Cán bộ văn phòng evn là làm gì

1.EVN tiên phong triển khai văn phòng số 

EVN là một trong những tập đoàn kinh tế đi đầu trong chuyển đổi số. Việc triển khai hệ thống văn phòng số được coi là một trong những thành công điển hình bước đầu chuyển đổi số của EVN trên các lĩnh vực quản lý. Biết được các giai đoạn phát triển của hệ thống phần mềm Văn phòng điện tử 1.0 đến 3.0 hiện nay là phần mềm văn phòng số (Digital Office) với những tính năng quản lý vượt trội, thống nhất nhằm tối ưu hóa công việc hành chính. Thay đổi để theo xu thế tất yếu 

 Theo EVN, chuyển đổi số trước hết là sự thay đổi  nhận thức của từng người lao động trong toàn Tập đoàn; xây dựng các chương trình nâng cao nhận thức, đào tạo  về chuyển đổi số và phát triển doanh nghiệp số cho lãnh đạo các cấp và toàn thể người lao động; Xác định chuyển đổi số là trách nhiệm của mỗi  nhân viên. Kể từ đó, Tập đoàn và các công ty con đã hình thành văn hóa chấp nhận và thử nghiệm đổi mới, từng bước chuyển đổi tư duy, chuyển đổi cách làm, tận dụng sức mạnh của kỹ thuật số để nâng cao giá trị và chất lượng của công ty, đồng thời phát triển đổi mới. 

 Ông Đoàn Văn Huy - Phó Chánh Văn phòng EVN cho biết: việc xây dựng, phát triển hệ sinh thái Văn phòng số tại EVN phù hợp với định hướng xây dựng Chính phủ điện tử đồng thời tạo sự chuyển biến, thay đổi thực chất trong văn hóa giải quyết công việc của EVN theo hướng chuyên nghiệp, hiện đại, hiệu quả hơn; đảm bảo tính minh bạch, kịp thời. Đẩy mạnh; chuyển đổi số tất cả các hoạt động thường xuyên của EVN, tập trung trong các lĩnh vực giao dịch điện tử, thanh toán điện tử; các hình thức họp hội nghị truyền hình, xử lý công việc qua phần mềm trực tuyến; thực hiện “Phòng họp không giấy” trong tất cả các cuộc họp. 

  Cũng theo ông Đoàn Văn Huy, thời gian vừa qua, những giải pháp chuyển đổi số tiêu biểu trong lĩnh vực văn phòng tại Cơ quan EVN và các đơn vị thành viên đang tiếp tục được nâng cao, nhằm hướng tới mục tiêu tăng năng suất lao động, cung cấp dịch vụ hành chính văn phòng không giấy mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị, đã tạo sự thuận tiện cho CBCNV và hướng tới minh bạch trong công tác quản lý.  

 evntienphongvpso 

 EVN tổ chức hội nghị triển khai sử dụng văn phòng điện tử, các văn bản về công tác bảo vệ bí mật nhà nước và văn thư lưu trữ 

 Quản trị trực tuyến 

 Việc triển khai Hệ thống phần mềm Digital Office đối với EVN cũng như đối với các đơn vị trong toàn ngành điện đã đánh dấu sự chuyển dịch từ mô hình quản trị truyền thống lên mô hình quản trị trực tuyến, làm tiền đề cho tiến trình chuyển đổi số doanh nghiệp. 

  Digital Office giúp người dùng truy vấn, xử lý, cập nhật và khai thác dữ liệu mọi lúc mọi nơi, trên nhiều loại thiết bị như máy tính, các thiết bị thông minh, di động. Ứng dụng  văn phòng số chuyên sâu giúp lãnh đạo tập đoàn/đơn vị và nhân viên quản lý, giải quyết công việc mọi lúc mọi nơi, tiết kiệm thời gian, tăng năng suất lao động và tối ưu hóa chi phí cho toàn ngành. 

