Cách xử lý điều chỉnh hóa đơn điện tử VNPT

Hóa đơn điện tử VNPT đã trở thành một phần quan trọng trong quá trình kinh doanh của nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam. Tuy nhiên, việc viết sai thông tin trên hóa đơn điện tử có thể dẫn đến nhiều rủi ro và tranh chấp, không chỉ với cơ quan nhà nước mà còn với khách hàng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về các lỗi viết sai thông tin hóa đơn điện tử VNPT thường gặp và cách xử lý chúng.

4 lỗi viết sai hóa đơn điện tử VNPT thường gặp

1. Viết sai thông tin của công ty (tên, địa chỉ,...)

Lỗi này thường xảy ra khi người nhập thông tin trên hóa đơn viết sai thông tin của công ty. Đây có thể là do nhập thông tin lần đầu cho khách hàng mới hoặc sơ xuất trong quá trình nhập liệu.

2. Viết sai thông tin mã số thuế trong hóa đơn

Lỗi này thường xuất phát từ việc nhập sai hoặc sót chữ số trong mã số thuế doanh nghiệp. Điều này có thể dẫn đến việc không thể kiểm tra được thông tin thuế của công ty một cách chính xác.

3. Viết sai thông tin số lượng, khối lượng, đơn giá và thành tiền trong hóa đơn

Các lỗi này thường xảy ra khi người nhập nhẫm lần về việc chiết khấu, giảm giá. Thông thường, phần thành tiền sẽ do hệ thống tự tính toán và hiển thị kết quả, nhưng việc nhập sai thông tin có thể làm sai toàn bộ hóa đơn.

4. Viết sai thông tin thuế suất trong hóa đơn

Lỗi này có thể phát sinh do nhiều mức thuế suất khác nhau tương ứng với từng loại hàng hóa và ngành hàng. Mức thuế thường được điều chỉnh liên tục, do đó, người nhập nếu không nắm vững khung biểu giá thuế suất có thể chọn sai mức thuế, dẫn đến sai số trong tổng tiền xuất hóa đơn.

  Xem thêm: Hóa đơn điện tử gov là gì? Cách tra cứu https://accgroup.vn/hoa-don-dien-tu-gov

Cách xử lý lỗi viết sai trên hóa đơn điện tử VNPT

hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn điện tử vnpt

Tùy thuộc vào tính chất và mức độ lỗi sai, doanh nghiệp có ba cách xử lý hóa đơn điện tử VNPT:

1. Thông báo về lỗi sai trên hóa đơn điện tử cho người mua

Cách này đơn giản và nhanh chóng, không tốn thời gian và công sức của hai bên. Thường áp dụng với những lỗi sai đơn giản như việc chỉ cần thông báo cho người mua về sai sót trên hóa đơn, chẳng hạn về tên hoặc địa chỉ của người mua.

2. Điều chỉnh thông tin hoá đơn trên nền tảng VNPT

Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải thay đổi thông tin trên hóa đơn trên nền tảng VNPT. Cách này thường được sử dụng khi lỗi sai không quá nghiêm trọng và có thể sửa đổi.

3. Huỷ hoá đơn ghi sai trên nền tảng VNPT và xuất mới hoá đơn khác

Cách này tốn thời gian và công sức hơn, vì doanh nghiệp phải huỷ hoá đơn đã ghi sai trên nền tảng VNPT và lập hoá đơn mới. Điều này chỉ được thực hiện trong trường hợp cần thiết và có sự thỏa thuận của bên mua.

Hướng xử lý 1: Doanh nghiệp chỉ cần thông báo cho người mua

Đây là cách giải quyết đơn giản, không tốn thời gian và công sức của hai bên. Thường áp dụng với những lỗi sai đơn giản như sau:

2.1. Trường hợp chỉ cần thông báo cho người mua

Theo điểm a khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp chỉ cần thông báo cho người mua về hoá đơn điện tử đã gửi đi và chỉ sai sót về tên hoặc địa chỉ của người mua. Cách này không được áp dụng nếu hoá đơn ghi sai mã số thuế hoặc những sai sót khác.

