Cán bộ tuyển sinh là gì

Nhân viên tư vấn tuyển sinh là một bộ phận quan trọng của các cơ sở giáo dục, đóng góp vào lợi nhuận cũng như sự phát triển của  cơ sở giáo dục. Để trở thành một chuyên viên tư vấn tuyển sinh thành công, được nhiều học sinh đăng ký tham gia, bạn cần  trang bị cho mình những kiến ​​thức và kỹ năng sau. 

 1. Vai trò của  tư vấn tuyển sinh.  

Nhân viên tư vấn tuyển sinh là người  đại diện cho cơ sở giáo dục trực tiếp tư vấn, giới thiệu  các khóa học, chương trình đào tạo của trung tâm cho khách hàng, thuyết phục và tìm kiếm các học viên tiềm năng. Chính vì vậy, nhân viên tư vấn tuyển sinh đóng vai trò vô cùng quan trọng góp phần vào sự thành công của một doanh nghiệp hay một tổ chức  giáo dục.  

 2. Trách nhiệm của  tư vấn tuyển sinh. 

Nhân viên tư vấn tuyển sinh có trách nhiệm giới thiệu cho khách hàng các chương trình đào tạo,  dịch vụ và các ưu đãi nhằm thuyết phục  khách hàng đăng ký các khóa học của trung tâm. Ngoài ra, nhân viên tư vấn tuyển sinh phải quản lý  hồ sơ thông tin khách hàng, vì công việc không bị giới hạn trong một môi trường hoặc khu vực nào cả. Ngoài công việc tư vấn, họ còn phải đảm nhận các công việc  văn phòng khác. 

 Tư vấn tuyển sinh có trách nhiệm lưu trữ các tài liệu có nội dung liên quan đến công tác tuyển sinh như hồ sơ học sinh, danh sách  giáo viên, lịch học và chương trình đào tạo... 

 Nhân viên tư vấn tuyển sinh chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc chuẩn bị các giấy tờ liên quan đến đăng ký, photocopy các giấy tờ, tài liệu cần thiết  cho quá trình tư vấn cho khách hàng.  

 Chủ động liên hệ với khách hàng, nghiên cứu và phát triển  khách hàng tiềm năng. Chăm sóc  học sinh, lớp học. Lên kế hoạch tư vấn các hoạt động ngoại khóa, chương trình sự kiện, động viên khen thưởng  tinh thần học tập của  học sinh. 

3. Kỹ năng của một nhân viên tư vấn tuyển sinh giỏi.  

3.1. Kỹ năng giao tiếp linh hoạt.  Để trở thành một nhà tư vấn tuyển sinh chuyên nghiệp, bạn  phải có kỹ năng giao tiếp lưu loát, dùng từ  chính xác và phù hợp. Ngoại hình chỉ là ấn tượng  đầu tiên, nhưng kỹ năng giao tiếp mới là chìa khóa để chiếm thiện cảm của khách hàng, tạo dựng  niềm tin để có thể thuận lợi trong việc tiếp cận và duy trì mối quan hệ với  học sinh, phụ huynh. Ở đây, kỹ năng giao tiếp  không chỉ là lời nói và đôi khi ngôn ngữ cơ thể cũng rất quan trọng. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể  khi giao tiếp giúp khách hàng  cởi mở và gần gũi hơn. 

 3.2. Kỹ năng lắng nghe tích cực. Lắng nghe khách hàng là một kỹ năng tưởng chừng như đơn giản nhưng rất nhiều nhân viên tư vấn tuyển sinh lại bỏ qua bước cơ bản này. Lắng nghe khách hàng giúp bạn hiểu được tâm lý cũng như nhu cầu để đưa ra những thông tin, bài học phù hợp khiến khách hàng hài lòng. Đừng chỉ  nói về  thông tin  bạn muốn đưa ra mà hãy tương tác với khách hàng,  lắng nghe khiến  khách hàng cảm thấy được tôn trọng và tin tưởng  bạn hơn. Tích cực lắng nghe, sử dụng giao tiếp bằng mắt và ngôn ngữ cơ thể để cho họ thấy  bạn đang lắng nghe cẩn thận. Nếu khách hàng nhút nhát và ít nói, hãy đặt những câu hỏi  mở để giúp họ  chia sẻ  mong muốn của mình. 

  3.3. Khả năng phân tích và giải quyết vấn đề nhanh chóng.  Mỗi khách hàng sẽ có một tính cách khác nhau và nhu cầu khác nhau. Là một chuyên viên tư vấn tuyển sinh, bạn phải luôn sẵn sàng tiếp nhận và hỗ trợ  những khách hàng khó tính nhất. Sẽ có những tình huống xảy ra mà bạn không thể lường trước được, đây là cơ hội để bạn thể hiện bản lĩnh và kỹ năng của mình. Đứng trước mọi yêu cầu và tình huống, bạn  phải giữ  bình tĩnh và tỉnh táo, phân tích vấn đề để tìm ra những  giải pháp phù hợp nhất. Tránh xung đột  để lại  hậu quả không đáng có. 

