Khái niệm về CO, CQ và hợp chuẩn hợp quy [Cập nhật 2024]

Với khối lượng hàng hóa khổng lồ được xuất/nhập khẩu từ hàng tỷ nhà cung cấp khác nhau trên toàn cầu hàng năm sẽ yêu cầu một quy trình quản lý nghiêm ngặt trong quá trình trao đổi hàng hóa nhằm tránh tạo kẽ hở cho sự phát triển các loại hình phạm pháp cũng như tuân thủ đúng các hiệp định đã kí kết

Trong bài viết này sẽ giới thiệu tới bạn đọc 2 loại chứng nhận hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong quy trình quản lý của cơ quan chức năng đồng thời có nhiều lợi ích cho nhà nhập khẩu và khách hàng đó là: Chứng nhận xuất xứ – C/O và Chứng nhận chất lượng – C/Q

Trước tiên, C/O và C/Q là 2 loại chứng nhận riêng biệt có chức năng khác nhau. Chính vì thế số hiệu và ngày cấp của CO CQ có thể khác nhau tùy theo lô hàng nhưng quan trọng thông tin về loại và khối lượng hàng hóa, nhà sản xuất, nhà nhập khẩu sẽ đồng nhất giữa 2 loại giấy tờ C/O và C/Q

Một lô hàng có thể có 1 trong 2 hoặc cả 2 loại giấy tờ này. Đồng thời, cũng có trường hợp không có cả C/O và C/Q đi kèm

C/O – Certificate of Origin

Certificate of Origin (viết tắt: CO hay C/O) là giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa được cấp bởi nhà sản xuất hoặc cơ quan có thẩm quyền

Chức năng chính của C/O là chứng nhận nguồn gốc xuất xứ rõ ràng của hàng hóa, hoàn toàn phù hợp với các điều khoản xuất nhập khẩu hàng hóa về thuế và các điều khoản khác của cả hai nước nhập và xuất khẩu

Quan trọng, đối với nhà nhập khẩu hàng hóa, việc xác định được nguồn gốc hàng hóa sẽ giúp họ xác định được những ưu đãi đặc biệt được hưởng đối với lô hàng nhập khẩu theo quy định của nhà nước

Giả sử, khi nhà nhập khẩu nhập khẩu hàng hóa từ các nước trong khu vực ASEAN có C/O form D thì họ có thể được hưởng mức thuế ưu đãi đặc biệt theo quy định của nhà nước

Trong trường hợp nhà nhập khẩu là đơn vị thương mại, C/O như một bằng chứng rõ ràng, giúp nhà nhập khẩu chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa của mình đối với người mua hàng khi kết hợp với Chứng nhận chất lượng hàng hóa C/Q. Điều đó giúp tăng sự tin tưởng của khách hàng đồng thời tăng uy tín cho nhà nhập khẩu

Ngoài ra, giấy chứng nhận xuất xứ sẽ quyết định xem hàng từ nước đó có đủ tiêu chuẩn nhập khẩu vào Việt Nam không

Các mẫu Giấy chứng nhận xuất xứ C/O

Hiện nay có nhiều loại giấy chứng nhận C/O khác nhau phụ thuộc vào loại hàng hóa gì, được xuất/nhập khẩu từ nước nào mà được cấp mẫu chứng nhận xuất xứ tương ứng

Sau đây là một số mẫu C/O phổ biến:

