Nên chứng thực ở UBND phường hay Văn phòng công chứng tư?

Theo quy định của pháp luật Nhà Nước Việt Nam; khi dịch thuật công chứng bắt buộc phải đem theo bản gốc để đối chiếu bản dịch.

Điều này giúp các cơ quan có thẩm quyền phát hiện được những trường hợp làm giả mạo giấy tờ trái pháp luật hoặc công chứng không đúng với sự thật với mục đích trục lợi cá nhân; dẫn đến tổn thất cho người khác.

Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của các tổ chức hành nghề công chứng. Theo quy định của Luật Công chứng hiện nay thì tổ chức hành nghề công chứng bao gồm phòng công chứng và văn phòng công chứng.

• Văn phòng công chứng: chỉ được thành lập mới ở những địa bàn chưa có điều kiện phát triển được văn phòng công chứng. Phòng công chứng sẽ do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập; là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp; có trụ sở; có con dấu; có tài khoản riêng.
• Phòng tư pháp: Căn cứ theo nhu cầu công chứng ở địa phương thì Sở Tư pháp sẽ chủ trì phối hợp với sở kế hoạch và đầu tư; sở tài chính; sở nội vụ để xây dựng đề án thành lập phòng công chứng và trình ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét quyết định.

2. Thời hạn giải quyết yêu cầu chứng thực

Thời hạn giải quyết yêu cầu chứng thực quy định tại Điều 2 Thông tư 01/2020/TT-BTP (có hiệu lực từ 20/4/2020) như sau:

Đối với những việc chứng thực tiếp nhận sau 15 giờ mà cơ quan thực hiện chứng thực không thể giải quyết và trả kết quả ngay trong ngày hoặc phải kéo dài thời hạn giải quyết theo quy định tại các điều 21, 33 và 37 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (sau đây gọi là Nghị định số 23/2015/NĐ-CP), thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

=> Như vậy, theo quy định nói trên thì trường hợp yêu cầu chứng thực được tiếp nhận sau 15 giời mà không thể giải quyết và trả kết quả ngay thì phải ghi phiếu hẹn trả kết quả. Luật không có quy định cụ thể về thời hạn giải quyết yêu cầu chứng thực.

3. Điều kiện để các loại giấy tờ và văn bản chứng thực có hiệu lực vô thời hạn

Các loại bản sao được công chứng và chứng thực từ bản gốc là các loại giấy tờ như: Giấy phép lái xe, bằng điểm, bằng cử nhân… sẽ có giá trị vô hạn, trừ trường hợp bản chính đã bị thu hồi, hủy bỏ.

Khác với các loại bản sao trên thì các loại bản sao được chứng thực từ các loại giấy tờ có thời hạn như: Giấy chứng minh thư nhân dân hay phiếu lý lịch tư pháp; giấy xác nhận tình trạng hôn nhân…  sẽ chỉ có thời hạn sử dụng trong thời gian là loại giấy tờ gốc còn hạn sử dụng.

Riêng đối với các tài liệu và giấy tờ; tài liệu hay hợp đồng mà có sự thay đổi trong quá trình sử dụng như các loại giấy tờ chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy phép đầu tư cùng sổ hộ khẩu… thì lúc sử dụng các bản sao cán bộ thụ lý còn có quyền yêu cầu bạn xuất trình bản chính (bản gốc) để đối chiếu chứ không yêu cầu bạn nộp bản sao công chứng mới.

4. Giấy tờ để chứng thực cần có những gì?

Khi đi công chứng; quý vị lưu ý chuẩn bị giấy tờ hồ sơ đầy đủ như sau:

a) Phiếu yêu cầu công chứng; trong đó có thông tin về họ tên; địa chỉ người yêu cầu công chứng; nội dung cần công chứng; danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng; họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng; thời điểm tiếp nhận hồ sơ;

b) Dự thảo hợp đồng, giao dịch;

c) Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng;

d) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;

5. Địa điểm thực hiện chứng thực

Theo quy định Điều 44 Luật Công chứng thì địa điểm thực hiện chứng thực như sau:

• Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 44.
• Việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.