Các loại chứng từ sử dụng trong kế toán bán hàng mà bất kỳ kế toán viên nào cũng phải biết

Kế toán bán hàng là một trong những công việc bước đệm rất phù hợp với các bạn kế toán mới ra trường để có thể tích lũy kinh nghiệm thực tế như kinh nghiệm xử lý hóa đơn chứng từ, công nợ phải trả, khách hàng…, vì vị trí này không quá khó và không đòi hỏi nhiều kỹ năng cũng như nghiệp vụ kế toán.

Tuy nhiên, để có thể làm tốt công việc này, trước hết kế toán cần biết mình đang làm việc với những loại chứng từ nào. Trong bài viết hôm nay hãy cùng nhanh.vn tìm hiểu các loại chứng từ sử dụng trong kế toán bán hàng.

Đối với giao dịch bán hàng trong nước, bộ chứng từ kế toán bán hàng cần lưu ý bao gồm:

Hóa đơn GTGT (áp dụng đối với công ty nộp thuế GTGT khấu trừ). Đây là tài liệu cơ bản và bắt buộc đầu tiên.
Hóa đơn bán hàng (áp dụng đối với công ty nộp thuế GTGT trực tiếp hoặc kinh doanh mặt hàng không chịu thuế GTGT)
Phiếu xuất kho hoặc Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Có thể linh động theo đơn vị hoặc theo từng dòng xe khác nhau.
Phiếu xuất kho gửi đại lý bán hàng (nếu công ty bán qua đại lý). Báo cáo bán hàng; Danh mục bán lẻ hàng hóa và dịch vụ; Bảng thanh toán tiền hàng của đại lý (ký gửi). Các báo cáo này cũng tùy theo yêu cầu và quy trình của từng công ty mà khác nhau. Thẻ công tơ; Phiếu thanh toán ; Bảng kê thu chi hàng ngày
PV thừa, xuất kho, PV giảm giá hàng bán, PV hàng bán bị trả lại... và các loại PV khác theo đặc thù của từng đơn vị. Biên lai, ý kiến ​​Có…
Các tài liệu liên quan khác tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động và quy trình.
Xem thêm:

8 nghiệp vụ của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại

Bộ chứng từ kế toán bán hàng xuất khẩu

Đối với các giao dịch liên quan đến xuất nhập khẩu sẽ có chứng từ do nhà xuất khẩu cấp (invoice, packing list, CO…) (vấn đề này chúng tôi đang tìm hiểu). Hoặc là các chứng từ do người nhập khẩu làm (L/C), hoặc hai bên làm như: hợp đồng, tờ khai (chúng ta sẽ tìm hiểu ở các bài viết sau)... Như vậy, tùy vào vai trò của người bán hay người mua , nhưng việc chuẩn bị hồ sơ thì khác. Công ty đóng vai trò là người bán hàng thì phải chuẩn bị các giấy tờ sau:

Hợp đồng mua bán hàng hóa, chuyển đổi hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Hợp đồng này là sự thỏa thuận bằng văn bản giữa người mua và người bán về các nội dung có liên quan như: thông tin người mua và người bán, thông tin hàng hóa, điều kiện giao hàng, điều khoản thanh toán và các nội dung khác. Đây là cơ sở pháp lý rất quan trọng.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Là chứng từ do nhà xuất khẩu lập để “đòi” người mua về lô hàng đã bán theo các điều kiện đã thỏa thuận trong hợp đồng. Tờ khai hải quan: Là chứng từ kê khai hàng hóa xuất nhập khẩu với cơ quan hải quan để hàng hóa đủ điều kiện xuất khẩu, nhập khẩu vào một quốc gia. Với việc mua bán ở nước ngoài, đây là một thủ tục lớn và khá phức tạp.
Bằng chứng thanh toán qua ngân hàng
Hóa đơn thương mại
Chứng từ nộp thuế nhập khẩu
Các giấy tờ khác theo yêu cầu nghiệp vụ của từng công ty.

Trình tự lưu hành chứng từ giao dịch mua bán

Khi phát sinh hợp đồng kinh tế, căn cứ vào hợp đồng, kế toán lập hóa đơn bán hàng (hóa đơn GTGT). Hóa đơn GTGT dùng để xác định doanh thu và thuế GTGT đầu ra phải nộp cho Nhà nước. Hóa đơn được lập thành 3 liên, trên giấy than hoặc in 1 lần duy nhất: liên 1 (màu tím) lưu trên hóa đơn GTGT gốc, liên 2 (màu đỏ) giao cho khách hàng, liên 3 (màu xanh) lưu tại hóa đơn GTGT. công ty. Nếu khách hàng nhận nợ thì kế toán lập biên bản giao nhận hàng và giấy xác nhận công nợ, chứng từ này được lập thành 3 liên: Liên 1 (màu trắng) để bảo vệ kiểm tra khi xuất hàng ra khỏi kho, liên 2 (màu hồng) giao cho khách và liên 3 (màu xanh) để vào sổ. Nếu khách nộp tiền mặt thì kế toán lập phiếu thu, mỗi phiếu thu thường kèm theo bảng kê. Phiếu thu được kế toán lập thành 3 liên, ghi đầy đủ nội dung trên phiếu và ký nhận, sau đó giám đốc ký duyệt và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập kho thủ quỹ. Thủ quỹ giữ 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu tại nơi bỏ phiếu. Cuối ngày, các phiếu thu kèm theo chứng từ gốc để ghi vào sổ sách kế toán. Nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản, công ty sẽ nhận được giấy báo có của ngân hàng, chứng từ này là cơ sở để xác nhận số tiền thanh toán của khách hàng đã được chuyển vào tài khoản của công ty. Hi vọng bài viết đã cung cấp những kiến ​​thức hữu ích cho doanh nghiệp của bạn.