Bộ chứng từ nhập khẩu gồm những gì

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là gì? Đây là thắc mắc chung của nhiều công ty, cá nhân khi bắt đầu tham gia hoạt động trao đổi hàng hóa với nước ngoài. Vì vậy, ACC đã tổng hợp tất cả các thông tin liên quan đến chứng từ xuất nhập khẩu trong bài viết dưới đây. Mời các bạn cùng đọc với chúng tôi!

Để xuất khẩu, nhập khẩu một mặt hàng nào đó thì bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa đóng vai trò vô cùng quan trọng. Theo đó, các chứng từ này là chứng từ chứa đựng thông tin về hàng hóa, vận chuyển, bảo hiểm và thanh toán nhằm chứng minh một sự việc, làm cơ sở cho việc nhận hàng, thanh toán và khiếu nại, bồi thường trong trường hợp có xung đột giữa hai bên.

Một bộ chứng từ xuất nhập khẩu sẽ có nhiều loại chứng từ khác nhau. Và mỗi loại chứng từ sẽ có chức năng và vai trò nhất định. Tuy nhiên, nhìn chung, chức năng chính của chứng từ xuất nhập khẩu là làm cho quá trình thanh toán trở nên minh bạch hơn và từ đó hỗ trợ việc trao đổi, khiếu nại trong trường hợp xảy ra tranh chấp giữa nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu.

Một bộ chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm nhiều loại chứng từ khác nhau. Và theo mặt hàng nhập khẩu, các quy định, bộ chứng từ giữa các lô hàng cũng có sự khác biệt. Sau đây là phần giải đáp thắc mắc về chứng từ xuất nhập khẩu mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn đọc:

Hợp đồng thương mại (Sales contract): Là văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán về các nội dung có liên quan như: Thông tin về người mua và người bán, thông tin về hàng hóa, điều kiện, phương tiện giao hàng, phương thức thanh toán,… : Là chứng từ do người xuất khẩu lập để đòi tiền người mua đối với lô hàng đã bán theo đúng thỏa thuận của hợp đồng. Chức năng chính của hóa đơn thương mại là chứng từ thanh toán. Vì vậy, trên hóa đơn này cần thể hiện rõ các nội dung như: Đơn giá, thành tiền, phương thức thanh toán, chi tiết ngân hàng thụ hưởng…
Packing list: là chứng từ thể hiện rõ lô hàng được đóng gói như thế nào. Nhờ loại chứng từ này, người đọc có thể biết được số kiện, trọng lượng, sức chứa của lô hàng...
Vận đơn: Chứng từ xác nhận hàng hóa đã được xếp lên phương tiện vận tải (thuyền hoặc máy bay). So với vận đơn gốc, chứng từ này còn có chức năng sở hữu với hàng hóa ghi trên đó. Tờ khai hải quan: Là chứng từ mà chủ hàng hoặc chủ phương tiện vận tải phải khai báo đầy đủ các thông tin chi tiết về lô hàng hoặc phương tiện khi xuất khẩu, nhập khẩu đến và rời khỏi lãnh thổ Việt Nam.

Hóa đơn chiếu lệ: có hình thức giống hóa đơn, nhưng không dùng để thanh toán. Vì nó không phải là văn bản đòi tiền. Thư tín dụng (L/C): Là thư tín dụng do ngân hàng phát hành theo yêu cầu của nhà nhập khẩu. Loại chứng từ này là sự cam kết với người bán về việc thanh toán một khoản tiền trong một thời hạn nhất định. Giấy chứng nhận bảo hiểm: Là văn bản do người bảo hiểm ký, cam kết bồi thường cho người được bảo hiểm. Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O): Là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp cho hàng hóa xuất khẩu được sản xuất tại nước đó. Giấy chứng nhận xuất xứ cho biết nguồn gốc của hàng hóa được sản xuất tại một vùng lãnh thổ hoặc quốc gia nhất định. Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật: Đây là loại giấy chứng nhận do cơ quan kiểm dịch động thực vật cấp để xác nhận lô hàng xuất nhập khẩu đã được kiểm dịch. Vai trò của loại giấy tờ này là ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh giữa các quốc gia và vùng lãnh thổ.

Ngoài các chứng từ trên, một số chứng từ khác cũng phải có trong bộ chứng từ xuất khẩu bao gồm:

Giấy chứng nhận chất lượng (CQ - Quality Certificate)
Giấy chứng nhận phân tích (CA)
Giấy chứng nhận vệ sinh
giấy chứng nhận khử trùng
Bảng dữ liệu an toàn (SDS)

Quy trình tạo chứng từ xuất nhập khẩu trải qua 5 bước chính như sau:

Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ hàng hóa: Trước khi làm thủ tục hải quan để xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ (như đã nêu ở trên) bằng cách in tờ khai sau đó điền đầy đủ các thông tin. Ngoài ra, bạn cũng có thể điền trực tiếp trên máy trước khi in. Bước 2 - Cài đặt Phần mềm Khai báo Hải quan VNACCS
Lưu ý: Nếu doanh nghiệp chưa cài đặt phần mềm khai báo hải quan VNACCS thì cần cài đặt phần mềm để thuận tiện cho việc khai báo và truyền tờ khai.
Bước 3 - Đăng ký thi chuyên (nếu có)
Trường hợp hàng hóa nhập khẩu thuộc danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu phải kiểm soát chuyên ngành, công ty phải hoàn thiện hồ sơ và khai báo với cơ quan kiểm soát theo quy định. Và nếu không, các công ty có thể bỏ qua bước này.

Bước 4 - Khai và gửi tờ khai
Sau khi tải phần mềm khai báo hải quan, doanh nghiệp có thể tiến hành khai và truyền tờ khai hải quan. Sau đó lấy phiếu giao hàng. Phiếu giao hàng là một trong những chứng từ quan trọng mà nhà nhập khẩu phải mang ra khỏi cảng để sau đó vận chuyển về kho của mình.
Bước 5 - Làm thủ tục với Chi cục Hải quan
Bước tiếp theo trong quy trình nhập khẩu là mở và xóa tờ khai. Quy trình mở tờ khai hải quan cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

Thẩm quyền giải quyết
Tuyên bố dòng chảy
Hóa đơn
Bảng kê hàng hóa
vận đơn
Các chứng từ cần thiết khác nếu cần (C/O, hóa đơn vận chuyển, giấy phép nhập khẩu,...). Sau khi xuất trình hồ sơ cho cơ quan hải quan, nếu xét thấy hồ sơ hợp lệ, cơ quan hải quan sẽ tiến hành thông quan trên hệ thống. Trên đây bạn sẽ giải đáp được một số thắc mắc về bộ chứng từ nhập khẩu mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn đọc. Simba mong rằng thông qua những tài liệu chia sẻ trong bài sẽ mang đến cho bạn đọc nhiều thông tin hữu ích giúp công việc kinh doanh xuất nhập khẩu diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn!