Cách viết 1 biên bản cuộc họp

Biên bản cuộc họp là gì?  

Biên bản cuộc họp (gọi  tắt là biên bản cuộc họp) là loại văn bản ghi lại những nội dung diễn ra trong cuộc họp mang tính chất nội bộ hoặc giữa các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, đoàn thể với nhau. Tài liệu này nhìn chung là sự tổng hợp của nhiều thông tin và ý kiến ​​khác nhau của các thành viên tham gia. Vào cuối cuộc họp, tất cả những người tham gia sẽ ký tên và cam kết với những gì đã được trình bày hoặc thống nhất tại cuộc họp đó. 

Cách ghi biên bản cuộc họp 

 Biên bản cuộc họp (gọi  tắt là biên bản cuộc họp) là loại văn bản ghi lại những việc diễn ra trong cuộc họp. Tại mỗi cuộc họp, thư ký (người chịu trách nhiệm ghi chép nội dung cuộc họp) có  nhiệm vụ kiểm đếm số lượng người tham dự. Đồng thời thư ký cũng sẽ ghi lại tất cả những thông tin quan trọng nhất, chính yếu nhất theo diễn biến của cuộc họp. 

 Thư ký có vai trò vô cùng quan trọng là người ghi lại nội dung cuộc họp. Thư ký phải biết cách ghi biên bản cuộc họp một cách chính xác cũng như khả năng viết tay hoặc đánh máy nhanh. Đảm bảo câu từ  rõ ràng, rành mạch và quan trọng nhất là không thêm bớt bất kỳ nội dung nào. 

Vai trò của biên bản cuộc họp 

 Biên bản  cuộc họp được coi là một loại văn bản ghi lại cụ thể những sự việc đã xảy ra và đang diễn ra. Văn bản không có hiệu lực  pháp lý. Nhưng nó vẫn là một tài liệu quan trọng để chứng minh những sự kiện thực tế đã diễn ra. 

 Thông qua biên bản họp, các yêu cầu, chỉ đạo của cấp trên cũng như các ý kiến ​​đóng góp, đóng góp mang tính xây dựng của nhân viên… được tổng hợp để  sau này dễ dàng đưa ra phương án, giải pháp phù hợp, kịp thời. 

 Nó cũng là một văn bản  nhắc lại người, dịch vụ đã ký xác nhận và các cam kết của mình. Tương tự như một danh sách kiểm tra các nhiệm vụ cần được thực hiện.  Biên bản cuộc họp còn là tiền đề để những người tham gia  cuộc họp có cùng nội dung sau đó có thể theo dõi, kiểm tra và đôn đốc các công việc cần phải làm. 

Có những loại biên bản cuộc họp nào?  

Tùy vào đặc điểm của cuộc họp cũng như từng cơ quan, tổ chức, đơn vị mà biên bản sẽ có nhiều loại khác nhau. Một số loại  bản ghi phổ biến hơn là: 

 Biên bản họp nội bộ công ty 

 Biên bản buổi thông tin 

 biên bản họp lớp 

 Biên bản họp phụ huynh học sinh 

 Biên Bản Họp Chi Nhánh 

 Biên bản cuộc họp bằng tiếng Anh 

 Biên bản họp hội đồng quản trị 

 Biên bản họp Phòng/Ban 

 biên bản họp công đoàn 

 Báo cáo về cuộc họp giữa hai công ty…. cách ghi biên bản cuộc họp 

 Tùy theo nội dung cuộc họp, cơ quan, tổ chức tổ chức cuộc họp  mà sẽ có các loại biên bản khác nhau.  

 Biên bản cuộc họp thường có nội dung gì? Tuy trong thực tế  tùy thuộc vào nội dung và đặc điểm riêng của từng cuộc họp mà biên bản sẽ chứa đựng những điều và yếu tố phù hợp nhất. Tuy nhiên, cách ghi biên bản cuộc họp chuẩn cần có những nội dung sau: 

 Quốc huy, khẩu hiệu. Tên cơ quan, đơn vị, công ty cũng như số vé và tên người viết vé. Nơi, ngày… tháng… năm… giờ… (ghi rõ giờ, thứ, phút, số phút sản xuất). Những người tham dự cuộc họp.  Họ và tên  người chủ trì cuộc họp, tên thư ký. Các nội dung, hạng mục chính  diễn ra trong cuộc họp.  Riêng phần báo cáo cần trình bày rõ ràng, chi tiết họ tên chức vụ người trình bày báo cáo. Tóm tắt nội dung báo cáo. Xem báo cáo đính kèm  (nếu có). Các kết luận, quyết định đã được thông qua tại cuộc họp.  Thời gian kết thúc cuộc họp 

