Cách vẽ lưu đồ quy trình theo ISO

Lưu đồ và Phương pháp tiếp cận Quy trình ISO 9001

Thành phần cốt lõi của ISO 9001:2015 là cách tiếp cận theo quá trình, một chiến lược quản lý nhằm xác định, quản lý và kiểm soát tất cả các quy trình đóng góp vào kết quả đầu ra của tổ chức. Việc áp dụng phương pháp tiếp cận theo quy trình sẽ giúp bạn kiểm soát được tất cả các hoạt động quan trọng của mình.

Mặc dù các luồng quy trình có thể được lập thành văn bản và phân tích thông qua các phương tiện khác, nhưng thường được đồng ý rằng các luồng quy trình của một doanh nghiệp nên được lập thành văn bản bằng cách sử dụng lưu đồ (trong ngữ cảnh này còn được gọi là bản đồ quy trình).

Lưu đồ theo tiêu chuẩn ISO 9001

Tài liệu ISO 9001 tốt nhất và cũng thân thiện với người dùng nhất. Đối với hầu hết mọi người, hình minh họa hoạt động tốt hơn văn bản, đó là lý do tại sao lưu đồ thường được sử dụng và Cách vẽ lưu đồ quy trình theo ISO được nhiều lượt tìm kiếm. Dưới đây là một số ý tưởng để sử dụng lưu đồ với ISO.

Bao gồm một lưu đồ ở đầu hướng dẫn công việc như một cái nhìn tổng quan. Sau đó, văn bản có thể mô tả chi tiết hơn từng hoạt động.

Thiết kế một quy trình mới đòi hỏi phải tìm ra những hoạt động nào là cần thiết và cách sắp xếp chúng. Lưu đồ là lý tưởng cho việc này.

ISO 9001:2015 dành toàn bộ điều khoản để lập kế hoạch các quá trình và dự án mới, bao gồm xác định các kết quả mong muốn, đánh giá các đầu vào sẵn có và xác định các hoạt động cần thiết để chuyển đổi đầu vào thành đầu ra. Lưu đồ rất tốt để bắt đầu quá trình lập kế hoạch.

Phân tích các quá trình như một phần của quản lý rủi ro và cải tiến chung là một phần vốn có của ISO 9001. Các quá trình được phân tích tốt nhất bằng cách sử dụng lưu đồ.

Mặc dù mô tả công việc theo truyền thống là dạng văn bản, nhưng một số công việc nhất định đòi hỏi một chuỗi hoạt động lặp đi lặp lại có thể được mô tả hiệu quả bằng sơ đồ.

Sử dụng sơ đồ làm công cụ quản lý rủi ro để mô tả cách tài liệu quan trọng thay đổi theo thứ tự cụ thể và loại kiểm soát được áp dụng.

Mặc dù biểu đồ tổ chức loại trừ các quá trình và chuỗi hoạt động có liên quan với nhau, nhưng chúng sử dụng các hình hộp và đường kết nối, được vẽ tốt nhất bằng phần mềm.

Lời khuyên

Chúng tôi thực sự khuyên bạn nên giữ lưu đồ đơn giản. Mặc dù hình dạng phức tạp có thể có ý nghĩa đối với bạn, nhưng những người dùng khác có thể không hiểu chúng. Và trừ khi bạn đang tạo một sơ đồ kỹ thuật có đối tượng dự kiến ​​quen thuộc với các ký hiệu đặc biệt, tốt nhất bạn nên giới hạn các hình dạng của mình với những hình dạng được giới thiệu ở trên.

Mặt khác, hãy sử dụng màu sắc nếu nó làm cho sơ đồ thân thiện hơn với người dùng. Màu sắc có thể được sử dụng cho các mục đích khác nhau, bao gồm:

Làm nổi bật trách nhiệm: chỉ ra người hoặc chức năng chịu trách nhiệm cho các hoạt động cụ thể bằng cách sử dụng màu sắc riêng biệt.

Làm nổi bật các phòng ban: màu sắc rất tuyệt vời để phân biệt các hoạt động của các phòng ban riêng lẻ.

Màu nền: để thay thế cho việc tô màu các hình dạng riêng lẻ để làm nổi bật các nhóm, bạn có thể sử dụng các màu nền riêng biệt.

Phần mềm vẽ lưu đồ ISO 9001

Trong khi phần mềm phổ biến như MS PowerPoint có thể được sử dụng để tạo sơ đồ, nhưng phần mềm chuyên dụng hiệu quả hơn và dễ sử dụng hơn. Các lợi ích của phần mềm chuyên dụng bao gồm các hình dạng và đầu nối được xác định trước, đồng thời ghi nhãn dễ dàng. Bạn có thể tham khảo 1 số công cụ vẽ miễn phí khác như: Dia, yEd Graph Editor, ThinkComposer, Pencil Project, LibreOffice Draw, Diagram Designer,...