Chi Phí Quảng Cáo Hạch Toán Vào Tài Khoản Nào?

1 Quy định kế toán chi phí quảng cáo 

 Theo Khoản 1 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC quy định về các khoản chi  được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế như sau: 

 Doanh nghiệp được  trừ chi phí nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau: 

 – Các khoản chi phí thực tế phát sinh trong hoạt động sản xuất  kinh doanh của công ty; 

 - Các khoản chi  có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

 - Các khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ  từng lần trị giá  từ 20.000.000 đồng trở lên (đã bao gồm thuế giá trị gia tăng) khi thanh toán phải có  chứng từ thanh toán, không sử dụng tiền mặt. 

- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt sẽ thực hiện theo quy định của các văn bản quy phạm pháp luật về thuế giá trị gia tăng.  

Theo quy định trên, chi phí quảng cáo để bán  hàng hóa, dịch vụ cho doanh nghiệp do đó sẽ là một bộ phận của chi phí  hoạt động kinh doanh, đây sẽ là khoản chi phí được trừ của doanh nghiệp. 

2 Chi phí quảng cáo được gửi vào tài khoản nào?

  2.1 Hạch toán chi phí quảng cáo trong nước 

 Đối với các đơn vị quảng cáo trong nước để hạch toán chi phí cần có các hồ sơ cụ thể sau đây: 

 – Thứ nhất, hợp đồng cung cấp dịch vụ; 

 – Thứ hai, hóa đơn (doanh nghiệp cung cấp dịch vụ quảng cáo sẽ phải thực hiện xuất hóa đơn, nếu sử dụng hóa đơn VAT thì thuế suất cho VAT là 10%); 

 – Thứ ba, biên bản nghiệm thu hợp đồng quảng cáo; 

 – Thứ tư, các chứng từ thực hiện thanh toán.  Cách hạch toán chi phí như sau: 

 – Nợ TK 641 (TT200) 

 – Nợ TK 6421 (TT133) 

 – Nợ TK 1331 

 – Có TK 111, 112, 131 

 2.2 Hạch toán chi phí quảng các quốc tế 

 Các nhà mạng hoặc nhà quảng cáo quốc tế (không thực hiện đăng ký mã số thuế tại Việt Nam) không có Hợp đồng ký kết dưới dạng văn bản giấy và Hoá đơn của Việt Nam mà thường chỉ có các điều khoản giao kết ngay trên trang quảng cáo.  

Theo đó, nếu khách hàng có nhu cầu quảng cáo và chấp nhận các quy định về thời gian, phương thức thanh toán hay mức tiền chấp nhận thanh toán qua các thẻ tín dụng hoặc qua các tài khoản ngân hàng,… thì sẽ tiến hành thực hiện dịch vụ của nhà cung cấp. Do vậy, các bộ chứng từ cần thiết để doanh nghiệp thực hiện tính vào chi phí được trừ bao gồm: 

 – Quy chế của doanh nghiệp về việc thực hiện mua các dịch vụ qua mạng, trong đó có quảng cáo phù hợp với các quy định pháp luật hiện hành; 

 – Tờ trình nhu cầu chạy quảng cáo của bộ phận kinh doanh cần quảng cáo với cấp trên, kèm theo các bản in các điều khoản mà nhà mạng hoặc các trang quảng cáo đó đưa ra (giá cả và phương thức quảng cáo, cách trả tiền quảng cáo, thời gian thực hiện chạy quảng cáo,…) được lãnh đạo doanh nghiệp phê duyệt. 

 – Biên bản báo cáo nghiệm thu của bộ phận phụ trách hoặc các bằng chứng chứng minh quảng cáo của doanh nghiệp hoàn thành theo hợp đồng trên.  

– Các chứng từ thanh toán bao gồm: Sao kê ngân hàng kèm uỷ nhiệm chi, séc của doanh nghiệp chứng minh việc doanh nghiệp đã thực hiện thủ tục thanh toán tiền trả cho trang quảng cáo. 

 – Các tờ khai hải quan và các chứng từ nộp thuế cho nhà thầu nước ngoài theo quy định tại Thông tư số 78/2014/TT-BTC và số Thông tư số 103/2014/TT-BTC.  

Sau khi kê khai và nộp hộ thuế giá trị gia tăng nhà thầu nước ngoài, doanh nghiệp sẽ được kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào đối với khoản thuế giá trị gia tăng nộp thay cho nhà thầu nước ngoài.  

Cách hạch toán như sau: 

 – Nợ TK 641,642 

 – Nợ TK 1331 

 – Có TK 331 

 Cách hạch toán thuế nhà thầu phải nộp thay như sau: 

 – Nợ TK 331 

 – Có TK 3338 

 Khi nộp thuế nhà thầu sẽ nộp như sau: 

 – Nợ TK 3338 

 – Có TK 111, 112 

 Khi thanh toán cho các nhà cung cấp như sau: 

 – Nợ TK 331 

 – Có TK 112 

 Lưu ý: 

 Vì tất cả các hóa đơn hay biên lai do Google hoặc Facebook cung cấp đều chưa có thuế giá trị gia tăng kèm theo (VAT) nên khi kê khai thuế nhà thầu, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện kê khai đầy đủ 2 chỉ tiêu là: Tỷ lệ % để tính thuế giá trị gia tăng trên doanh thu và Tỷ lệ (%) thuế thu nhập doanh nghiệp tính trên doanh thu tính thuế, 

 Đồng thời phải thực hiện nộp đủ tiền thuế trên tờ kê khai thì mới được xác nhận là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.  