• C/O form A – Mẫu C/O ưu đãi dùng cho hàng xuất khẩu của Việt Nam
• C/O mẫu B – Mẫu C/O không ưu đãi dùng cho hàng xuất khẩu của Việt Nam
• C/O form D – Dùng cho hàng xuất/nhập khẩu tới các nước trong khối ASEAN theo hiệp định CEPT
• C/O mẫu E – Dùng cho hàng hóa xuất/nhập từ nước thành viên của hiệp định kinh tế toàn diện ASEAN – Trung Quốc (ACFTA)
• C/O form EAV – Dùng cho hàng hóa xuất khẩu đi liên minh kinh tế Á-Âu
• C/O mẫu AK – C/O mẫu KV – Dùng cho hàng hóa giao thương giữa các nước trong khối ASEAN và Hàn Quốc theo hiệp định (AKFTA)
• C/O form AJ – Dùng cho xuất/nhập khẩu hàng hóa giữa các nước trong khối ASEAN và Nhật Bản
• C/O mẫu VJ – Dùng cho giao thương hàng hóa giữa Việt nam và Nhật Bản
• C/O form AI – Dùng cho giao thương hàng hóa giữa các nước ASEAN và Ấn Độ theo hiệp định (AIFTA)
• C/O mẫu AANZ – Dùng cho giao thương hàng hóa giữa các nước ASEAN – Australia – New Zealand theo hiệp định (AANZFTA)
• C/O form VC – Dùng trong giao thương hàng hóa giữa Việt Nam và Chile theo hiệp định (VCFTA)
• C/O mẫu S – Dùng cho hàng hóa xuất/nhập khẩu giữa Việt Nam và Lào
• C/O mẫu ICO – Dùng cho sản phẩm Cafe theo quy định của tổ chức cafe thế giới (ICO)

Xin C/O cho hàng hóa xuất khẩu ở đâu?

Hiện nay, Bộ công thương đã ủy quyền cho một số cơ quan, tổ chức cấp CO, CQ tại từng tỉnh thành trên cả nước.

Mỗi cơ quan được ủy quyền cấp một số loại C/O nhất định, ví dụ:

• VCCI: cấp C/O form A, B, AANZ, GSTP, DA59, TNK, Anexco III
• Các Phòng Quản lý XNK của Bộ Công thương: cấp C/O form A, D, E, AK, AJ, AI, VK, VJ, VC, S
• Các Ban quản lý KCX-KCN được Bộ Công thương ủy quyền: cấp C/O form D, E, AK…

Hướng dẫn khai báo CO điện tử

Đầu tiên, bạn truy cập Hệ thống quản lý và cấp chứng nhận xuất xứ điện tử của Chính phủ tại địa chỉ http://ecosys.gov.vn

Đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản và mật khẩu của doanh nghiệp đã đăng ký

I. Khai báo C/O

LƯU Ý: TẤT CẢ THÔNG TIN PHẢI KHAI BÁO BẰNG TIẾNG ANH HOẶC CHỌN SẴN CÁC THÔNG TIN CÓ TRÊN HỆ THỐNG

Bước I: Khai báo hồ sơ

• Doanh nghiệp chọn menu “ Khai báo C/O / Khai báo C/O” để khai báo hồ sơ C/O

• Ở Tab C/O bạn cần nhập đầy đủ các thông tin theo mẫu, lưu ý những trường bắt buộc được đánh dấu *
• Chọn Form C/O có sẵn trong hệ thống.

• Importing Country: Chọn nước nhập khẩu (chọn tên nước có sẵn trên hệ thống)
• Export DeclarationNumber và Export Declaration Attached: Nhập số hiệu tờ khai hải quan và đính kèm (nếu có)

Good consigned from: đây là phần dành cho thông tin Doanh nghiệp xuất khẩu,thông tin DN lấy từ hồ sơ doanh nghiệp

• Exporter’s Business Name: Tên Doanh nghiệp xuất khẩu
• Address line 1: ghi địa chỉ tiếng Anh của nhà xuất khẩu. Tối đa 70 ký tự.
• Address line 2: không bắt buộc, chỉ ghi khi Address line 1 quá 70 ký tự khi không thể khai hết ở line 1. Thường thì khai Quận/Huyện, Tỉnh/Thành phố vào Address line 2.