2.2. Hướng dẫn thông báo về sai sót của hóa đơn điện tử VNPT cho người mua

Doanh nghiệp cần tuân thủ hướng dẫn thông báo về sai sót trong hoá đơn điện tử VNPT sau:

Bước 1: Nếu hóa đơn có mã cơ quan thuế thì doanh nghiệp sẽ gửi thông báo cho cơ quan thuế. Nếu hóa đơn không có mã cơ quan thuế thì không cần.

Bước 2: Doanh nghiệp gửi thông báo bằng văn bản cho bên mua về sai sót trong hóa đơn.

Thông báo về sai sót trong hoá đơn điện tử là hướng giải quyết đơn giản, nhanh chóng.

Hướng xử lý 2: Doanh nghiệp điều chỉnh hóa đơn điện tử VNPT cũ ghi sai

Cách này yêu cầu doanh nghiệp phải thông báo cho người mua và tiến hành điều chỉnh nội dung trên hóa đơn điện tử cũ, không cần hủy hóa đơn cũ và lập hóa đơn mới hoàn toàn.

3.1. Những trường hợp điều chỉnh hóa đơn điện tử VNPT cũ ghi sai

Căn cứ vào điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp cần lập hoá đơn điện tử điều chỉnh hoá đơn điện tử đã lập có sai sót về:

Mã số thuế

Số tiền ghi trên hoá đơn

Thuế suất, tổng tiền thuế

Quy cách, chất lượng của hàng hoá ghi trên hoá đơn

Lưu ý:

Hai bên có thể thỏa thuận lập văn bản thống nhất việc điều chỉnh trước khi lập hóa đơn điều chỉnh.

Hóa đơn sau khi đã điều chỉnh luôn có dòng “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

3.2. Hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn điện tử VNPT cũ ghi sai

Để điều chỉnh hoá đơn điện tử lập trên nền tảng VNPT bị ghi sai, doanh nghiệp thực hiện các bước sau:

Bước 1: Vào VNPT Invoice và đăng nhập

Bước 2: Truy cập thanh Menu, chọn xử lý hóa đơn. Sau đó chọn Lập hóa đơn điều chỉnh

Bước 3: Tìm hóa đơn điện tử bị sai sót trong mục “Tìm kiếm hoá đơn thay thế”

Bước 4: Nhập dữ liệu hóa đơn điện tử điều chỉnh. Sau đó nhấn “Chỉnh sửa” để cập nhật hoá đơn sau khi đã điều chỉnh

Bước 5: Sau khi đã lưu lại Hoá đơn điện tử điều chỉnh, hệ thống sẽ điều hướng quay lại danh sách hoá đơn điện tử ban đầu. Bạn có thể nhấp vào link hoá đơn điện tử mới để kiểm tra lại thông tin.

Hướng xử lý 3: Doanh nghiệp hủy hóa đơn điện tử VNPT cũ ghi sai và lập hóa đơn điện tử VNPT thay thế

Cách xử lý này khá tốn thời gian và công sức, vì phải đồng thời thực hiện hai bước là huỷ hoá đơn điện tử cũ và lập hoá đơn điện tử thay thế. Chỉ trong trường hợp được pháp luật quy định thì doanh nghiệp mới được huỷ và cần có sự thống nhất về ý chí với bên mua.

4.1. Những trường hợp cần hủy hóa đơn điện tử VNPT và lập hóa đơn điện tử VNPT thay thế

Căn cứ vào các điều khoản tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn chứng từ, doanh nghiệp được hủy hóa đơn điện tử VNPT trong hai trường hợp sau:

Trường hợp 1: Hàng hóa chưa được giao nhưng bên bán đã lập và gửi hóa đơn điện tử cho bên mua. Sau đó, bên bán phát hiện có sai sót về thông tin trên hóa đơn.