 Nhờ ứng dụng Văn phòng số, hiện nay 100%  văn bản ra vào của EVN đã được đóng chữ ký điện tử. 100% báo cáo được gửi điện tử, 100%  cán bộ quản lý có chữ ký điện tử. Đặc biệt, Tập đoàn đã cấp 27.000  định danh điện tử cho các đơn vị gửi/nhận văn bản điện tử trên Trục liên thông văn bản quốc gia. 

  Tại  EVN, theo thống kê riêng  năm 2022: tỷ lệ văn bản  điện tử đạt 82%, (trong đó văn bản  điện tử  ngành đạt 99,1%), tỷ lệ văn bản  số hóa đạt 92%; tỷ lệ khởi tạo văn bản công việc trên môi trường điện tử đạt 98%; 29.690 văn bản đến và 10.824 văn bản đi; Chi phí gửi  văn bản giấy qua  bưu điện năm sau thấp hơn năm trước (-19% năm 2022  so với năm 2021), giúp tiết kiệm 19% chi phí gửi  văn bản giấy truyền thống.  Chị Nguyễn Hoàng Điệp - Chuyên viên tư vấn quản lý đầu tư của EVN Capital cho biết: "Do đặc thù công việc, tôi thường xuyên phải quản lý rất nhiều công việc, từ tiếp nhận công việc, xử lý  lập hồ sơ công việc, đến giao nhận hồ sơ về lưu trữ cơ quan. Trước đây, việc tìm kiếm  hồ sơ tài liệu gặp rất nhiều khó khăn và phải nhờ đến sự trợ giúp của bộ phận hành chính  để quản lý công việc. Ghi chép chỉ với vài thao tác đơn giản trên máy tính hoặc điện thoại di động  mọi lúc, mọi nơi. 

 Phòng họp không giấy tờ 

 Cùng với việc thành lập văn phòng số, các hoạt động chuyển đổi số trong lĩnh vực hành chính nội bộ cũng được đẩy mạnh như phòng họp không giấy tờ, họp trực tuyến. 

  “Phòng họp không giấy tờ” đã trở thành văn hóa phòng họp tại EVN và  toàn ngành. Thông qua Cổng thông tin  dùng chung của EVN (EVNPortal), đặt lịch họp, lịch làm việc và cấu hình tài nguyên dùng chung (hoặc quét mã QR  để tải tài liệu cuộc họp). 

 Việc thay thế  báo cáo giấy truyền thống bằng báo cáo điện tử đã giúp EVN tối ưu hóa chi phí  văn phòng phẩm như giấy in, mực in, photocopy, thời gian, chi phí vận chuyển cũng như diện tích  lưu trữ  hồ sơ... 

 Nói về lợi ích của “Phòng họp không giấy”, anh Phạm Xuân Minh Trí - Phó Bí thư Đoàn Thanh niên EVN chia sẻ: “Trước đây, công tác chuẩn bị  cuộc họp  đi liền với việc in ấn tài liệu, báo cáo, chưa kể cuộc họp thiếu tài liệu  phải mất thêm thời gian in  2 mặt để đảm bảo tiết kiệm tối đa. Từ khi EVN triển khai “phòng họp không giấy” mọi việc trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Mọi văn bản, báo cáo, dữ liệu  cuộc họp đều có sẵn trên các tiện ích văn phòng số như D-Office, EVN Portal... hoặc qua email, zalo..., người tham dự cuộc họp có thể tải tài liệu về đọc và nghiên cứu trước để đạt hiệu quả trong cuộc họp. 

 Việc chuyển đổi số  văn phòng làm việc tại EVN đã tạo môi trường làm việc văn minh, hiện đại, nâng cao năng lực của từng CBCNV, tạo tác phong làm việc chuyên nghiệp trong toàn tập đoàn, thay đổi hoàn toàn tư duy và lề lối làm việc, nâng cao tính tự giác, trách nhiệm từng bước, từng bộ phận được chỉ rõ rõ ràng, rút ​​ngắn thời gian xử lý, tăng hiệu quả công việc, tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí văn phòng.