Có Bắt Buộc Phải In Sổ Sách Kế Toán Không? [Cập Nhật 2023]

2. Có bắt buộc phải in sổ kế toán ra giấy đối với sổ ghi bằng phương thức điện tử sau khi khóa sổ hay không?

Căn cứ Điều 26 Luật Kế toán 2015 có quy định như sau:

“Điều 26. Mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và lưu trữ sổ kế toán

1. Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm; đối với đơn vị kế toán mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập.

2. Đơn vị kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán.

3. Sổ kế toán phải được ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán.

4. Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề. Sổ kế toán phải được ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ.

5. Thông tin, số liệu trên sổ kế toán phải được ghi bằng bút mực; không ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới; không ghi chồng lên nhau; không ghi cách dòng; trường hợp ghi không hết trang phải gạch chéo phần không ghi; khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp.

6. Đơn vị kế toán phải khóa sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính và trong các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

7. Đơn vị kế toán được ghi sổ kế toán bằng phương tiện điện tử. Trường hợp ghi sổ kế toán bằng phương tiện điện tử thì phải thực hiện các quy định về sổ kế toán tại Điều 24, Điều 25 và các khoản 1, 2, 3, 4 và 6 Điều này, trừ việc đóng dấu giáp lai. Sau khi khóa sổ kế toán trên phương tiện điện tử phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm để đưa vào lưu trữ. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ sổ kế toán trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.”

Theo đó, trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng phương tiện điện tử thì sau khi khóa sổ kế toán, doanh nghiệp phải in sổ kế toán ra giấy và đóng đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm để đưa vào lưu trữ.

Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ sổ kế toán trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

3. Doanh nghiệp không in sổ kế toán ra giấy sau khi khóa sổ kế toán thì bị xử lý như thế nào?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Nghị định 41/2018/NĐ-CP có quy định xử phạt về các hành vi vi phạm quy định về sổ kế toán như sau:

“Điều 9. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về sổ kế toán

[…]

2. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Sổ kế toán không được ghi đầy đủ theo các nội dung chủ yếu theo quy định;

b) Sửa chữa sai sót trên sổ kế toán không theo đúng phương pháp quy định;

c) Không in sổ kế toán ra giấy sau khi khóa sổ trên phương tiện điện tử đối với các loại sổ kế toán phải in ra giấy theo quy định.

Như vậy, trường hợp sổ kế toán ghi trên phương tiện điện tử phải in ra giấy mà doanh nghiệp không thực hiện đúng theo quy định trên thì có thể bị phạt tiền từ 3 triệu đến 5 triệu đồng.

Đối với tổ chức, mức phạt tiền gấp hai lần mức phạt nói trên, tức sẽ từ 6 triệu đến 10 triệu đồng (căn cứ quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 41/2018/NĐ-CP, được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 5 Nghị định 102/2021/NĐ-CP).

Trên đây là nội dung mà chúng tôi muốn chia sẻ đến quý bạn đọc về tư vấn thắc mắc Có phải in sổ sách kế toán không? Hy vọng với thông tin trên sẽ hữu ích với bạn, nếu có bất kỳ thắc mắc pháp lý liên quan, hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn.