Hướng dẫn lập và ký chứng từ kế toán mới nhất

Chứng từ kế toán là gì? Việc lập và ký chứng từ kế toán hiện nay được pháp luật quy định như thế nào? -Kim Hoa (Tiền Giang)

Về vấn đề này, ACC xin trả lời như sau:

Theo khoản 3 điều 3 luật kế toán 2015, chứng từ kế toán là những giấy tờ, vật chuyển tải thông tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính đang phát sinh và đã kết thúc, làm căn cứ để ghi sổ kế toán.

Hướng dẫn lập và ký chứng từ kế toán theo Điều 118 Thông tư 200/2014/TT-BTC như sau:

- Mọi giao dịch kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của công ty đều phải là đối tượng của chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh từ nghiệp vụ đó.

Nội dung chứng từ kế toán phải đảm bảo đầy đủ các tiêu chí, rõ ràng, trung thực với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa, không viết tắt. Số tiền ghi bằng chữ phải tương ứng với số tiền ghi bằng số. - Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định đối với từng chứng từ. Đối với chứng từ được lập thành nhiều liên thì chỉ phải lập một lần cho các liên theo cùng một nội dung.

Trường hợp đặc biệt cần lập thành nhiều bản mà không thể ghi hết các tài liệu chứng minh trong một lần thì có thể lập thành hai bản nhưng phải bảo đảm sự thống nhất về nội dung và tính pháp lý của các tài liệu chứng minh.
- Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ thì mới có giá trị pháp lý. Đặc biệt, văn bản điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả chữ ký trên chứng từ phải được ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ hoặc bút chì, chữ ký trên chứng từ dùng để nộp tiền phải được ký vào từng liên.

Chữ ký của một người trên chứng từ kế toán phải phù hợp và giống với chữ ký được ghi theo quy định. Trong trường hợp không đăng ký được chữ ký thì chữ ký sau phải tương ứng với chữ ký của các lần trước.
- Công ty không có chức danh kế toán trưởng phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng hoặc ngân hàng, chữ ký của kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị này. Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn quy định đối với kế toán trưởng.
- Chữ ký của người đứng đầu công ty (Tổng giám đốc, Giám đốc hoặc người được ủy quyền), kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) và dấu của phiếu phải đúng với mẫu dấu và giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống với chữ ký của kế toán trưởng.
- Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) không được ký “ủy quyền” của người quản lý công ty. Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác.
- Công ty phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, kế toán, kế toán trưởng (và người được ủy quyền), tổng giám đốc (và người được ủy quyền).

Sổ đăng ký mẫu chữ ký cần được đánh số thứ tự, đóng dấu giáp lai và do lãnh đạo đơn vị (hoặc người được ủy quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba mẫu chữ ký vào sổ đăng ký.
- Người có quyền hoặc được ủy quyền ký chứng từ chứng từ thì không được ký chứng từ kế toán khi chưa đăng ký hoặc đăng ký chưa đầy đủ nội dung của chứng từ chứng từ chứng từ theo trách nhiệm của người ký chứng từ.
- Việc phân cấp ký chứng từ kế toán do Tổng giám đốc (Giám đốc) công ty quy định phù hợp với quy định của pháp luật, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ và bảo mật tài sản.