Chức năng nhiệm vụ của bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán đóng vai trò quan trọng đối với tính hiệu quả và chất lượng của công tác kế toán tại mỗi doanh nghiệp. Để xây dựng một mô hình tổ chức kế toán hiệu quả, gọn nhẹ, khoa học, và phù hợp với doanh nghiệp, chúng ta cùng tìm hiểu vấn đề này.

Chức năng nhiệm vụ của bộ máy kế toán

1. Tầm quan trọng của tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp:

Mọi doanh nghiệp, không kích thước nào, đều cần một bộ máy kế toán, thường được gọi là phòng/ban/bộ phận kế toán. Bộ máy này giống như mạch máu của doanh nghiệp, tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững.

Bộ máy kế toán bao gồm cán bộ, nhân viên kế toán và các phương tiện kỹ thuật, thiết bị cần thiết. Nó giúp doanh nghiệp quản lý và phát triển chủ động và hợp pháp. Kế toán cung cấp thông tin cho quản lý đánh giá tình hình tài chính, từ đó đưa ra hướng phát triển và tăng cường lợi nhuận.

Tổ chức bộ máy kế toán là sắp xếp và phân công công việc cho từng kế toán viên, cũng như tổ chức chuyển động chứng từ trong phòng kế toán.

Theo quy định pháp luật, doanh nghiệp phải bố trí đủ người làm kế toán để đảm bảo tuân thủ Luật Kế toán. Số lượng này phụ thuộc vào quy mô, yêu cầu quản lý, và độ phức tạp của công việc.

Tổ chức bộ máy kế toán không chỉ cảnh báo về các chỉ số tài chính không tốt mà còn giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định trong các thay đổi nhân sự.

2. Cơ sở và các căn cứ xây dựng:

Tổ chức bộ máy kế toán là công việc quan trọng của mọi doanh nghiệp, nhưng cách thức xây dựng nó có thể khác nhau. Khối lượng công việc kế toán là cơ sở quan trọng và đầu tiên để xây dựng bộ máy kế toán.

Khối lượng công việc kế toán bao gồm các giai đoạn và công việc nghiệp vụ mà cán bộ kế toán thực hiện để thu thập, ghi chép, kiểm tra, kiểm soát và báo cáo thông tin về hoạt động kinh tế, tài chính.

Theo giai đoạn hạch toán, khối lượng công việc kế toán được thể hiện thông qua các công việc cụ thể như lập chứng từ, phân loại thông tin, và xử lý số liệu.

Khối lượng công việc kế toán phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, phạm vi địa bàn, ngành nghề, yêu cầu quản lý, và mức độ phức tạp của công việc.

Các đơn vị phải xác định cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán phù hợp dựa trên căn cứ khách quan và chủ quan, bao gồm lĩnh vực hoạt động, quy mô, đặc điểm tổ chức, trình độ chuyên môn của cán bộ, và sử dụng công nghệ thông tin.

Ví dụ, doanh nghiệp thương mại tập trung vào kế toán bán hàng, kho, tiền mặt và công nợ, trong khi sản xuất có trọng điểm ở quản lý chi phí và giá thành.

Các yếu tố như biên chế, trình độ chuyên môn của cán bộ, trình độ trang bị kỹ thuật, và mức độ phân cấp quản lý cũng ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán.

Như vậy, để xây dựng một bộ máy kế toán hiệu quả, việc hiểu rõ khối lượng công việc và các yếu tố ảnh hưởng là quan trọng để đưa ra quyết định tổ chức phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp.

3. Chức năng của phòng kế toán

• Hoàn thành các công việc liên quan đến tài chính, kế toán theo quy định của Nhà nước.
• Hạch toán đầy đủ, chính xác và kịp thời vốn và nợ.
• Hạch toán các khoản thu chi và hiệu quả kinh doanh theo chính sách của công ty.
• Lên kế hoạch tài chính, kinh doanh theo tháng, quý, năm.
• Góp ý với ban giám đốc về việc chỉ đạo, kiểm tra, quản lý và giám sát quá trình chấp hành các chế độ tài chính nội bộ của công ty và Nhà nước.
• Theo dõi và phản ánh với ban quản lý về sự vận động vốn cũng như các vấn đề liên quan.
• Kết hợp với các phòng ban khác để quản lý thông tin một cách hiệu quả.

Ngoài ra, phòng kế toán còn có trách nhiệm quản lý tất cả các hoạt động liên quan đến kế toán và tài chính trong doanh nghiệp, như lập các báo cáo tài chính, bảng lương, hóa đơn, thanh toán của khách hàng, và được tổ chức và điều hành bởi một nhóm kế toán viên chuyên nghiệp, có trình độ chuyên môn cao.

