Cơ cấu tổ chức phòng pháp chế doanh nghiệp theo quy định

Cơ cấu tổ chức phòng pháp chế doanh nghiệp theo quy định

1. Pháp chế doanh nghiệp là gì?

Giải nghĩa từng từ, ta có “Pháp” ở đây là luật, là quy tắc, quy định; “Chế” bao hàm nghĩa là “tạo ra” và nghĩa là “điều tiết, kiểm soát”. Như vậy, vị trí Pháp chế Doanh nghiệp là vị trí có vai trò tạo ra các quy tắc, quy định trong nội bộ Doanh nghiệp, và điều tiết, kiểm soát hoạt động của Doanh nghiệp tuân thủ theo Luật, bao gồm Luật bên ngoài (Các văn bản pháp quy do nhà nước ban hành quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và các văn bản quy định, quy chế nội bộ do Doanh nghiệp ban hành để quản lý hoạt động nội bộ nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và loại trừ các rủi ro pháp lý trong kinh doanh.

Ở các nước, bộ phận pháp chế được doanh nghiệp thuê xử lý các vấn đề pháp lý của doanh nghiệp. Theo đó, bộ phận pháp chế doanh nghiệp thực hiện đầu tiên trách nhiệm pháp lý của công ty và thực hiện các giao dịch pháp lý thông thường.

Công việc của bộ phận pháp chế có thể bao gồm lưu trữ tài liệu, xem xét quan hệ lao động, kiểm tra bất động sản, hợp đồng, giấy phép công nghệ, thương hiệu, thuế và hồ sơ pháp lý, tranh tụng. Bộ phận pháp chế doanh nghiệp cũng có thể tạo ra các chính sách quản lý rủi ro và giáo dục các nhân viên khác để tránh rắc rối pháp lý hoặc làm thế nào để nhận ra vấn đề một cách nhanh chóng. Bộ phận pháp chế nên/sẽ ký hợp đồng thuê ngoài khi tham gia vào một thương vụ mới hoặc chứa đựng rủi ro cao.

2. Vai trò của bộ phận Pháp chế doanh nghiệp

Tạo và góp ý các quy chế nội bộ doanh nghiệp

Bộ phận pháp chế doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở vai trò xây dựng các quy chế, quy tắc quản lý nội bộ trong doanh nghiệp mà còn tham gia đóng góp ý kiến cho các nhà quản lý cấp cao. Cụ thể là họ sẽ trực tiếp soạn thảo, xây dựng bộ quy chế nội bộ, các văn bản quy định thông báo cho nhân viên. Trong trường hợp các nhà lãnh đạo, chủ sở hữu công ty xây dựng các dự thảo, điều lệ, hợp đồng lao động, nội quy lao động,... thì pháp chế doanh nghiệp cũng sẽ tham gia thẩm định, đóng góp ý kiến dưới góc độ pháp lý, đảm bảo đúng quy định của pháp luật.

Điều tiết, kiểm soát hoạt động pháp chế trong doanh nghiệp

Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, chắc chắn sẽ phát sinh nhiều vấn đề liên quan đến luật pháp. Ví dụ như việc vi phạm nội quy của cá nhân, phòng ban; kiến nghị sửa đổi, bổ sung văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc các vấn đề về tranh chấp quyền lợi trong và ngoài doanh nghiệp,...

Bộ phận pháp chế doanh nghiệp nói chung có vai trò điều tiết, giám sát và kiểm soát hoạt động của các bộ phận khác. Đảm bảo tất cả mọi hoạt động phải tuân thủ theo các quy định, quy chế nội bộ của doanh nghiệp và quy định của pháp luật. Họ cũng giúp nhà quản trị tham gia giải quyết tranh chấp để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp, người lao động hoặc thay mặt nhà lãnh đạo doanh nghiệp tham gia tố tụng, tham mưu.