Good consigned to: đây là phần dành cho thông tin Doanh nghiệp nhập khẩu,thông tin DN lấy từ hồ sơ doanh nghiệp

• Consignee’s name: Tên đơn vị nhập khẩu hàng hóa
• Address line 1: ghi địa chỉ tiếng Anh của nhà nhập khẩu. Tối đa 70 ký tự.
• Address line 2: không bắt buộc, chỉ ghi khi Address line 1 quá 70 ký tự khi không thể khai hết ở line 1. Thường thì khai Quận/Huyện, Tỉnh/Thành phố vào Addressline 2.
• Country: nước nhập khẩu

Transport Type: Hình thức vận chuyển (chọn các hình thức có sẵn trong hệ thống)

Port of Loading: chọn các cảng trong nước (nước xuất khẩu) có sẵn trong hệ thống, có thể nhập các cảnh đi trong trường hợp hệ thống ko có sẵn.

Port of Discharge: chọn các cảng rỡ hàng(nước nhập khẩu) có sẵn trong hệ thống, chọn “others” nếu chưa rõ là cảng nào.

Vessel’s Name/Aircraft etc và Transportation document attached: Tên tàu và Bill vận chuyển(nếu có)

Departure date: Ngày tàu chạy

Phần hàng hóa:

• Chọn Add/UpdateItems để khai báo phần hàng hóa

• Exporting/Importing HS Code: chọn Mã HS xuất khẩu/nhập khẩu (chọn mã HS có sẵn trên hệ thống).
• Goods description: mô tả hàng hóa chi tiết.
• Origin Criterion: Tiêu chí xuất xứ (chọn các tiêu chí có sẵn trên hệ thống)
• Quantity/ Unit: số lượng hàng hóa. Chọn đơn vị tính có sẵn trên hệ thống.
• Gross Weight/ Unit: trọng lượng hàng hóa. Chọn đơn vị tính có sẵn trên hệ thống.
• Invoice Number/ Date: Số và ngày hóa đơn
• Mark and Number on package: ghi ký hiệu trên thùng(Không rõ ghi No Mark)
• Package Quantity: số thùng (Chọn đơn vị tính có sẵn trên hệ thống)
• FOB value: ghi rõ giá trị, mặc định là USD. Có thể chọn ngoại tệ khác.
• Tích chọn hoặc không tích ShowFOB Value on C/O để thông báo cho chuyên viên phòng là có muốn hiển thị trị giá FOB trên C/O giấy hay không

Chọn Save item sau khi khai báo để khai báo 1 dòng hàng, nếu có nhiều dòng hàng hóa thì khai tiếp rồi lại ấn add item.

Có thể ấn sửa hoặc xóa để sửa/ xóa dòng hàng hóa đã khai

Khai báo Third Country Invoicing/Exhibition/ Back to back C/O

• Third Country Invocing: Khai báo chi tiết CompanyName, Address, Country của bên hóa đơn thứ 3.
• Tương tự với Exhibition C/O và Back to back C/O.

Bước II: Tải lên các mục đính kèm

Khi khai báo C/O có các mục cho phép tải lên tài liệu đính kèm: Export Declaration Attached (Đính kèm tờ khai Hải quan), Transport documentattached (Đính kèm số vận đơn), Documentproving the origin status attached (Đính kèm bảng kê hàm lượng), Invoices Attached (Đính kèm hóa đơn).

Cách tải lên tài liệu đính kèm như sau:

• Ở mục cần tải lên tài liệu đính kèm, click chọn biểu tượng  sau đó chọn file cần upload từ máy tính
• Hệ thống hiển thị yêu cầu bạn nhập mã pin của thiết bị để ký lênfile đính kèm.
• Chọn  trong trường hợp cần sử dụng lại file đính kèm đã từng upload.
• Danh sách các file upload lên được hệ thống tự động sắp xếp theo ngày. Doanh nghiệp có thể chọn ngày đã upload file, rồi click đúp vào file cần chọn để thực hiện chọn file