3 Giải đáp một số vướng mắc khi hạch toán chi phí quảng cáo 

 Câu hỏi: Chi phí quảng cáo trên mạng của một số trang quảng cáo trong nước và ngoài nước với hình thức thanh toán bằng thẻ ngân hàng và không có hóa đơn giá trị gia tăng có được khấu trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp không?  

– Về  nguyên tắc,  chi phí công ty chi cho hoạt động quảng cáo trên các trang mạng xã hội (ví dụ: facebook, google,…) của các nhà mạng trong  và ngoài nước  được tính vào  chi phí và được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế  doanh nghiệp. Trường hợp công ty có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh  và có đầy đủ  chứng từ, hóa đơn hợp pháp. 

 – Đối với các nhà khai thác hoặc  nhà quảng cáo đã đăng ký trong nước, cần có các tài liệu sau: Hợp đồng / chào hàng - chấp nhận hoặc đặt hàng qua e-mail hoặc phương thức phù hợp khác theo quy định của luật thương mại, luật giao dịch điện tử và luật về công nghệ thông tin; hóa đơn giá trị gia tăng, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu tổng giá trị hóa đơn  từ 20.000.000 đồng/lần trở lên). 

- Đối với các hãng vận chuyển nước ngoài hoặc các nhà quảng cáo quốc tế (không  đăng ký thuế tại Việt Nam) thường không có hợp đồng ký kết bằng giấy và hóa đơn cùng loại với Việt Nam. Điều kiện hợp đồng sẽ được đính kèm trực tiếp trên trang quảng cáo. 

Trường hợp  khách hàng có nhu cầu quảng cáo và chấp nhận các quy định về thời gian, phương thức, số tiền chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc tài khoản ngân hàng… thì sẽ thực hiện dịch vụ đó. Như vậy, với phương thức thanh toán bằng thẻ tín dụng và không có hóa đơn giá trị gia tăng sẽ  được  trừ luôn khi xác định thu nhập chịu thuế. Công ty đã đăng quảng cáo trên Facebook để quảng cáo việc bán các sản phẩm mà công ty hiện đang tiếp thị. Chúng tôi  trả tiền cho quảng cáo này cho Facebook ở nước ngoài. Nhưng Facebook không xuất hóa đơn có VAT mà chỉ xuất hóa đơn điện tử online sau khi  nhận được  thanh toán và  không chấp nhận thanh toán bằng chuyển khoản mà chỉ chấp nhận thanh toán bằng thẻ Visa.  

Vậy hóa đơn điện tử  họ xuất cho chúng tôi có được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN không?  Trả lời: 

 Căn cứ theo khoản 3 điều 15 Thông tư 219/2013/TT-BTC của Bộ Tài Chính quy định về hướng dẫn thuế giá trị gia tăng chứng từ thanh toán qua ngân hàng: 

 Theo đó, chứng từ thanh toán qua ngân hàng sẽ được hiểu là có chứng từ để chứng minh việc thực hiện chuyển tiền từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán (tài khoản của bên mua và tài khoản của bên bán phải là tài khoản đã được đăng ký hoặc thông báo với cơ quan thuế quản lý) mở tại các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán theo các hình thức thanh toán phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành như: thanh toán séc, ủy nhiệm chi, lệnh chi, ủy nhiệm thu, nhờ thu, thẻ ngân hàng, thẻ tín dụng, sim điện thoại (các ví điện tử) và các hình thức thanh toán khác phù hợp theo quy định.  Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau đây: 

 Có sự đảm bảo đầy đủ tin cậy về tính toàn vẹn những thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.  

Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn hóa đơn điện tử là thông tin còn đầy đủ và không có sự thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình thực hiện trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.  Các nội dung thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.  

Một số trường hợp quy định khác sẽ do Bộ Tài chính quy định để thực hiện về hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc. Theo quy định nêu trên, trường hợp công ty  mua dịch vụ quảng cáo trên Internet của các công ty Google, Facebook và  thanh toán bằng thẻ Visa cho các công ty Google, Facebook thông qua ngân hàng; các thông tin, dữ liệu điện tử  liên quan đến giao dịch  trên (bao gồm: thông tin tài khoản trực tuyến, nội dung điều khoản  dịch vụ,  chính sách, giá cả của công ty Google  xác định nội dung giao dịch, khối lượng giao dịch, chứng từ thanh toán, v.v.) là chính xác và có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin; Thông tin nội dung dữ liệu điện tử này được lưu trữ,  truy cập và sử dụng  dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết và  có thể bị cơ quan quản lý thuế kiểm tra khi: 

– Khoản chi phí quảng cáo trên Internet mà công ty  trả cho công ty Google, Facebook sẽ được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

– Công ty sẽ có trách nhiệm khấu trừ, nộp thay doanh nhân các khoản thuế  trước khi nộp cho Facebook, Google theo quy định của pháp luật.