3. Cơ cấu tổ chức phòng pháp chế doanh nghiệp theo quy định

Cơ cấu tổ chức của Ban gồm các phòng:

1. Phòng Tư vấn pháp lý;
2. Phòng Pháp lý Hợp đồng;
3. Phòng Pháp lý doanh nghiệp và Quản lý cổ đông.

Sơ đồ tổ chức của Ban pháp chế:

Cơ cấu tổ chức phòng pháp chế doanh nghiệp theo quy định

Mối quan hệ với các phòng/ban khác trong doanh nghiệp:

1. Hội đồng quản trị:

Là mối quan hệ cấp trên – cấp dưới, chịu sự chỉ đạo trực tiếp, toàn diện từ các thành viên Hội đồng Quản trị và tiếp nhận chỉ thị, thông tin kế hoạch liên quan đến công việc Phòng Quan hệ cổ đông, hạng mục đầu tư,..

2. Ban Tổng Giám đốc:

Là mối quan hệ cấp trên – cấp dưới, chịu sự chỉ đạo trực tiếp, toàn diện từ Ban Lãnh  đạo Doanh nghiệp tiếp nhận chỉ thị, thông tin kế hoạch liên quan đến công việc của Ban Pháp chế.

3. Ban Kinh doanh: 

• Tư vấn, hỗ trợ Ban Kinh doanh trong việc xây dựng các hợp đồng, văn bản pháp lý cũng như đưa ra các giải pháp pháp lý phục vụ cho hoạt động bán hàng, chăm sóc khách hàng và giải quyết khiếu nại, tranh chấp phát sinh.

4. Ban Kinh doanh chiến lược:

• Phối hợp đưa ra các chính sách bán hàng phù hợp với Quy định – pháp luật hiện hành;
• Phối hợp xây dựng các mẫu Hợp đồng, công văn, thông báo với khách hàng, đối tác …

5. Ban Tài chính: 

• Tư vấn, hỗ trợ Ban Tài chính trong việc xây dựng/ rà soát các hợp đồng, văn bản pháp lý cũng như đưa ra các giải pháp pháp lý phục vụ cho hoạt động điều hành nguồn vốn của Doanh nghiệp và các đơn vị thành viên.

6. Ban Kế toán: 

• Phối hợp trong việc quản lý phần vốn, cổ phần của Tập đoàn và các đơn vị thành viên.
• Hỗ trợ, tư vấn Ban Kế toán trong việc xây dựng/ rà soát các hợp đồng, văn bản pháp lý cũng như đưa ra các giải pháp pháp lý phục vụ cho hoạt động kế toán, kiểm toán của Doanh nghiệp và các đơn vị thành viên.

7. Ban Truyền thông & Marketing: 

• Tư vấn, hỗ trợ Ban Truyền thông và Marketing trong việc xây dựng/ rà soát các hợp đồng, văn bản pháp lý phát sinh từ hoạt động truyền thông, marketing của Doanh nghiệp và các đơn vị thành viên.

8. Ban Nhân sự: 

• Phối hợp trong công tác tuyển dụng, đào tạo và thẩm định nhân sự.
• Tư vấn, hỗ trợ Ban Nhân sự trong việc xây dựng/ rà soát các hợp đồng, văn bản pháp lý cũng như đưa ra các giải pháp pháp lý phục vụ cho hoạt động quản trị nhân sự, hoạt động quản lý bộ máy cơ cấu tổ chức, hoạt động đào tạo của Doanh nghiệp và các đơn vị thành viên.

Ngoài ra tùy từng đặc thù về cơ cấu tổ chức mỗi doanh nghiệp mà sẽ có mối liên hệ với các phòng ban khác.

Trên đây là các nội dung giải đáp của chúng tôi về Cơ cấu tổ chức phòng pháp chế doanh nghiệp theo quy định. Trong quá trình tìm hiểu, nếu như các bạn cần Công ty Luật ACC hướng dẫn các vấn đề pháp lý vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp.