Các chứng từ kế toán bắt buộc

Chứng từ kế toán là những chứng từ làm căn cứ ghi các loại sổ kế toán. Vì vậy, kế toán cần hiểu chứng từ kế toán là gì? Chứng từ kế toán gồm những gì? Công ty cần những loại giấy tờ gì? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp thắc mắc trên. 

Theo khoản 3 điều 3 luật kế toán 2015, chứng từ kế toán là những giấy tờ, vật chuyển tải thông tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính đang phát sinh và đã kết thúc, làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
Chứng từ kế toán được lập theo trình tự, thủ tục và hình thức do pháp luật quy định. Theo quy định tại Điều 16 luật kế toán 2015, chứng từ kế toán phải có các nội dung sau:

Số văn bản
Tên, địa chỉ, số điện thoại công ty, tổ chức sản xuất và công ty nhận chứng từ. Tên tài liệu
Ngày, tháng, năm lập chứng từ
Nội dung nghiệp vụ kinh tế kết quả
Số lượng hàng hóa, đơn giá, thành tiền bằng số, tổng số tiền phải trả bằng số, bằng chữ của nghiệp vụ kinh tế. Chữ ký của người lập chứng từ và các bên liên quan trên chứng từ
Nội dung chứng từ kế toán phải tuân thủ quy định của pháp luật kế toán
Nội dung của chứng từ kế toán phải tuân thủ các quy định của Đạo luật Kế toán (Tác phẩm nghệ thuật).

Chứng từ thanh toán: phiếu thu, phiếu chi (nộp tiền mặt), giấy báo nợ, giấy báo có, sao kê tài khoản (thanh toán chuyển khoản),... Chứng từ lao động, tiền lương: bảng chấm công, bảng thanh toán lương, giấy tạm ứng lương,… Chứng từ nhập kho: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng phân công công việc thiết bị, công cụ dụng cụ,… Chứng từ mua bán: hóa đơn giá trị gia tăng, chứng từ mua vào, bán ra,…

Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, các loại chứng từ kế toán được phân loại theo một số tiêu thức sau:


- Phân loại theo công dụng chứng từ: Theo tiêu thức này, chứng từ kế toán bao gồm các loại sau:
Chứng từ thực hiện: lệnh xuất kho, lệnh nhập kho,… Chứng từ thực hiện: hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi,… Chứng từ thủ tục kế toán: Bảng kê chứng từ, chứng từ kế toán,.. Chứng từ liên hợp: Bảng kê kiêm phiếu xuất kho , phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ,… Phân loại theo nơi sản xuất chứng từ:
Các loại tài liệu thuộc phân loại này bao gồm:

Chứng từ nội bộ: phiếu lương, phiếu tạm ứng lương,... Chứng từ bên ngoài: chứng từ ngân hàng, hoá đơn mua hàng… Phân loại theo tính chất tổng quát của chứng từ
tài liệu chung
Việc phân loại chứng từ kế toán có ý nghĩa quan trọng
Việc phân loại chứng từ kế toán có ý nghĩa quan trọng (Hình ảnh minh họa)
Tài liệu gốc, tài liệu chi tiết
Sắp xếp theo số lần ghi trên chứng từ:
đăng ký độc thân
Voucher được lưu nhiều lần
Phân loại chứng từ theo nội dung nghiệp vụ kinh tế:
Chứng từ BHXH, tiền lương: Bảng chấm công, bảng thanh toán lương,… Chứng từ TSCĐ: báo cáo đánh giá TSCĐ,… Chứng từ tiền mặt: phiếu thu, phiếu chi,… Chứng từ nộp ngân sách: Tờ khai nộp NSNN, ... Một số loại giấy tờ khác…
Phân loại văn bản theo tính cấp thiết:
hành vi bình thường
chứng chỉ báo động
- Phân loại theo hình thức văn bản:

kiểm tra giấy
chứng từ điện tử
Theo Điều 17, Mục 1, Chương II, Luật Kế toán 2015, chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có đầy đủ nội dung theo quy định của chứng từ giấy và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa, không bị sửa đổi trong quá trình truyền đi. trên mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên các vật mang tin như băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán.
Khi sử dụng chứng từ điện tử phải đảm bảo bí mật, an toàn dữ liệu thông tin và ngăn chặn các hình thức sao chép, sử dụng thông tin trái quy định.
Khi sử dụng chứng từ điện tử để thực hiện các giao dịch kinh tế, chứng từ giấy chỉ dùng để ghi chép, kiểm tra, đối chiếu, không có giá trị thanh toán, giao dịch.
Chứng từ điện tử cũng là một loại chứng từ kế toán nếu có đầy đủ nội dung theo quy định

Phải chuẩn bị đầy đủ các chứng từ nếu có các giao dịch kinh tế, tài chính liên quan. Các quy định bắt buộc đối với chứng từ kế toán là gì?
Theo điều 18 mục 1 chương II luật kế toán 2015 thì việc lập chứng từ chứng minh phải theo mẫu và tuân thủ các quy định sau:

Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của đơn vị đều phải được ghi chép chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế tài chính. Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ, kịp thời, rõ ràng, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được cắt bớt, tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ phải liên tục, không ngắt quãng, phải gạch bỏ khoảng trắng.. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và được ghi sổ kế toán. Khi chứng từ kế toán viết sai phải hủy bỏ bằng cách gạch bỏ các chứng từ chứng minh viết sai. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định. Trường hợp phải lập nhiều chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung của các liên phải giống nhau. Người lập, người soát xét và những người khác ký chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.

Tác dụng của chứng từ trong kế toán doanh nghiệp? Chứng từ kế toán có tác dụng to lớn và không thể thiếu trong việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp.
Chứng từ kế toán là bước đầu tiên ghi chép sự phát sinh của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính, nó là căn cứ để ghi các nghiệp vụ vào sổ kế toán. Vì vậy, chứng từ kế toán chứng minh tính hợp pháp của giao dịch được ghi vào sổ kế toán.
Chứng từ kế toán là phương tiện để ban lãnh đạo công ty truyền đạt công việc cho các bộ phận thực hiện. Chứng từ kế toán còn là căn cứ để xác minh việc thực hiện nhiệm vụ trong sản xuất kinh doanh hàng ngày.
Chứng từ kế toán là bằng chứng pháp lý khi xảy ra tranh chấp, kiện tụng giữa các công ty với nhau hoặc giữa công ty với cơ quan pháp luật.
Đối với Nhà nước, chứng từ kế toán là cơ sở để đăng ký và kiểm soát việc chấp hành nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.
Chứng từ kế toán có ý nghĩa quan trọng trong công tác kế toán doanh nghiệp. Việc tìm hiểu chứng từ kế toán là gì và các quy định của pháp luật liên quan đến việc lập, kiểm soát và lưu trữ chứng từ kế toán là nhiệm vụ quan trọng và bắt buộc đối với mỗi kế toán viên.