Chứng thực học bạ ở đâu?

Việc chứng thực học bạ là điều cần thiết và đôi khi là điều bắt buộc trong cuộc sống hiện nay. Chúng ta không quá khó để bắt gặp ai đó cần cuốn sổ học bạ đi chứng thực. Vậy cụ thể Chứng thực học bạ ở đâu? Hãy cùng Luật ACC đi tìm hiểu nhé!

1. Chứng thực là gì?

Hoạt động chứng thực đã trở thành một công cụ có vai trò vô cùng quan trọng trong việc xác định tính chính xác và đảm bảo pháp lý của các hợp đồng giao dịch, mua bán,… từ đó đảm bảo được lòng tin, ngăn ngừa sự lừa dối giữa các bên chủ thể, không những thế chứng thực còn phòng ngừa tranh chấp, vi phạm pháp luật, góp phần ổn định xã hội. Bản chất của hoạt động chứng thực là Chứng nhận sự việc, chủ yếu chú trọng về mặt hình thức, không đề cập đến nội dung.

Các loại chứng thực:

Theo quy định của pháp luật, hoạt động chứng thực bao gồm ba loại sau, cụ thể:

– Thứ nhất, chứng thực bản sao từ bản chính: là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

– Thứ hai, chứng thực chữ ký: là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

– Thứ ba, chứng thực hợp đồng, giao dịch: là việc cơ quan có thẩm quyền chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

“Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

“Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc."

Như vậy, có thể hiểu là bản sao các giấy tờ như học bạ, bằng tốt nghiệp THPT, giấy khai sinh được công chứng như bạn nêu thì được gọi là bản sao chứng thực để chứng minh bản sao là đúng với bản chính chứ không phải là bản sao công chứng.

2. Học bạ là gì?

Học bạ là hồ sơ gốc ghi lại toàn bộ quá trình học tập của học sinh, bao gồm điểm số, hạnh kiểm và thái độ học tập, được dùng làm căn cứ để đánh giá quá trình chuyển cấp của từng học sinh.

Chính vì vậy, có thể nói rằng, học bạ là một loại giấy tờ vô cùng quan trọng trong cuộc đời của mỗi học sinh. Nó có liên quan đến quá trình chuyển cấp hoặc xếp lớp học sau này cho học sinh.

Các thông tin của học sinh trong học bạ cũng là một trong những tiêu chí để đánh giá liệu học sinh đó có đủ năng lực, đủ điều kiện để được xét tuyển chọn vào trong một ngôi trường học sau này hay không. Chính vì thế mà công chứng học bạ là một trong những loại giấy tờ bắt buộc các thí sinh phải có để đi làm thủ tục nhập học, ngoài ra còn thường được áp dụng để làm căn cứ xin học bổng, VISA để theo học tập một trường trên nước ngoài.

Công chứng học bạ bạn cần phải lưu ý các vấn đề sau:

Học bạ hợp lệ là học bạ phải bao gồm đầy đủ các thông tin trong cả 3 năm học Trung học phổ thông (từ năm lớp 10 đến năm lớp 12).

Học bạ phải có xác nhận, chữ ký của Ban giám hiệu nhà trường và của giáo viên chủ nhiệm đối với từng năm học tại trường Trung học phổ thông.

Bắt buộc phải mang theo bảo gốc để đối chiếu khi đi công chứng học bạ. Hồ sơ công chứng của bạn sẽ bị trả về nếu khi đi công chứng mà bạn lại không mang theo học bạ gốc vì không đủ điều kiện để công chứng học bạ.

Công chứng học bạ phải có đầy đủ các điều kiện sau đây thì mới được coi là bản hợp lệ: có đầy đủ các loại chữ ký của người công chứng và lãnh đạo phê duyệt; có dấu giáp lai và mộc đảm bảo của văn phòng công chứng có thẩm quyền.

3. Chứng thực học bạ ở đâu?

Căn cứ theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP, việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực, trừ trường hợp chứng thực di chúc, chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký mà người yêu cầu chứng thực già yếu, không thể đi lại được, đang bị tạm giam, tam giữ, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác

Cơ quan có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính được quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Theo đó, cá nhân có nhu cầu chứng bản sao có thể đến các cơ quan có thẩm quyền sau đây:

Thứ nhất: Phòng tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố (Sau đây gọi tắt là Phòng tư pháp)

Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định Phòng tư pháp có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các giấy tờ sau:

– Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

– Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

– Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;

– Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

– Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.

Trong đó, Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các giấy tờ trên, đồng thời ký chứng thực và đóng dấu của Phòng tư pháp.

Thứ hai: Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã)

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, Uỷ ban nhân cấp xã có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các giấy tờ sau:

– Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;

–  Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;

–  Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

–  Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;

–  Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;

– Chứng thực di chúc;

– Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;

– Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản theo quy định của pháp luật.

Trong đó, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.

Thứ ba: Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các giấy tờ sau:

– Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

– Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

– Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;

Trong đó, Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự sẽ thực hiện việc ký chứng thức và đóng dấu của cơ quan đại diện.

Thứ tư: Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận; Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch.

Công chứng viên ký chứng thực và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng (Phòng công chứng và Văn phòng công chứng).

Như vậy, cá nhân có nhu cầu chứng thực bản sao sổ hộ khẩu có thể đến Phòng tư pháp, Uỷ ban nhân cấp xã, Cơ quan đại diện hoặc Tổ chức hành nghề công chứng để được chứng thực theo quy định của pháp luật.

Trong trường hợp, người yêu cầu chứng thực già yếu,  không thể đi lại, đang bị tạm giam, tam giữ, đang phải thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác thì cán bộ Phòng tư pháp, Uỷ ban nhân dân cấp xã, Cơ quan đại diện, Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đến nơi ở của người yêu cầu chứng thực để chứng thực các giấy tờ trên.

4. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định

Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.

Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.

Thứ hai: Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.

Thứ ba: Tiến hành chứng thực 

Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì thực hiện chứng thực như sau:

– Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;

– Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.

Trên đây là nội dung tư vấn của Luật ACC về Chứng thực học bạ ở đâu? Chúng tôi đã lựa chọn, tổng hợp và phân tích những vấn đề pháp lý liên quan nhất , hy vọng đem đến những kiến thức hữu ích cho bạn. Trong quá trình tham khảo bài viết nếu còn nội dung nào chưa rõ bạn vui lòng phản hồi hoặc liên hệ với chúng tôi theo thông tin phía dưới để được kịp thời hỗ trợ.