Trường hợp 2: Bên bán đã hoàn tất quá trình lập và gửi hóa đơn nhưng hai bên đều chưa tiến hành kê khai thuế.

Lưu ý:

Doanh nghiệp không được đơn phương hủy hóa đơn điện tử VNPT, hóa đơn điện tử chỉ được hủy khi có sự đồng ý, xác nhận của cả 2 bên mua và bán.

Chỉ huỷ được hoá đơn điện tử nếu chưa thanh toán hoá đơn đó. Trong trường hợp hoá đơn đã thanh toán thì bạn cần huỷ thanh toán rồi mới huỷ hoá đơn.

Hóa đơn điện tử sau khi hủy rồi vẫn phải được lưu trữ theo quy định pháp luật.

Sau khi hủy, doanh nghiệp cần lập 1 hóa đơn mới và ghi rõ “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số …; Ký hiệu …; gửi ngày … tháng … năm…”.

4.2. Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử VNPT và lập hóa đơn thay thế

Doanh nghiệp cần thực hiện theo thứ tự sau:

Hủy hóa đơn điện tử VNPT:

Bước 1: Lập Biên bản hủy hóa đơn giữa doanh nghiệp và người mua.

Bước 2: Truy cập VNPT Invoice, đăng nhập rồi chọn mục “Xử lý hoá đơn” sau đó nhấn vào mục “Huỷ hoá đơn (không thay thế, sửa đổi)”.

Bước 3: Danh mục hoá đơn điện tử đã lập hiện lên, trong hàng “Chọn Hoá đơn” click vào hoá đơn điện tử bạn muốn huỷ. Sau đó kéo xuống cuối trang chọn ô “Huỷ hoá đơn đã chọn” màu xanh.

Bước 4: Vào mục “Thanh toán”, chọn ‘Huỷ thanh toán”.

Bước 5: Lặp lại thao tác ở Bước 3 lần nữa. Hoá đơn huỷ sẽ có dấu gạch chéo.

Ấn lưu “Thông báo kết quả hủy hóa đơn” sau đó xuất file này ở định dạng XML để nộp cho cơ quan thuế.

Thiết lập hóa đơn điện tử VNPT thay thế:

Bước 1: Vào Menu, chọn xử lý hóa đơn và chọn Lập hóa đơn thay thế.

Bước 2: Thực hiện tìm kiếm hoá đơn cần thay thế bằng cách nhập thông tin về Mẫu số, Ký hiệu và Số hoá đơn.

Bước 3: Hệ thống sẽ hiển thị các thông tin gốc của Hoá đơn điện tử cần thay thế. Bạn nhập thông tin thay đổi, sau đó bấm “Chỉnh sửa” để lưu nội dung mới vừa nhập.

Bước 4: Hệ thống điều hướng quay lại danh sách hoá đơn điện tử, lúc này hoá đơn điện tử thay thế đã được lập thành công.

Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử VNPT.

Kết luận

Viết sai thông tin hóa đơn điện tử VNPT có thể dẫn đến rủi ro và tranh chấp giữa doanh nghiệp với cơ quan nhà nước hoặc khách hàng. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể xử lý hóa đơn điện tử viết sai VNPT nhanh chóng bằng cách tuân thủ các hướng dẫn và quy định của pháp luật. Chú ý đến việc thông báo sai sót cho người mua, điều chỉnh hoá đơn điện tử, hoặc huỷ và lập hóa đơn thay thế theo từng trường hợp cụ thể.

Ngoài ra, việc duyệt kỹ thông tin trước khi lập hóa đơn cũng đóng vai trò quan trọng để tránh việc viết sai thông tin hóa đơn điện tử VNPT. Chắc chắn rằng doanh nghiệp luôn tuân thủ các quy định và hướng dẫn của VNPT để tránh rủi ro và tranh chấp không cần thiết.
Xem thêm: Hóa đơn điện tử của thế giới di dộng https://accgroup.vn/hoa-don-dien-tu-cua-the-gioi-di-dong