Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Người dân thường gọi là sao y bản chính còn dưới góc độ pháp lý thì thuật ngữ này được dùng là chứng thực hay thủ tục tục chứng thực bản sao. Liệu có sự khác biệt giữa bản sao từ sổ gốc và bản sao y công chứng hay không? Quy trình thực hiện thủ tục sao y công chứng như thế nào? Có quá khó khăn hay không?
chứng thực chữ ký sao y bản chính
1. Khái niệm sao y, sao y bản chính
Về sao y bản chính, văn bản hiện hành đang điều chỉnh lĩnh vực này là Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Trên thực tế, thuật ngữ thường được sử dụng trong các văn bản pháp luật không phải là thuật ngữ "Sao y bản chính". Sao y bản chính là cách nhiều người hay sử dụng để nói nôm na cho việc tạo ra một văn bản, tài liệu khác có nội dung và thể thức y hệt bản gốc hoặc bản chính, sử dụng nhiều thành ra quen miệng. Còn nếu chuẩn ngôn ngữ luật thì chỉ có "Sao y" thôi.
Sao y là việc chủ thể thẩm quyền thực hiện việc tạo ra một hoặc nhiều bản sao có đầy đủ nội dung và chính xác như bản gốc hoặc bản chính và tuân theo thể thức, kỹ thuật trình bày luật định. Theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, sao y bao gồm các hoạt động sau: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử. Trong đó:
- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc/bản chính văn bản giấy sang giấy.
- Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.
- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức (ví dụ như hoạt động scan tài liệu).
Tài liệu để tiến hành sao y bao gồm có hai loại là Bản gốc hoặc Bản chính được tạo ra từ bản gốc. Nhắc đến hai khái niệm Bản gốc và Bản chính, đôi khi chúng ta bị nhầm lẫn đây là cũng một loại tài liệu nhưng trong thực tế công tác văn thư, lưu trữ, đây là hai khái niệm riêng biệt. Cụ thể:
Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP có giải thích hai khái niệm này như sau:
- Bản gốc văn bản là bản đầu tiên, là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử. Tức là người có thẩm quyền sẽ chỉ ký một lần trên bản gốc này.
- Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. Có thể có nhiều bản chính nhưng chỉ có một bản gốc. Trong bản chính sẽ không có chữ ký "tươi" của người có thẩm quyền mà có khả năng chỉ có dấu. Các bản chính này đều có hiệu lực pháp lý như nhau. Hoạt động tạo các bản sao từ bản chính nêu trên chính là công tác "sao y bản chính" mà chúng ta hay sử dụng.
Trong thực tiễn, sao y là một trong các hoạt động nằm trong nội dung công tác văn thư diễn ra trong nội bộ các cơ quan, đơn vị, tổ chức nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp.
2. Sao y bản chính cần những giấy tờ gì?
Khi sao y cần tài liệu hai loại là bản gốc hoặc bản chính được tạo ra từ bản gốc.
Điều 3 Nghị định 30/2020 có giải thích về bản chính, bản gốc như sau:
- Bản gốc văn bản là bản đầu tiên, là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số nếu là văn bản điện tử. Có nghĩa là, người có thẩm quyền sẽ chỉ ký một lần trên bản gốc này.
- Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
Bản chính có thể có nhiều bản, nhưng chỉ có 01 bản gốc.
3. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính?
- Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Thông tư 01/2020/TT-BTP, người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực. Nếu người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.
- Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản và không thuộc các trường hợp bản chính không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao theo quy định tại Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, sau đó thực hiện việc chứng thực theo quy định sau:
+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;
+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai. Sau đó ghi số chứng thực theo từng loại giấy tờ được chứng thực; không lấy số chứng thực theo lượt người yêu cầu chứng thực.
Hy vọng bài viết trên đã cung cấp những thông tin chi tiết và cụ thể về chứng thực chữ ký sao y bản chính. Nếu có những câu hỏi hay thắc mắc liên quan đến các vấn đề pháp lý hãy liên hệ Công ty Luật ACC để được tư vấn và hỗ trợ. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.
Nội dung bài viết:
Bình luận