EasyInvoice là phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến và hiện đang được sử dụng bởi hơn 30.000 doanh nghiệp trên cả nước. Để hỗ trợ tốt nhất cho các doanh nghiệp trong quá trình sử dụng, tại bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn cách tải và sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice một cách chi tiết nhất.
1. Đôi nét về hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn hiện đại được sử dụng trên nền tảng điện tử, vốn đã được sử dụng ở các nước phát triển từ khá lâu.
Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC:
“Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp về dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận. lưu trữ và quản lý thông qua phương tiện là các thiết bị điện tử”.
Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp MST khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hiện nay, rất nhiều tổ chức, doanh nghiệp đã nhanh chóng chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử vì nắm rõ được những lợi ích mà nó đem lại. Tuy nhiên cũng còn nhiều đơn vị, doanh nghiệp và tổ chức lo ngại về các vấn đề phát sinh nên chưa muốn sử dụng.
2. EasyInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử dễ sử dụng nhất
Trước hết cần phải nói rằng EasyInvoice là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử được lập trình theo hướng gần gũi và dễ hiểu nhất dành cho người dùng.
Hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay đều có thể đáp ứng được mọi nhu cầu cơ bản của kế toán doanh nghiệp như: Lập, phát hành, gửi và lưu trữ, tuy nhiên không phải phần mềm nào cũng dễ sử dụng.
Là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến nhất hiện nay, EasyInvoice đang là sự lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp bởi một số yếu tố sau:
– Đáp ứng đầy đủ và chính xác các yêu cầu của người dùng doanh nghiệp.
– Tiết kiệm chi phí và thời gian.
– Giao diện đơn giản, dễ sử dụng với ngôn ngữ 100% tiếng Việt.
– Đội ngũ hỗ trợ xử lý nghiệp vụ tận tình xuyên suốt quá trình sử dụng.
Phần mềm EasyInvoice được triển khai trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây giúp nâng cao tính bảo mật dữ liệu hóa đơn điện tử của doanh nghiệp. Tránh các nguy cơ về virus, mất cắp hay truy cập trái phép dữ liệu.
Cùng với khả năng chia sẻ dữ liệu trong hệ thống, các doanh nghiệp có thể dễ dàng truy cập, tra cứu thông tin hóa đơn ở bất kỳ đâu chỉ với các thiết bị smartphone, tablet, pc…
Chính vì vậy, nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một phần mềm hóa đơn điện tử tối ưu, giao diện thân thiện và dễ sử dụng thì EasyInvoice chính là dành cho các bạn.
3. Hướng dẫn cài đặt chữ ký số easyinvoice
Để tải phần mềm ký hóa đơn điện tử EasyInvoice bản mới nhất do nhà cung cấp Softdreams phát hành, người dùng truy cập đường dẫn sau: https://easyinvoice.vn/tai-nguyen/
Bước 1: Click chọn “Phần mềm hỗ trợ” => Tìm “Phần mềm ký số” sau đó click vào dấu Dowload (hình minh họa)
Bước 2: Tệp tin tải về nằm ở dưới góc trái màn hình (file .rar) => Nhấn chuột phải vào dấu mũi tên và chọn “Show in folder” mở file trong thư mục quản lý máy tính.
Bước 3: Click chuột trái vào file .raz (easyinvoice_kyso.exe) giải nén tệp tin => Khi giải nén xong click đúp chuột để mở file cài đặt phần mềm ký hóa đơn EasyInvoice.
Bước 4: Click chuột trái file “Easyinvoice_kyso” sau đó chọn “Run as administrator” thực hiện cài đặt.
Bước 5: Hộp thoại thông báo “Chào mừng đến với chương trình cài đặt easyinvoice_kyso” nhấn “Tiến >” chuyển sang bước tiếp theo.
Bước 6: Chọn thư mục tích lưu trữ, để mặc định và nhấn “Cài đặt”
Bước 7: Quá trình cài đặt phần mềm ký điện tử hóa đơn EasyInvoice đang chạy. Vui lòng đợi trong giây lác và không được mở các phần mềm/ứng dụng trong lúc này.
Bước 8: Hoàn tất cài đặt => Tích chọn ô “Khởi chạy chương trình” => Nhấn “Hoàn thành” để thoát.
Bước 9: Giao diện màn hình hiển thị như bên dưới là thành công, nhấn X đóng cửa sổ trang lại.
Bước 10: Kiểm tra ngoài Desktop có biểu tượng icon hóa đơn EasyInvoice_kyso không? Nếu không có thì tìm kiếm trong
4. Hướng dẫn cách sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice
Để giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice, ở phần này chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn với từng hạng mục tương ứng với các chức năng trên hệ thống phần mềm.
Nếu như các bạn có không hiểu ở phần nào thì hãy liên hệ để chúng tôi có thể giải đáp giúp quý vị nhé.
Và các chức năng này chính là:
4.1. Tạo lập thông tin hệ thống
Để có thể sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, trước hết bạn cần tạo lập thông tin trên hệ thống của phần mềm bao gồm: Thông tin đơn vị, chữ ký số và mail thông báo.
4.2. Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử
Sau khi tạo lập thông tin trên hệ thống, trước khi có thể phát hành hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần phải thực hiện: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử – Lập quyết định phát hành thông báo phát hành – Đăng ký mẫu hóa đơn để gửi Cơ quan Thuế.
* Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Đây là bước đầu tiên bạn cần phải thực hiện trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, để thông báo phát hành sử dụng hóa đơn điện tử bạn truy cập hệ thống EasyInvoice và thực hiện lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
* Quyết định phát hành hóa đơn điện tử
Thực hiện quyết định phát hành hóa đơn điện tử trên phần mềm HĐĐT EasyInvoice khá đơn giản bởi trên hệ thống đã có sẵn loại hóa đơn phát hành, người dùng chỉ việc click chọn theo hướng dẫn và gửi lên cơ quan thuế.
* Quản lý mẫu hóa đơn đã đăng ký
Với hóa đơn điện tử EasyInvoice, bạn có thể dễ dàng quản lý được danh sách mẫu hóa đơn đã đăng ký trước đó. Những mẫu hóa đơn đã đăng ký được hệ thống hiện thị ở màn hình này với trạng thái “Chưa sử dụng”, bên cạnh đó còn có toàn bộ mẫu hóa đơn hiện có trong hệ thống với các trạng thái “Đã hủy, Đang sử dụng” với các thông tin chi tiết như “Số lượng, ngày bắt đầu sử dụng…”.
4.3. Xử lý nghiệp vụ
Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice đáp ứng được mọi yêu cầu của người dùng về nghiệp vụ hóa đơn, hỗ trợ chính xác và tối ưu trong các trường hợp như chuyển đổi hóa đơn, điều chỉnh hóa đơn, lập hóa đơn thay thế, hủy hóa đơn, thanh toán hoặc xóa bỏ hóa đơn…
5. Câu hỏi thường gặp
5.1. Hóa đơn điện tử EasyInvoice có cung cấp chữ ký số kèm theo không?
Hóa đơn điện tử EasyInvoice là sản phẩm của Công ty Cổ phần đầu tư công nghệ và thương mại Softdreams. Để giúp khách hàng thực hiện giao dịch điện tử an toàn cũng như ký số trên hóa đơn thuận lợi, mới đây Softdreams đã nghiên cứu và cho ra thị trường sản phẩm chữ ký số EasyCA đáp ứng được đầy đủ các tiêu chuẩn về dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng theo quy định của Chính phủ.
5.2. Người mua hàng hóa có cần ký số trên hóa đơn điện tử không?
Trong nhiều trường hợp, trên hóa đơn điện tử không cần có chữ ký điện tử của người mua. Tuy nhiên, đó là những trường hợp bên mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nhưng chứng minh được hoạt động cung cấp sản phẩm, dịch vụ bằng các hồ sơ và chứng từ như là hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, các biên bản thanh toán – thỏa thuận….
Căn cứ này được dựa trên Điểm e Khoản 1 và Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính. Cụ thể tại điểm e có quy định như sau: chữ ký điện tử của người bán tuân thủ đúng theo quy định của pháp luật, ngày – tháng – năm và gửi hóa đơn. Đồng thời, chữ ký điện tử của người mua cũng được quy định theo pháp luật trong trường hợp người mua phải là đơn vị kế toán…
5.3. Nếu chữ ký số hết hạn có ký trên hóa đơn điện tử được nữa không?
Mặc dù đây là một câu hỏi khá dễ dàng để biết được câu trả lời, tuy nhiên những câu hỏi tương tư thế này lại khá phổ biến. Trong tình huống ký hóa đơn điện tử mà chữ kỹ điện tử hết hạn thì bạn không thể thực hiện ký được.
Trong trường hợp này, để thực ký hóa đơn doanh nghiệp cần liên hệ với đơn vị cung cấp chữ ký số để thực hiện gia hạn hoặc là đăng ký chữ ký số mới. Khi gia hạn xong hoặc chữ ký số được mua mới đã được cập nhật dữ liệu thông tin của doanh nghiệp lên hệ thống của Tổng cục Thuế thì bạn mới có thể thực hiện ký số tiếp.
5.4. Sử dụng 2 hoặc 3 chữ ký số trên hóa đơn điện tử của doanh nghiệp có được không?
Hoàn toàn được, trên hóa đơn điện tử của doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều hơn một chữ ký số nhưng tuyệt đối phải đảm bảo 2 điều kiện sau đây:
– Thứ nhất, chữ ký số đảm bảo có đầy đủ những thông tin về mã số thuế doanh nghiệp, hạn sử dụng, được cung cấp từ đơn vị chữ ký số uy tín và không phải là chữ ký số nằm trong danh sách chứng thứ số bị thu hồi.
– Thứ hai, là chữ ký số đã được cập nhật trên hệ thống của Tổng cục Thuế
Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến Cài đặt chữ ký số easyinvoice mà ACC đã chia sẻ đến quý bạn đọc. Hy vọng rằng với những thông tin trên, quý bạn đọc có thể áp dụng được trong cuộc sống và công việc. Mọi thông tin thắc mắc, vui lòng liên hệ với chúng tôi; ACC với đội ngũ chuyên viên với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề sẽ hỗ trợ quý bạn đọc một cách chuyên nghiệp và nhanh chóng nhất. Công ty Luật ACC - Đồng hành pháp lý cùng bạn.
Nội dung bài viết:
Bình luận