Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN được thực hiện thế nào?

Thủ tục mua chứng từ TNCN như thế nào? Nội dung chứng từ khấu trừ thuế TNCN như thế nào? 

Nội dung chứng từ khấu trừ thuế TNCN như thế nào?

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP Quy định nội dung hồ sơ khai thuế khấu trừ bao gồm:

- Tên chứng từ nộp thuế khấu trừ, tên viết tắt của chứng từ nộp thuế khấu trừ, tên viết tắt của chứng từ nộp thuế khấu trừ, số thứ tự của chứng từ nộp thuế khấu trừ;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp tiền;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế đã có mã số thuế);

- Quốc tịch (nếu người nộp thuế không phải là công dân Việt Nam);

- Số thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế khấu trừ; số tiền thu nhập vẫn nhận được;

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

- Họ, tên, chữ ký của người nộp tiền.
Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

Chứng nhận khấu trừ thuế TNCN được cấp khi nào?

Theo Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Thời gian tạo tài liệu
Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập tại nguồn, tại thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, cơ quan khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, cơ quan thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, chứng từ nộp cho người nộp thuế có thu nhập là người được khấu trừ thuế, người nộp thuế, phí và lệ phí. Do đó, chứng từ khấu trừ IRP phải được lập vào thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế TNCN của cá nhân.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được cấp cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế. Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là khi cá nhân có đề nghị gửi đến tổ chức, cá nhân trả thu nhập.

Thủ tục mua chứng từ TNCN như thế nào?

Theo công văn 2455/TCT-DNNCN năm 2022 cơ quan thuế không tiếp tục bán chứng từ khấu trừ thuế do cơ quan thuế đặt in; Các trường hợp còn phiếu mua sắm do cơ quan quản lý thuế cấp thì được tiếp tục sử dụng. Vì vậy, hiện nay các doanh nghiệp, tổ chức chưa thể sắp xếp mua chứng từ khấu trừ thuế từ cơ quan thuế.
Theo quy định tại Khoản 5 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC, kể từ ngày 01/07/2022, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân phải chuyển sang sử dụng chứng từ trả trước IRP điện tử. .
Với Chứng từ điện tử, khoản 2 Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, tổ chức khấu trừ thuế TNCN được tạo hệ thống phần mềm riêng để sử dụng chứng từ điện tử.
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm lập hồ sơ khấu trừ thuế TNCN điện tử, doanh nghiệp có thể tham khảo một số đơn vị uy tín như VNPT (phần mềm INVOICE VNPT), BKAV (phần mềm eChungtu), SOFTDREAM (phần mềm EASYPIT),…

Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử của từng nhà cung cấp sẽ có một số điểm khác biệt. Tuy nhiên, nhìn chung, doanh nghiệp sẽ cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Doanh nghiệp xem và chọn mua Gói thuế khấu trừ điện tử IRP phù hợp với nhu cầu của mình.

Bước 2: Cung cấp hồ sơ đăng ký dịch vụ và nhân viên kinh doanh của nhà cung cấp phần mềm lập chứng từ lưu trữ điện tử IRP để ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ chứng từ điện tử cho khách hàng. Thông thường, đăng ký dịch vụ sẽ yêu cầu các tài liệu sau:

- 01 bản scan Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

- 01 bản scan chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật của công ty.
- Nếu người ký được ủy quyền: Cung cấp thêm giấy ủy quyền và chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước hoặc hộ chiếu của người được ủy quyền.
Bước 3: Nhân viên của đơn vị cung cấp phần mềm tạo e-voucher hướng dẫn khách hàng cách sử dụng.
Bước 4: Sau khi khách hàng dùng thử xong, nhà cung cấp sẽ phát hành chính thức phần mềm cho khách hàng sử dụng.
Lưu ý: Công văn 2455/TCT-DNNCN 2022 của Tổng cục Thuế cũng chỉ rõ cơ quan khấu trừ khi sử dụng phiếu khấu trừ điện tử không phải đăng ký, lấy ý kiến ​​hoặc chuyển dữ liệu điện tử sang cơ quan thuế, đối tượng khấu trừ thân hình. sẽ xây dựng hệ thống phần mềm riêng để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định.

Làm cách nào để gửi tờ khai chứng từ khấu trừ thuế TNCN trực tuyến?

Việc báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN chỉ áp dụng đối với tài liệu mật trên máy vi tính theo quy định của Thông tư 37/2010/TT-BTC. Tuy nhiên, thông tư 37/2010/TT-BTC đã bị hủy bỏ bởi quyết định 79/QĐ-BTC năm 2023, có hiệu lực từ ngày 31/01/2023.
Ngược lại, hiện nay, tất cả các doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử. Ngoài ra, Thông tư 78/2021/TT-BTC cũng không có quy định về báo cáo thuế khấu trừ điện tử. Vì vậy, hiện nay, khi sử dụng chứng từ khấu trừ điện tử, doanh nghiệp trả thu nhập không cần phải nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ điện tử cho cơ quan quản lý thuế.
Trước đây, khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN do doanh nghiệp tự in, doanh nghiệp có thể kê khai chứng từ khấu trừ thuế TNCN qua mạng. Giờ đây, khi Chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in không còn được sử dụng, doanh nghiệp không cần phải khai báo tình hình sử dụng chứng từ thuế TNCN trực tuyến nữa.