Hiện nay, không ít người dùng thắc mắc cách chuyển hóa đơn điện tử sang file PDF như thế nào đơn giản, nhanh chóng? Do đó, bài viết dưới đây ACC sẽ Hướng dẫn cách xuất hóa đơn ra file pdf đơn giản nhất sẽ giúp bạn và doanh nghiệp giải đáp chi tiết vấn đề này.
1. Tải file hóa đơn điện tử dưới định dạng nào?
Hóa đơn điện tử sử dụng định dạng văn bản XML (eXtensible Markup Language) nhằm chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin.
Định dạng của hóa đơn điện tử bao gồm hai phần: một phần chứa thông tin nghiệp vụ của hóa đơn và một phần chứa chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã từ cơ quan thuế, nó còn bao gồm thông tin liên quan đến mã cơ quan thuế.
Thường, khi tải hóa đơn điện tử, sẽ lưu dưới hai định dạng: file PDF và XML. File XML chứa đầy đủ dữ liệu hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị chỉnh sửa; trong khi file PDF hiển thị nội dung về mặt kinh tế và giao dịch, tương tự như một hóa đơn thông thường, nhưng không có giá trị pháp lý.
2. Cách xuất hóa đơn điện tử định dạng PDF
Thực tế, không cần phải tiến hành chuyển đổi, người dùng vẫn hoàn toàn có thể lấy được hóa đơn định dạng PDF ngay sau khi xuất hóa đơn điện tử. Việc này được thực hiện rất đơn giản và nhanh chóng. Cụ thể cách xuất hóa đơn điện tử định dạng PDF được tiến hành như sau:
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp đang sử dụng
Để có thể xuất hóa đơn điện tử định dạng PDF, bước đầu tiên bạn cần đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp mình đang sử dụng.
Hiện nay, hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử khi đăng nhập đều yêu cầu người dùng nhập 3 thông tin cơ bản: Mã số thuế doanh nghiệp, tên đăng nhập và mật khẩu. Trong đó, tên đăng nhập và mật khẩu sẽ do nhà cung cấp phần mềm cung cấp.
Bước 2: Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử (nếu cần)
Bước này chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp lần đầu tiên phát hành hóa đơn điện tử.
Trường hợp doanh nghiệp bạn đã thực hiện phù hợp với doanh nghiệp lần đầu tiên phát hành hóa đơn điện tử, đối với các doanh nghiệp đã phát hành có thể bỏ qua, thực hiện luôn bước 3.
Bước 3: Xuất hóa đơn
Sau khi đã đăng nhập thành công vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp đang sử dụng, bạn chọn chức năng lập hóa đơn mà mình muốn.
Chẳng hạn như với phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, tại giao diện trang chủ, bạn chọn chức năng “Hóa đơn”, chọn tiếp loại hóa đơn mà mình cần lập: Lập hóa đơn giá trị gia tăng, lập hóa đơn bán hàng,…
Tiếp đó, hệ thống sẽ chuyển sang giao diện thông tin trên hóa đơn. Tại đây, bạn cần điền đầy đủ các thông tin cần thiết để tạo lập hóa đơn như: Mã hàng, tên hàng hóa & dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, %VAT, Thuế VAT,…
Sau khi hoàn tất các thông tin hóa đơn, bạn nhấn chọn ô “Ghi”.
Tiếp đó người dùng nhấn “Xuất hóa đơn”, tiến hành triển khai ký số để hoàn tất các bước xuất hóa đơn.
Tại hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, người dùng có thể dễ dàng tải hóa đơn điện tử đã xuất ở định dạng PDF hoặc XML về máy tính, bằng cách:
- Chọn chức năng “Quản lý” trên giao diện chính
- Chọn “Danh sách hóa đơn xem nhanh”
- Chọn hóa đơn cần lấy file PDF
- Nhấn ô “Tải hóa đơn” rồi chọn tải ở định dạng PDF
Bên cạnh đó, người dùng còn có thể nhấn “In chuyển đổi”, kết nối với máy in để chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy nếu cần.
3. Cách không cần chuyển đổi vẫn có thể lấy hóa đơn điện tử file PDF
Nhiều người dùng thắc mắc về cách chuyển hóa đơn điện tử sang file PDF như thế nào đơn giản và nhanh chóng. Tuy nhiên, đây là một sự nhầm lẫn không hề nhỏ, gây ra khó khăn cho người dùng khi sử dụng hóa đơn điện tử. Bởi, hoàn toàn không cần tiến hành chuyển đổi, người dùng vẫn có thể dễ dàng lấy được hóa đơn đơn điện tử định dạng PDF ngay trên hệ thống phần mềm HĐĐT mà doanh nghiệp mình đang sử dụng.
Chẳng hạn như nếu doanh nghiệp bạn đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, bạn có thể lấy hóa đơn điện tử định dạng PDF theo hướng dẫn cực đơn giản dưới đây:
Bước 1: Truy cập website einvoice.vn
- Đầu tiên, để có thể tải được hóa đơn điện tử định dạng PDF, người dùng cần truy cập vào website của E-invoice.
- Tại giao diện trang chủ, bạn nhấn chọn chức năng “TRA CỨU” để có thể tìm đúng hóa đơn mình muốn.
Bước 2: Điền thông tin tra cứu
Tại giao diện “Nhập thông tin tra cứu”, bạn cần điền đầy đủ các thông tin được yêu cầu để hệ thống tìm kiếm và trả lại kết quả là hóa đơn bạn mong muốn.
Cụ thể, bạn cần nhập các thông tin gồm:
- Mã nhận hóa đơn: Được cung cấp từ trước bởi hệ thống phần mềm, ngay khi hóa đơn được xuất thành công
- Mã kiểm tra rồi
- Nhấn ô “TRA CỨU HÓA ĐƠN”
Chỉ cần dữ liệu nhập vào là đúng thì ngay lập tức hệ thống sẽ hiển thị kết quả là hóa đơn bạn đang tìm kiếm.
Bước 3: Tải hóa đơn định dạng PDF
Tại kết quả là hóa đơn được hệ thống trả về, ở phần “Tải hóa đơn”, bạn nhấn chuột vào ô “Dạng PDF” để có thể hoàn thành tải hóa đơn điện tử file PDF về thiết bị mà mình đang sử dụng.
Như vậy, bạn hoàn toàn không cần tiến hành chuyển đổi thì người dùng vẫn có thể dễ dàng lấy được hóa đơn điện tử file PDF trên các hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp mình đang sử dụng. ACC xin chân thành cảm ơn Quý bạn đọc đã theo dõi bài viết.
Nội dung bài viết:
Bình luận