phải được ghi đầy đủ, rõ ràng, bao gồm cả số nhà, đường phố, phường, xã, quận, huyện, tỉnh, thành phố.

• Ngoài các thông tin bắt buộc, công ty có thể bổ sung thêm các thông tin khác lên con dấu, chẳng hạn như tên viết tắt của công ty, logo của công ty,...

3. Về việc đăng ký con dấu công ty cổ phần:

• Công ty cổ phần phải thực hiện thủ tục đăng ký con dấu trước khi sử dụng con dấu đó.

• Hồ sơ đăng ký con dấu công ty cổ phần bao gồm:

  • Giấy đề nghị đăng ký mẫu dấu
  • Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

• Hồ sơ đăng ký con dấu công ty cổ phần được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở chính.

4. Về việc quản lý, sử dụng con dấu công ty cổ phần:

• Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của công ty cổ phần có trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu của công ty cổ phần.

• Công ty cổ phần phải thực hiện các biện pháp bảo quản con dấu, tránh bị mất, bị thất lạc hoặc bị sử dụng trái phép.

• Công ty cổ phần chỉ được sử dụng con dấu của mình trong các giao dịch, hợp đồng của công ty.

• Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của công ty cổ phần có trách nhiệm chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc sử dụng con dấu của công ty.

III. Các loại con dấu công ty cổ phần

Theo quy định của pháp luật, công ty cổ phần có quyền quyết định về hình thức, nội dung và số lượng con dấu của công ty. Do đó, công ty cổ phần có thể sử dụng nhiều loại con dấu khác nhau, tùy theo nhu cầu và mục đích sử dụng.

Một số loại con dấu công ty cổ phần thường gặp bao gồm:

• Con dấu chính: Đây là con dấu bắt buộc phải có của công ty cổ phần. Con dấu chính được sử dụng trong các giao dịch, hợp đồng quan trọng của công ty.
• Con dấu phụ: Con dấu phụ có thể được sử dụng trong các giao dịch, hợp đồng thông thường của công ty.
• Con dấu chức danh: Con dấu chức danh được sử dụng bởi các chức danh lãnh đạo của công ty, chẳng hạn như Giám đốc, Phó Giám đốc, Trưởng phòng,...
• Con dấu khác: Ngoài các loại con dấu trên, công ty cổ phần có thể sử dụng các loại con dấu khác, chẳng hạn như con dấu xác nhận, con dấu đã thu/chi tiền,...

IV. Vai trò của con dấu trong công ty cổ phần

Con dấu công ty cổ phần là một tài sản quan trọng của công ty, có vai trò quan trọng trong hoạt động của công ty.

Cụ thể, con dấu công ty cổ phần có các vai trò sau:

• Xác nhận tính xác thực của các văn bản, tài liệu của công ty: Con dấu công ty cổ phần được sử dụng để đóng trên các văn bản, tài liệu của công ty, nhằm xác nhận tính xác thực của các văn bản, tài liệu đó. Các văn bản, tài liệu được đóng dấu của công ty có giá trị pháp lý và được sử dụng trong các giao dịch, hợp đồng của công ty.

• Là đại diện pháp lý của công ty trong các giao dịch, hợp đồng: Con dấu công ty cổ phần được coi là đại diện pháp lý của công ty trong các giao dịch, hợp đồng. Khi con dấu của công ty được đóng trên các văn bản, tài liệu, giao dịch, hợp đồng, thì công ty được coi là đã đồng ý với các nội dung của các văn bản, tài liệu, giao dịch, hợp đồng đó.

• Là công cụ để quản lý, điều hành hoạt động của công ty: Con dấu công ty cổ phần được sử dụng trong các hoạt động quản lý, điều hành của công ty, chẳng hạn như ký kết các hợp đồng, văn bản, quyết định,... Việc quản lý, sử dụng con dấu của công ty được thực hiện bởi người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của công ty.

Để đảm bảo vai trò của con dấu công ty cổ phần, cần chú ý đến việc quản lý, sử dụng con dấu của công ty. Công ty cần thực hiện các biện pháp bảo quản con dấu, tránh bị mất, bị thất lạc hoặc bị sử dụng trái phép. Công ty chỉ được sử dụng con dấu của mình trong các giao dịch, hợp đồng của công ty. Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của công ty có trách nhiệm chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc sử dụng con dấu của công ty.

V. Cách đóng con dấu công ty cổ phần

Con dấu công ty cổ phần được đóng trên các văn bản, tài liệu của công ty, nhằm xác nhận tính xác thực của các văn bản, tài liệu đó. Có hai cách đóng con dấu công ty cổ phần:

• Đóng dấu lên chữ ký: Đây là cách đóng dấu thông thường, được sử dụng trong hầu hết các trường hợp. Khi đóng dấu lên chữ ký, cần đảm bảo con dấu được đóng ngay ngắn, đúng chiều, và trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

Để đóng dấu lên chữ ký, thực hiện theo các bước sau:

1. Đặt con dấu lên vị trí cần đóng, sao cho con dấu nằm ngay ngắn, đúng chiều.
2. Ấn nhẹ con dấu xuống mặt giấy, sao cho con dấu được đóng rõ nét.
3. Trùm con dấu lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

• Đóng dấu giáp lai: Cách đóng dấu này được sử dụng trong các văn bản, tài liệu có nhiều trang. Khi đóng dấu giáp lai, cần đảm bảo con dấu được đóng trên mép của hai trang văn bản, tài liệu, sao cho hai phần dấu chồng lên nhau.

Để đóng dấu giáp lai, thực hiện theo các bước sau:

1. Đặt con dấu lên vị trí cần đóng, sao cho con dấu nằm ngay ngắn, đúng chiều.
2. Ấn nhẹ con dấu xuống mặt giấy, sao cho con dấu được đóng rõ nét.
3. Trùm con dấu lên mép của hai trang văn bản, tài liệu, sao cho hai phần dấu chồng lên nhau.

Cách đóng dấu công ty cổ phần đúng quy định

Để đảm bảo đóng dấu công ty cổ phần đúng quy định, cần lưu ý các điều sau:

• Con dấu phải được đóng đúng mẫu đã được đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Con dấu phải được đóng đúng nơi quy định trên văn bản, tài liệu của công ty.
• Không được sử dụng con dấu công ty để làm giả giấy tờ, tài liệu.

VI. Câu hỏi thường gặp

1. Chức năng của con dấu công ty cổ phần

Con dấu công ty cổ phần có các chức năng sau:

• Xác nhận tính xác thực của các văn bản, tài liệu của công ty.
• Là đại diện pháp lý của công ty trong các giao dịch, hợp đồng.
• Là công cụ để quản lý, điều hành hoạt động của công ty.

2. Yêu cầu đối với con dấu công ty

Con dấu công ty phải đáp ứng các yêu cầu sau:

• Phải được khắc theo mẫu đã được đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Phải được đóng đúng nơi quy định trên văn bản, tài liệu của công ty.
• Không được sử dụng con dấu công ty để làm giả giấy tờ, tài liệu.

3. Các thông tin bắt buộc phải có trên con dấu công ty cổ phần bao gồm:

• Tên công ty: Tên công ty phải được ghi đầy đủ, rõ ràng, không viết tắt, không có ký hiệu đặc biệt.
• Mã số thuế: Mã số thuế của công ty được cấp bởi cơ quan thuế.
• Địa chỉ trụ sở chính: Địa chỉ trụ sở chính của công ty phải được ghi đầy đủ, rõ ràng, bao gồm cả số nhà, đường phố, phường, xã, quận, huyện, tỉnh, thành phố.