 Chữ ký xác nhận của các bên tham dự cuộc họp.  cách ghi biên bản cuộc họp 

 Nội dung  biên bản phải đầy đủ, chính xác, không thêm bớt. Yêu cầu ghi biên bản cuộc họp 

 Biên bản cuộc họp là  văn bản hành chính quan trọng, đòi hỏi độ chính xác cao. Do đó, cần phải cẩn thận khi viết biên bản cuộc họp.  Đầu tiên, chuẩn bị  mẫu 

 Thứ hai, tốc độ ghi/đánh máy nhanh và tập trung 

 Thứ ba, chỉ viết trọng tâm 

 Thứ tư, đảm bảo thông tin chính xác tuyệt đối 

 Đầu tiên, chuẩn bị  mẫu 

 Để đảm bảo đúng tiến độ và ghi chép chính xác  nội dung  cuộc họp, thư ký/hoặc người được chỉ định ghi chép cần chuẩn bị  mẫu biên bản cuộc họp với  nội dung sau: 

 Thời gian và địa điểm  họp 

 Diễn giả 

 Nội dung cuộc họp 

 Kết luận cuối cuộc họp 

 Thứ hai, tốc độ ghi/đánh máy nhanh và tập trung 

 Là người chịu trách nhiệm ghi chép  cuộc họp, bạn phải có tốc độ viết nhanh và điền đầy đủ các thông tin quan trọng trong  cuộc họp. Lắng nghe một cách cẩn thận. Tốt nhất bạn nên chuẩn bị sẵn sổ tay và máy tính để ghi lại  thông tin. Thậm chí có thể sử dụng máy ghi âm để đảm bảo thông tin trong biên bản được trình bày rõ ràng, chính xác. 

 cách ghi biên bản cuộc họp 

 Người chịu trách nhiệm lập biên bản  phải có tốc độ ghi chép nhanh, trung thực.  

Thứ ba, chỉ viết trọng tâm 

 Khi các thành viên phát biểu, sẽ có hàng dài người xếp hàng, nhưng sẽ cần phải tóm tắt  và chỉ ghi lại trọng âm. Cách tốt nhất để ghi biên bản cuộc họp là không nên trình bày nội dung dài dòng, lan man, không cần thiết vì như vậy sẽ làm lãng phí thời gian của bạn, khiến bạn mất tập trung và bỏ lỡ những thông tin quan trọng.  

 Thứ tư, đảm bảo thông tin chính xác tuyệt đối 

 Độ chính xác là chìa khóa để biên bản cuộc họp cho tất cả các cơ quan và tổ chức. Vì nó là cơ sở của người quản lý doanh nghiệp, người có  quyền điều hành một số vấn đề sau này nên cần độ chính xác rất cao. Vì lý do này, người viết phải khách quan và trung thực. Tuyệt đối không được tự ý thêm, bớt, bình luận vào các ý kiến ​​của cuộc họp.

Biên bản cuộc họp

BIÊN BẢN CUỘC HỌP

Về việc………………..………..

Hôm nay, vào lúc ….… giờ …… ngày ….. tháng ….. năm …..

Tại ……………………………………………………………………………..

Diễn ra cuộc họp với nội dung ……………………………………………..

1. Thành phần tham dự:
2. Chủ trì : Ông/Bà …………………….….. Chức vụ: …..………………
3. Thư ký: Ông/Bà ………………………… Chức vụ: ……………………
4. Thành phần khác:

……………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………….

1. Nội dung cuộc họp:

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

III. Biểu quyết (nếu có):

– Tổng số phiếu: …………. Phiếu

– Số phiếu tán thành: ……… phiếu, chiếm …… %

– Số phiếu không tán thành: ………… phiếu, chiếm …… %

1. Kết luận cuộc họp :

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

Cuộc họp kết thúc vào lúc ….. giờ ….. ngày …. tháng ….. năm ……, nội dung cuộc họp đã được các thành viên dự họp thông qua và cùng ký vào biên bản.

Biên bản được các thành viên nhất trí thông qua và có hiệu lực kể từ ngày ký./.