Khi chọn file hoặc file đã upload thành công, link của file trên hệ thống sẽ được hiển thị ở ô bên cạnh:

Bước III: Ký và Gửi duyệt hồ sơ

• Sau khi nhập đầy đủ dữ liệu chohồ sơ khai báo C/O bạn click chọn nút   để gửi hồ sơ tới  Phòng xuất nhập khẩu

• Ký và Gửi duyệt hồ sơ C/O xong, hồ sơ C/O của doanh nghiệp sẽ được chuyển sang trạng thái GĐDN đã duyệt

• Trong trường hợp chưa muốn gửi thì ấn lưu để Lưu tạm, trong trường hợp này thì phòng XNK sẽ không nhận được hồ sơ của doanh nghiệp

Hướng dẫn thêm: Kiểm tra số C/O đã được cấp trên hệ thống

• Sau khi có số C/O Doanh nghiệp kết xuất in đơn xin C/O đã được cấp số và nộp cùng bộ hồ sơ theo yêu cầu Cơ quan quản lý cấp C/O

Bước IV: Hoàn thành khai C/O điện tử

Chỉnh sửa C/O

Trong giao diện Quản lý và tìm kiếm C/O phần II , Doanh nghiệp muốn chỉnh sửa hồ sơ nào có thể chọn nút   tại các dòng tương ứng để vào giao diện xem và chỉnh sửa hồ sơ.

Trường hợp C/O ở trạng thái lưu tạm và giám đốc doanh nghiệp đã duyệt

Trong trường hợp này, chuyên viên phòng XNK chưa xử lý hồ sơ. Trường hợp này doanh nghiệp có thể sửa hồ sơ và đợi kết quả phê duyệt từ phòng xuất nhập khẩu

Trường hợp C/O đã được xử lý

• Trong trường hợp này, chuyênviên phòng XNK đã xử lý hồ sơ của doanh nghiệp. Doanh nghiệp vẫn có thể sửa hồ sơ, nhưng phải đợi chuyên viên phòng XNK chấp nhận/từ chối nhữngchỉnh sửa của hồ sơ
• Nếu chuyên viên chấp nhận những yêu cầu chỉnh sửa của hồ sơ thì hồ sơ sẽ trở về trạng thái Chờ duyệt, thông tin trên hồ sơ sẽ là thông tin mới sửa của doanh nghiệp
• Nếu chuyên viên từ chối chỉnh sửa của hồ sơ thì trạng thái và thông tin trên hồ sơ sẽ như lúc chưa sửa
• Số C/O vẫn được giữ nguyên

Hủy C/O

• Doanh nghiệp có thể yêu cầu hủy C/O khi có các vấn đề phát sinh.
• Chọn Hủy C/O và chờ phòng XNK phê duyệt việc hủy C/O của doanh nghiệp.

C/Q – Certificate of Quality

Certificate of Quality (viết tắt: C/Q hay CQ) là giấy chứng nhận hàng hóa có chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn của nước sản xuất hoặc các tiêu chuẩn quốc tế như đã được nhà sản xuất công bố với hàng hóa đó

Kết hợp cùng với C/O, C/Q góp phần làm tăng sự tin tưởng giữa người bán và người mua cũng như tăng sự uy tín cho nhà cung cấp

Tuy nhiên, giấy chứng nhận CQ không bắt buộc phải có trong hồ sơ khai hải quan (trừ một số mặt hàng quy định bắt buộc phải có trong hồ sơ đăng ký)

Thông thường, CQ được các cơ quan độc lập có thẩm quyền như các cơ quan nhà nước có các thiết bị thẩm định chất lượng cấp

Trong khi đó, các nhà sản xuất chỉ có quyền công bố các tiêu chuẩn chất lượng và cung cấp các giấy tớ xuất xưởng