4. Nhiệm vụ của phòng kế toán

• Hạch toán các khoản thu chi của doanh nghiệp: vốn, doanh thu, chi phí, công nợ, các tài sản cố định (công cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu…).
• Tham gia vào quản lý việc cho vay và các khoản đầu tư tài chính.
• Góp ý với ban giám đốc về việc chỉ đạo, kiểm tra, quản lý và giám sát quá trình chấp hành các chế độ tài chính nội bộ của công ty và Nhà nước.
• Lập báo cáo về tài chính để phục vụ cho các hoạt động trong công ty và các cơ quan bên ngoài như Ngân hàng, cơ quan thuế.
• Quản lý tất cả các hoạt động liên quan đến kế toán và tài chính trong doanh nghiệp, như lập các báo cáo tài chính, bảng lương, hóa đơn, thanh toán của khách hàng.
• Phối hợp với các phòng ban khác để quản lý thông tin một cách hiệu quả.

Phòng kế toán không chỉ tập trung vào việc tuân thủ các yêu cầu của pháp luật, họ còn đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi doanh thu, các chi phí phát sinh trong doanh nghiệp. Phòng kế toán thường được tổ chức và điều hành bởi một nhóm kế toán viên chuyên nghiệp, có trình độ chuyên môn cao

5. Quyền hạn của phòng kế toán

• Độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán: Phòng kế toán có quyền độc lập trong việc thực hiện các nghiệp vụ kế toán và tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán.
• Quản lý tài chính: Phòng kế toán có trách nhiệm quản lý tất cả các hoạt động liên quan đến kế toán & tài chính trong doanh nghiệp.
• Lập kế hoạch và báo cáo tài chính: Phòng kế toán lập kế hoạch tài chính, quản trị tài chính, báo cáo tài chính và xây dựng chiến lược kinh doanh ngắn hạn, dài hạn.
• Quản lý rủi ro tài chính và kiểm toán: Phòng kế toán có trách nhiệm quản lý các rủi ro tài chính và hỗ trợ các kiểm toán viên trong quá trình kiểm toán hàng năm.
• Phối hợp với các phòng ban khác: Phòng kế toán có quyền yêu cầu các bộ phận, phòng ban khác trong công ty cung cấp các hồ sơ, tài liệu, chứng từ có liên quan đến công tác kế toán để tổng hợp và lập báo cáo.
• Kiểm tra và báo cáo vi phạm: Phòng kế toán có quyền kiểm tra việc thực hiện công tác tài chính kế toán trong doanh nghiệp và báo cáo các hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực tài chính kế toán.

Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi doanh thu, các chi phí phát sinh trong doanh nghiệp và đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của pháp luật. Họ cũng chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về những số liệu báo cáo và tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ kết quả hoạt động tài chính của công ty.

6. Công việc phòng kế toán

Công việc của phòng kế toán bao gồm nhiều nhiệm vụ quan trọng và đa dạng, đây là những công việc cụ thể mà phòng kế toán thường xuyên thực hiện:

• Hạch toán và quản lý các khoản thu chi: Đây là công việc cơ bản nhất của phòng kế toán, bao gồm việc theo dõi và ghi chép tất cả các giao dịch tài chính, từ doanh thu, chi phí, công nợ, đến các tài sản cố định.
• Lập báo cáo tài chính: Phòng kế toán có trách nhiệm lập các báo cáo tài chính định kỳ như báo cáo lãi lỗ, bảng cân đối kế toán, và báo cáo dòng tiền để phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp.
• Quản lý và kiểm soát ngân sách: Phòng kế toán cần đảm bảo rằng ngân sách được sử dụng một cách hiệu quả và tuân thủ các quy định tài chính.
• Thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến thuế: Bao gồm việc tính toán, khai báo và nộp thuế cho cơ quan thuế theo đúng quy định.
• Quản lý công nợ: Theo dõi và quản lý các khoản nợ phải thu và nợ phải trả, đảm bảo rằng các khoản nợ được thu hồi kịp thời và các khoản nợ phải trả được thanh toán đúng hạn.
• Phối hợp với các phòng ban khác: Làm việc chặt chẽ với các phòng ban khác trong công ty để cung cấp thông tin tài chính cần thiết cho việc ra quyết định và hoạch định chiến lược.

Ngoài ra, phòng kế toán còn có trách nhiệm trong việc đánh giá và quản lý rủi ro tài chính, cũng như hỗ trợ các kiểm toán viên trong quá trình kiểm toán hàng năm. Phòng kế toán thường được tổ chức và điều hành bởi một nhóm kế toán viên chuyên nghiệp, có trình độ chuyên môn cao.