  3.4. Khả năng xây dựng niềm tin và sự đồng cảm với khách hàng.  Đừng chỉ tập trung vào khóa học bạn muốn bán  mà hãy quan tâm đến nhu cầu của khách hàng, sự hỗ trợ nhiệt tình của bạn để đưa ra  lựa chọn và giải quyết  vấn đề họ còn băn khoăn sẽ giúp  thuyết phục khách hàng  hiệu quả hơn. Đồng cảm với khách hàng của bạn, đừng ép  họ  tham gia các lớp học mà bạn đang tìm kiếm, hãy giúp họ giải quyết  vấn đề trước bằng cách cho họ lời khuyên  về kinh tế, địa điểm, lịch trình hay giáo viên. Tâm lý khách hàng khi  có lo lắng thì họ đều có nhu cầu, chỉ cần bạn khéo léo thuyết phục và tạo dựng niềm tin với họ thì chắc chắn bạn sẽ có được  những khách hàng trung thành. 

 3.5. Khả năng tổ chức công việc hiệu quả, khoa học.  Nhân viên tư vấn tuyển sinh ngoài công việc tư vấn còn phải phụ trách tốt công tác văn phòng. Nhập thông tin học sinh vào hệ thống và quản lý các văn bản liên quan đến lớp học, báo cáo giáo viên. Việc bạn sắp xếp mọi công việc một cách khoa học sẽ giúp bạn dễ dàng  quản lý hồ sơ và sẵn sàng phân phối chúng bất cứ khi nào cần thiết, tránh tình trạng thất thoát, sai sót thông tin có thể ảnh hưởng đến kết quả công việc. Kỹ năng tổ chức công việc hợp lý giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng và cấp trên, giúp bạn thăng tiến trong công việc.  3.6. Kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực  tư vấn của bạn. Bất kỳ ngành nghề nào cũng cần có kiến ​​thức và  hiểu biết nhất định. Đặc biệt đối với công việc  tư vấn tuyển sinh tại Hà Nội làm việc trong môi trường giáo dục, đòi hỏi bạn phải không ngừng học hỏi và phát triển. Nếu  bản thân bạn không hiểu  lĩnh vực  mình đang xem thì không thể giao tiếp hay trả lời câu hỏi của khách hàng. Trau dồi  kỹ năng  tư vấn tuyển sinh, học hỏi từ chính đồng nghiệp hoặc  đối thủ cạnh tranh  để phát triển bản thân  cho công việc và cuộc sống.  

 3.7. Tính cách trung thực. Khéo léo và tinh tế là những kỹ năng cần thiết cho một nhà tư vấn. Tuy nhiên, đừng  nhầm lẫn sự khéo léo với sự sáng suốt và không trung thực. Hãy là một nhà tư vấn tuyển sinh trung thực, khéo léo và chuyên nghiệp, đừng  vì lợi ích cá nhân mà đánh mất lý trí. Trung thực giúp bạn gần gũi và tự nhiên chiếm được lòng tin của khách hàng. Bên cạnh đó, nó còn giúp bạn chiếm được tình cảm của  đồng nghiệp và phát triển mối quan hệ với khách hàng. 

  3.8. Chăm sóc ngoại hình của bạn. Nhân viên tư vấn tuyển sinh là người trực tiếp làm việc  với khách hàng và là gương mặt đại diện của trung tâm. Vì vậy, yếu tố  ngoại hình là một tiêu chí rất quan trọng trong việc đánh giá  kỹ năng của bạn. Luôn giữ  phong thái làm việc tự tin và chăm chút cho ngoại hình cũng được coi là  kỹ năng quan trọng đối với nhân viên tư vấn tuyển sinh. Đầu tóc được chải chuốt, gọn gàng cùng gương mặt  rạng rỡ giúp  khách hàng có cái nhìn thiện cảm về trung tâm, gây  ấn tượng  đầu tiên với họ.  

 3.8. Kỹ năng tập trung và phát triển các mối quan hệ trong công việc 

 Ngoài việc tìm kiếm  khách hàng mới dựa trên data có sẵn, hãy tập trung  xây dựng nhóm khách hàng  bạn thấy tiềm năng, bạn cần một quá trình làm việc chăm chỉ và tập trung để phân loại  đối tượng khách hàng và tránh bỏ sót  khách hàng. Nó sẽ giúp  bạn tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc. 

 3.9. Kỹ năng thuyết phục khách hàng tham gia khóa học.  Với sự cạnh tranh giữa các trung tâm đào tạo và tổ chức giáo dục như hiện nay, khả năng thuyết phục khách hàng chính là chìa khóa giúp bạn thu hút nhiều học viên đến với trung tâm. Bạn phải làm cho khách hàng tin tưởng vào trung tâm, chất lượng đào tạo và  dịch vụ hỗ trợ khách hàng, đáp ứng  nhu cầu mà khách hàng  tìm kiếm  chính là điều tạo nên sự khác biệt của trung tâm  bạn so với các đối thủ khác. Thuyết phục khách hàng bằng kỹ năng và sự nhiệt tình không phải ngày một ngày hai mà đó là cả một quá trình rèn luyện, tích lũy kinh nghiệm để  đưa ra những “chìa khóa” quyết định.  3.10. Chịu được áp lực  công việc và khách hàng.  Công việc của nhân viên tư vấn tuyển sinh là công việc “vợ chồng” nên áp lực từ công việc,  cấp trên cũng như  khách hàng là điều không thể tránh khỏi. Bạn sẽ gặp phải những khách hàng khó tính, yêu cầu và phàn nàn vô lý. Áp lực cả về doanh số điều hành và về thời hạn. Tuy nhiên, một  tư vấn viên tuyển sinh giỏi là người có khả năng chịu đựng mọi áp lực, giữ bình tĩnh và đưa ra những  giải pháp hợp tình hợp lý trong mọi tình huống.