Hình thức chứng nhận chất lượng sản phẩm – CQ

Chứng nhận phù hợp Tiêu chuẩn

Chứng nhận phù hợp Tiêu chuẩn hay Chứng nhận tự nguyện là chứng nhận chất lượng sản phẩm phù hợp với tiêu chuẩn quy định tương ứng của nước sản xuất hoặc các tiêu chuẩn quốc tế

Chứng nhận này được cung cấp bởi nhà sản xuất một cách tự nguyện trừ khi có sự yêu cầu bắt buộc từ tổ chức/cá nhân mua hàng

Phương thức đánh giá sự phù hợp tiêu chuẩn là do tổ chức/cá nhân chứng nhận hợp chuẩn hoặc tổ chức/cá nhân công bố hợp chuẩn quyết định nhưng phải phù hợp với từng sản phẩm để đảm bảo độ chính xác

Chứng nhận phù hợp Quy chuẩn kỹ thuật

Chứng nhận phù hợp Quy chuẩn kỹ thuật hay Chứng nhận bắt buộc là việc chứng nhận chất lượng sản phẩm phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thật tương ứng, được thực hiện theo yêu cầu bắt buộc của cơ quan quản lý Nhà nước

Thông thường là các chứng nhận liên quan đến các vấn đề an toàn, vệ sinh, môi trường (Công bố hợp quy)

Phương thức đánh giá sự phù hợp quy chuẩn kỹ thuật được quy định tại quy chuẩn kỹ thuật tương ứng của Nhà nước

Xin C/Q cho hàng hóa ở đâu?

Bộ Công Thương Việt Nam và VCCI là 2 cơ quan có quyền cấp giấy chứng nhận chất lượng C/Q hiện hành

Trong đó, thời gian để được cấp giấy kiểm định chất lượng đối với hầu hết hàng hóa trung bình từ 3-5 ngày làm việc, riêng đối với các nhóm thực phẩm chức năng và thực phẩm bổ sung là khoảng 20 ngày làm việc

Tất cả tiêu chuẩn chất lượng đã được quy định rõ căn cứ vào nghị định số 20/2013/NĐ-CP của Chính phủ: Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ

>> Xem thêm: Các tiêu chuẩn thép phổ biến

Văn bản pháp lý của C/O và C/Q

Văn bản dưới đây là tổng hợp 3 văn bản của Chính Phủ về các quy định liên quan đến xuất xứ và chất lượng hàng hóa bao gồm:

• Luật tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật tại trang 1 – trang 11
• Nghị định số 127/2007/ NĐ-CP ngày 01/08/2007 của chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của luật tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật tại trang 13 – trang 28
• Nghị định số 19/2006/NĐ-CP về xuất xứ hàng hóa tại trang 29 – trang 35
• Quyết định số 24/2007/ QĐ-BKHCN ngày 28/09/2007 của bộ trưởng bộ khoa học và công nghệ về việc ban hành “Quy định về chứng nhận hợp chuẩn, chứng nhận hợp quy và công bố hợp chuẩn, công bố hợp quy.”

Bảng so sánh giữa CO CQ

Cách kiểm tra CO CQ nhanh

Sau đây là các yếu tố cần quan tâm khi kiểm tra CO CQ của một loại hàng hóa

Bên cạnh đó, bạn cần đối chiếu thông tin về khối lượng và tiêu chuẩn hàng hóa từ nhà sản xuất, thông tin nhà sản xuất, nhà nhập khẩu, các giấy chứng từ thay thế hoặc đi kèm tùy theo từng lô hàng như chứng nhận hợp quy (CC)

Nếu bạn chưa biết chứng nhận hợp quy là gì, tiếng anh là Certificate of Conformity (viết tắt là CC hoặc C/C), là hoạt động đánh giá và xác nhận chất lượng sản phẩm, hàng hóa phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật

Chứng nhận hợp quy được thực hiện theo sự thỏa thuận của tổ chức, cá nhân có nhu cầu chứng nhận với một bên chứng nhận thứ ba

Câu hỏi thường gặp