Chứng thực điện tử ở đâu?

Từ trước đến nay, khi nhắc đến vấn đề chứng thực bản sao thì mọi người đều nghĩ đến việc phải ra trực tiếp trụ sở UBND có thẩm quyền hoặc các tổ chức có thẩm quyền chứng thực để thực hiện. Tuy nhiên, hiện nay đã xuất hiện hình thức chứng thực điện tử. Hình thức chứng thực điện tử được xây dựng với mục đích nhằm tiết kiệm thời gian và tạo điều kiện thuận lợi cho người có nhu cầu chứng thực. Vậy có thể chứng thực điện tử ở đâu? ACC mời bạn tham khảo bài viết sau:

Chứng thực điện tử ở đâu?

1. Chứng thực điện tử là gì?

Chứng thực điện tử là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính.

Mỗi người dân nên tạo cho mình một tài khoản trên dịch vụ công quốc gia để việc  thực hiện các thủ tục hành chính một cách nhanh gọn, tiện ích, minh bạch. Một trong số đó là việc thực hiện chứng thực điện tử. Điều này thể hiện sự phát triển trong việc quản lý thủ tục hành chính của nhà nước, đổi mới trong thời kỳ kinh tế hội nhập và phát triển.

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP thì các thủ tục hành chính được thực hiện, thao tác, tiến hành trên môi trường điện tử cũng có giá trị pháp lý như các hình thức thủ tục hành chính khác theo quy định hiện hành.

Như vây bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật quy định khác.

Do đó mỗi người dân, các doanh nghiệp có thể yên tâm khi sử dụng dịch vụ chứng thực điện tử. Mặc dù chưa phổ biến ở thời điểm hiện tại, nhưng trong tương lai người dân, các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ chứng thực bản sao điện tử này sẽ tiện ích hơn là đến trực tiếp văn phòng, cơ quan để thực hiện thủ tục chứng thực.

2. Chứng thực điện tử ở đâu?

Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thẩm quyền chứng thực bản sao điện tử từ bản chính như sau:

- Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức của Việt Nam; cơ quan, tổ chức của nước ngoài; cơ quan, tổ chức của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.

- Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.

3. Chứng thực điện tử được tiến hành như thế nào?

Vấn đề thứ nhất: Đối với các giấy tờ, tài liệu liên quan đến việc chứng thực, quản lý dân cư, hộ tịch,… chưa được số hóa, lưu giữ, chia sẻ thông tin trên Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công, Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh, tùy theo nhu cầu chứng thực của các cá nhân, tổ chức thì các  cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao điện tử theo hai cách:

Một là,  Cấp bản sao điện tử từ sổ gốc;

Hai là, Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính của giấy tờ hoặc tài liệu.

Vấn đề thứ hai: Khi các tổ chức, cá nhân yêu cầu chứng thực bản sao điện tử về bản chính, thẩm quyền, địa điểm, tài liệu, chứng từ làm cơ sở thực hiện, trách nhiệm thực hiện của người đề nghị cấp chứng chỉ và người chứng nhận, việc gia hạn thời gian và thời hạn thực hiện, phí và hệ thống lưu trữ và chi phí dựa trên luật liên quan đến việc chứng thực từ bản gốc. Thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được thực hiện như sau:

Các cá nhân, tổ chức yêu cầu chứng thực phải cung cấp được các hồ sơ, tài liệu gốc để làm căn cứ công chứng bản sao. Nếu yêu cầu chứng thực mà có các văn bản, tài liệu gốc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng, chứng thực thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi xin chứng thực.

Các cá nhân, tổ chức phải kiểm tra bản chính, chụp bản chính theo phương thức điện tử, nhập bản sao có chứng thực từ bản chính và chứng thực chữ ký số của người được chứng thực, cơ quan có trách nhiệm chứng thực và gia hạn.

Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính dạng văn bản giấy theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Sau đó cơ quan có thẩm quyền tử gửi bản sao điện tử đã được ký số vào kho quản lý và lưu trữ dữ liệu điện tử tại Cổng dịch vụ công quốc gia. Đối với trường hợp khi cá nhân, tổ chức yêu cầu chứng thực nhưng lại chưa có tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia, thì các cơ quan có thẩm quyền phải gửi bản sao điện tử đã được ký số cho tổ chức, cá nhân qua địa chỉ thư điện tử do tổ chức, cá nhân cung cấp.

Vấn đề thứ ba: Các cá nhân, tổ chức đăng ký chứng thực điện tử trên Cổng dịch vụ công quốc gia được thực hiện như sau

Bước 1: Các cá nhân, tổ chức yêu cầu chứng thực điện tử cần truy cập vào website https://dichvucong.gov.vn/, sau đó ấn chọn mục Dịch vụ công trực tuyến / Dịch vụ công nổi bật

Bước 2: Sau khi truy cập vào được giao diện của phần mềm thì ấn chọn phần dịch vụ công nổi bật. Cụ thể là ở  phần các thanh tác vụ trên website, chọn mục “Thông tin dịch vụ” và chọn “Dịch vụ công nổi bật”

Bước 3: Các cá nhân, tổ chức yêu cầu chứng thực bắt đầu lựa chọn dịch vụ chứng thực cho phù hợp với nhu cầu của mình. Cụ thể như sau:

Sau khi ta ấn chọn  “Dịch vụ công nổi bật”  trên màn hình sẽ xuất hiện ra các dịch vụ để người dân lựa chọn. Tùy thuộc vào nhu cầu mà các cá nhân, tổ chức muốn chứng thực nội dung gì thì sẽ lựa chọn thủ tục, dịch vụ chứng thực đó cho phù hợp.

Bước 4: Sau khi chọn được thủ tục thực hiện thì các cá nhân, tổ chức điền các thông tin mà phần mềm này yêu cầu: