Chữ ký số của doanh nghiệp là gì? Quy định pháp luật sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp

Chữ ký số của doanh nghiệp là khái niệm không còn mới của nhiều doanh nghiệp, nhưng để làm rõ nhất khái niệm, các quy định pháp luật liên quan. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn đọc hiểu hơn các điều trên. 

1. Chữ ký số doanh nghiệp là gì?

    Chữ ký số doanh nghiệp là chữ ký trên môi trường điện tử, có giá trị pháp lý như con dấu của doanh nghiệp . Theo Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo  ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác việc biến đổi được tạo ra bằng đúng khoá bí mật tương ứng với khoá công khai trong cùng một cặp khoá. 

Bên cạnh đó Luật doanh nghiệp năm 2020 ghi nhận con dấu của doanh nghiệp có 2 hình thức bao gồm: con dấu doanh nghiệp được làm ở cơ sở khắc dấu và dấu của doanh nghiệp theo hình thức chữ ký số. 

2. Những thông tin cần có đối với chữ ký số doanh nghiệp

    Những thông tin quan trọng và cần thiết để xác định và xác thực chữ ký số cho doanh nghiệp, cụ thể sau: 

• Tên của doanh nghiệp: Đây là tên chính thức của tổ chức hoặc doanh nghiệp, cần phải được ghi chính xác để xác định danh tính của doanh nghiệp trong chữ ký số.
• Số hiệu chứng thư số (Serial number): Đây là một mã số duy nhất được cấp cho chứng thư số của doanh nghiệp. Nó giúp xác định và phân biệt chứng thư số của mỗi doanh nghiệp.
• Thời hạn có hiệu lực của chứng thư: Đây là thời gian chứng thư số sẽ có hiệu lực. Sau thời gian này, chứng thư sẽ hết hạn và cần phải được gia hạn để tiếp tục sử dụng.
• Khóa công khai của chứng thư số: Đây là một phần của cặp khóa mật mã (khóa công khai và khóa bí mật) được sử dụng để tạo và xác thực chữ ký số. Khóa công khai được sử dụng để mã hóa thông điệp hoặc xác định chữ ký, trong khi khóa bí mật được sử dụng để giải mã hoặc xác thực chữ ký.
• Tên của Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cho doanh nghiệp: Đây là tên của tổ chức hoặc công ty cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cho doanh nghiệp.
• Chứng thư số của Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng: Đây là chứng thư số của Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số, được công bố công khai để các bên có thể xác minh và tin cậy vào chữ ký số doanh nghiệp.

3. Quy định của pháp luật sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp

    Theo quy định tại Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, giá trị pháp lý của chữ ký số được quy định như sau:

• Văn bản cần có chữ ký của tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan: Khi pháp luật yêu cầu văn bản cần có chữ ký của tổ chức, doanh nghiệp, hoặc cơ quan, chữ ký số được xem là có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký truyền thống trên giấy tờ. Điều này có nghĩa là chữ ký số đó có thể được sử dụng để xác định và xác thực văn bản, và nó phải được bảo vệ an toàn theo quy định.
• Văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức: Trong trường hợp pháp luật yêu cầu văn bản cần được đóng dấu của cơ quan hoặc tổ chức, chữ ký số của doanh nghiệp hoặc tổ chức được xem là có giá trị pháp lý tương đương với con dấu truyền thống. Điều này có nghĩa là chữ ký số của doanh nghiệp hoặc tổ chức có thể được sử dụng để xác định và xác thực văn bản, và nó cũng phải được bảo vệ an toàn theo quy định.
• Với doanh nghiệp mới thành lập: Doanh nghiệp mới thành lập cần tuân thủ các quy định về việc sử dụng chữ ký số trong giao dịch và các hoạt động khác. Chỉ những người có thẩm quyền sử dụng chữ ký số mới được phép ký thay hoặc ký thừa lệnh, và hành động này phải được thực hiện theo quy định và căn cứ vào chức danh của người ký trên chứng thư số.

Những quy định này giúp đảm bảo rằng chữ ký số được sử dụng một cách an toàn và hiệu quả trong các giao dịch và hoạt động doanh nghiệp tại Việt Nam.

4. Quy định về điều kiện cho chữ ký số doanh nghiệp mới thành lập

    Theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP, quy định chi tiết chữ ký số doanh nghiệp mới thành lập cụ thể sau: 

Hồ sơ cần chuẩn bị:

• Giấy phép đăng ký kinh doanh/giấy phép hoạt động của doanh nghiệp bản sao: Điều này xác nhận về việc doanh nghiệp là một tổ chức hợp pháp và có quyền thực hiện các giao dịch.
• Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp bản sao: Điều này xác nhận rằng doanh nghiệp đã đăng ký với cơ quan thuế và có trách nhiệm thuế.
• CCCD hoặc hộ chiếu của người đại diện pháp lý cho doanh nghiệp bản sao: Điều này xác nhận danh tính của người đại diện pháp lý cho doanh nghiệp.

Điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số:

• Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số vẫn còn hiệu lực, kiểm tra được bằng khóa công khai: Điều này đảm bảo rằng chữ ký số được sử dụng trong thời gian hợp lệ và có thể được xác thực.

• Chữ ký số được tạo ra bằng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai phải do các tổ chức sau đây cấp: Đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số Quốc gia, tổ chức chuyên dùng Chính phủ, tổ chức chứng thực chữ ký số công cộng, và các tổ chức được ủy quyền khác.

