Hướng dẫn cách tính lương tăng ca bằng excel [Chi tiết 2024]

3. Các hàm, công thức excel chính trong chấm công tính lương

Khi làm kế toán tiền lương, bạn phải nắm được danh sách nhân viên của công ty, thông tin về hợp đồng lao động của mỗi người. Rồi thực hiện chấm công, tính lương thực hiện theo tháng.

Vì vậy, Tanca sẽ liệt kê cho bạn các hàm, công thức excel liên quan đến việc xử lý công lương, truy vấn, tìm kiếm, tra cứu thông tin nhân viên có trong bảng danh sách nhân viên.

Cần nắm vững các hàm excel này vì tính ứng dụng và tần suất sử dụng trong nghiệp vụ chuyên môn của các vị trí hành chính nhân sự rất lớn.

3.1. Hàm IF

Cú pháp: IF (điều kiện, giá trị A, giá trị B).

Nếu thỏa mãn điều kiện đạt được thì giá trị sẽ là A, còn nếu không thỏa mãn điều kiện thì giá trị là B.

3.2. Hàm IF(OR)

Công thức: =IF(điều kiện(hoặc là điều kiện 1, hoặc là điều kiện 2, hoặc là điều kiện 3,…), giá trị A, giá trị B)

Nếu thỏa mãn các điều 1, hoặc 2, hoặc 3…thì giá trị sẽ là A, không thỏa mãn điều kiện là B.

3.3. Hàm IF(AND)

Công thức: =IF(điều kiện(điều kiện 1, điều kiện 2, điều kiện 3,…), giá trị A, giá trị B)

Nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện 1, điều kiện 2, điều kiện 3…thì giá trị là A, không thỏa mãn điều kiện là B.

3.4. Hàm IFERROR

Công thức: =IFERROR(giá trị)

Hàm sử dụng để chuyển giá trị lỗi về 0

3.5. Hàm IF lồng nhau

Công thức: =IF(điều kiện 1,giá trị A,if(điều kiện 2, giá trị B, điều kiện 3, giá trị C…..giá trị H)))

Nếu thỏa mãn điều kiện 1, thì đó là giá trị A, nếu thỏa mãn điều kiện 2, thì đó là giá trị B…Không là giá trị H (Lưu ý hàm sử dụng với nhiều điều kiện. Ví dụ như công thức tính thuế Thu nhập cá nhân)

3.6. Hàm COUNT (Đếm số ô chứa số)

Công thức: =COUNT(value1, [value2], …)

- value1 Bắt buộc. Mục đầu tiên, tham chiếu ô hoặc phạm vi trong đó bạn muốn đếm số.

- value2 … Tùy chọn. Tối đa 255 mục, tham chiếu ô hoặc phạm vi bổ sung trong đó bạn muốn đếm số.

3.7.  Hàm COUNTIF (Đếm các ô dựa trên nhiều tiêu chí/điều kiện)

Công thức: =COUNTIF(phạm vi, tiêu chí)

- phạm vi Bắt buộc. Một hoặc nhiều ô để đếm, bao gồm các số hoặc tên, mảng hay tham chiếu chứa số. Giá trị trống và giá trị văn bản bị bỏ qua.

- tiêu chí Bắt buộc. Số, biểu thức, tham chiếu ô hay chuỗi văn bản xác định ô sẽ được đếm.

3.8. Hàm COUNTIFS (Đếm các ô dựa trên nhiều tiêu chí/nhiều điều kiện)

Công thức: =COUNTIFS(phạm vi tiêu chí 1, tiêu chí 1, [phạm vi tiêu chí 2, tiêu chí 2],…)

- phạm vi tiêu chí 1 Bắt buộc. Phạm vi thứ nhất trong đó cần đánh giá các tiêu chí liên kết.

- tiêu chí 1 Bắt buộc. Tiêu chí dưới dạng một số, biểu thức, tham chiếu ô hoặc văn bản để xác định những ô nào cần đếm.

- phạm vi tiêu chí 2, tiêu chí 2, … Tùy chọn. Những phạm vi bổ sung và tiêu chí liên kết của chúng. Cho phép tối đa 127 cặp phạm vi/tiêu chí.

3.9. Hàm COUNTA (đếm số ô không trống trong một phạm vi.)

Công thức: =COUNTA(value1, [value2], …)

- value1 Bắt buộc. Đối số đầu tiên đại diện cho giá trị mà bạn muốn đếm.

- value2, … Tùy chọn. Các đối số bổ sung đại diện cho giá trị mà bạn muốn đếm, tối đa 255 đối số.

3.10. Hàm Sum (Tính tổng các số)

Công thức: =SUM((number1,number2, …) hoặc Sum(A1:An)

- Number1 là số 1

- Number2 là số 2

3.11. Hàm Sumif (Tính tổng có điều kiện)

Công thức: =SUMIF(range, criteria, [sum_range])

- range Bắt buộc. Phạm vi ô bạn muốn đánh giá theo tiêu chí. Các ô trong mỗi phạm vi phải là số hoặc tên, mảng hay tham chiếu chứa số. Giá trị trống và giá trị văn bản bị bỏ qua.

criteria Bắt buộc. Tiêu chí ở dạng số, biểu thức, tham chiếu ô, văn bản hoặc hàm xác định sẽ cộng các ô nào.

- sum_range Tùy chọn. Các ô thực tế để cộng nếu bạn muốn cộng các ô không phải là các ô đã xác định trong đối số range. Nếu đối số sum_range bị bỏ qua, Excel cộng các ô được xác định trong đối số range (chính các ô đã được áp dụng tiêu chí).

3.12. Hàm Sumifs (Tính tổng có nhiều điều kiện)

Công thức: =SUMIFS(sum_range,criteria_range1,criteria1,criteri a_range2,criteria2…)

- sum_range là các ô cần tính tổng, bao gồm các số, tên vùng, mãng hay các tham chiếu đến các giá trị. Các ô trống hay chứa chuỗi (Text) sẽ bị bỏ qua.

- criteria_range1, criteria_range2, … có thể khai báo từ 1 đến 127 vùng dùng để liên kết với các điều kiện cho vùng.

- criteria1, criteria2, … có thể có từ 1 đến 127 điều kiện ở dạng cọn số, biểu thức, tham chiếu hoặc chuỗi.

3.13. Hàm xử lý thời gian

- Hàm DATE(year,month,day): Tạo ra 1 giá trị ngày tháng xác định rõ bởi năm, tháng, ngày

- Hàm YEAR(serial_number) : Theo dõi số năm của 1 giá trị ngày tháng

- Hàm MONTH(serial_number): Theo dõi số tháng của 1 giá trị ngày tháng

- Hàm DAY(serial_number): Theo dõi số ngày của 1 giá trị ngày tháng

- Hàm HOUR(serial_number): Theo dõi số giờ của 1 giá trị thời gian

- Hàm MIN(serial_number): Theo dõi số phút của 1 giá trị thời gian

3.14. Hàm VLOOKUP

VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

Đây là hàm truy vấn, tìm kiếm thông dụng nhất.

Tuy nhiên đối tượng tìm kiếm (lookup_value = Mã nhân viên / Tên nhân viên) phải nằm trong cột đầu tiên bên trái vùng bảng tìm kiếm (table_array = Bảng Danh sách nhân viên).