• Khóa bí mật chỉ nằm trong sự kiểm soát của người ký ở thời điểm ký: Điều này đảm bảo rằng chỉ có người có thẩm quyền mới có thể sử dụng chữ ký số.

Chữ ký số doanh nghiệp (Hình ảnh minh hoạ)

5. Chữ ký số doanh nghiệp dùng để làm gì?

    Sử dụng chữ ký số không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các quy trình nội bộ mà còn đơn giản hóa và nhanh chóng hóa các thủ tục giao dịch với các đối tác và cơ quan chính phủ. Dưới đây là một số lợi ích cụ thể khi sử dụng chữ ký số:

Kê khai và nộp thuế online:

• Giảm thiểu thời gian và công sức so với việc kê khai và nộp thuế truyền thống.
• Giảm rủi ro sai sót do việc thủ công nhập liệu.
• Tăng cường tính minh bạch và tránh gian lận thuế.

Ký hợp đồng trực tuyến:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí di chuyển cho các cuộc họp trực tiếp.
• Tăng cường tính linh hoạt trong việc đàm phán và ký kết hợp đồng.
• Đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn của dữ liệu.

Giao dịch về BHXH:

• Đơn giản hóa quy trình kê khai và nộp tiền BHXH.
• Giảm thiểu thời gian và công sức cho các quy trình giấy tờ và đi lại.
• Tăng cường tính chính xác và độ tin cậy của thông tin.

6. Thủ tục đăng ký chữ ký số của doanh nghiệp

     Dưới đây là các bước cụ thể để đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

• Bản sao công chứng của Giấy đăng ký kinh doanh/giấy phép hoạt động.
• Bản sao công chứng của Giấy chứng nhận đăng ký thuế.
• Bản sao công chứng của CCCD hoặc hộ chiếu của người đại diện pháp lý cho tổ chức.

Bước 2: Chọn đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số

• Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số có uy tín và được cấp phép hoạt động bởi cơ quan quản lý nhà nước.

Bước 3: Nộp hồ sơ và đăng ký

• Nộp hồ sơ và các giấy tờ liên quan đến đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số.
• Hoàn thành các thủ tục đăng ký theo hướng dẫn của đơn vị cung cấp.

Bước 4: Thanh toán lệ phí: Thanh toán lệ phí đăng ký chữ ký số theo gói dịch vụ bạn đã chọn.

Bước 5: Xác nhận và nhận chữ ký số: Sau khi hoàn tất thủ tục và thanh toán, bạn sẽ nhận được chữ ký số từ đơn vị cung cấp dịch vụ.

7. Những lợi ích khi sử dụng chữ ký số doanh nghiệp

    Lợi ích khi sử dụng chữ ký số doanh nghiệp cụ thể sau: 

Tiết kiệm thời gian và chi phí:

• Giảm thiểu thủ tục giấy tờ: Chữ ký số giúp thay thế chữ ký tay trong các giao dịch điện tử, qua đó giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ, tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ hồ sơ.
• Tăng tốc độ xử lý giao dịch: Việc ký và nộp hồ sơ điện tử bằng chữ ký số diễn ra nhanh chóng, tiện lợi, giúp rút ngắn thời gian xử lý giao dịch so với phương thức truyền thống.
• Giảm thiểu rủi ro mất mát, hỏng hóc hồ sơ: Hồ sơ điện tử được lưu trữ an toàn trên môi trường mạng, giúp giảm thiểu rủi ro mất mát, hỏng hóc so với hồ sơ giấy tờ.

Nâng cao hiệu quả hoạt động:

• Tự động hóa quy trình làm việc: Chữ ký số có thể được tích hợp vào các phần mềm quản lý doanh nghiệp, giúp tự động hóa quy trình ký duyệt hồ sơ, nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
• Mở rộng thị trường: Việc sử dụng chữ ký số giúp doanh nghiệp dễ dàng tham gia vào các hoạt động thương mại điện tử, mở rộng thị trường và tiếp cận nhiều khách hàng tiềm năng hơn.
• Nâng cao uy tín thương hiệu: Việc sử dụng chữ ký số thể hiện sự chuyên nghiệp, tin cậy của doanh nghiệp, góp phần nâng cao uy tín thương hiệu trên thị trường.

Tăng cường an ninh mạng:

• Bảo mật thông tin: Chữ ký số sử dụng công nghệ mã hóa tiên tiến để bảo vệ tính toàn vẹn và tính xác thực của dữ liệu, giúp chống lại các hành vi giả mạo, xâm nhập trái phép.
• Chống chối không ký: Chữ ký số giúp xác định chính xác danh tính của người ký, qua đó chống chối không ký các giao dịch đã thực hiện.
• Rút ngắn thời gian giải quyết tranh chấp: Việc sử dụng chữ ký số giúp lưu trữ bằng chứng giao dịch một cách an toàn, chính xác, giúp rút ngắn thời gian giải quyết tranh chấp nếu có xảy ra.

Phù hợp với xu hướng phát triển:

• Xu hướng chuyển đổi số: Trong thời đại công nghệ số, việc sử dụng chữ ký số là xu hướng tất yếu để doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng cường khả năng cạnh tranh.
• Pháp luật hỗ trợ: Chính phủ Việt Nam đã ban hành nhiều quy định pháp luật khuyến khích doanh nghiệp sử dụng chữ ký số trong các hoạt động kinh doanh.
• Hạ tầng công nghệ phát triển: Hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin tại Việt Nam ngày càng phát triển, tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng chữ ký số.