Thống nhất cách thức thông báo, cảnh báo
Trong công tác hành chính nhân sự, việc quản lý hợp đồng lao động là rất quan trọng.
Có hai loại hợp đồng lao động: có thời hạn và không có thời hạn. Đối với CDD, bạn cần biết khi nào gần hết hạn để ký hợp đồng mới. Để máy tính tự động cảnh báo cho chúng ta, trước tiên chúng ta phải thống nhất về nguyên tắc và cách thức hoạt động của nó: Khi nào cần cảnh báo? Làm thế nào để cảnh báo? Những cấp độ nào cần được thông báo?
Để thuận tiện cho việc đọc bài viết, chúng tôi sẽ thống nhất các nguyên tắc sau:
Các mức cảnh báo:
Để tạo cảnh báo nhắc nhở trong Excel, chúng ta cần thiết lập các mức cảnh báo:
Cấp độ 1: Còn 1 tháng nữa là hết hạn
Cấp độ 2: Còn 1 tuần nữa là hết hạn
Cấp độ 3: Hết hạn
Thời gian căn cứ theo thời gian hiện tại và thời gian ký kết hợp đồng.
Chế độ cảnh báo: tương ứng với các mức cảnh báo:
Level 1: tô nền bằng chữ thường màu vàng nhạt
Mức 2: Màu nền cam, chữ đậm
Mức 3: chữ đỏ, nền xám nhạt, chữ đậm
Công cụ sử dụng
Trong Excel, có sẵn các công cụ để làm việc này. Đây là định dạng có điều kiện - Conditional format. Khi thỏa mãn các điều kiện cho trước, Excel sẽ tự động định dạng dữ liệu trong vùng xác định. Bài viết này sẽ không nói cụ thể định dạng có điều kiện là gì, sử dụng nó như thế nào mà sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện trực tiếp. Nếu chưa quen với công cụ này, bạn có thể tham khảo bài viết: Cách sử dụng định dạng có điều kiện trong Excel 2010, 2013 và 2016
Cách ứng dụng Conditional Formatting để tự động cảnh báo thời hạn hợp đồng
Dựa trên nguyên tắc tự động cảnh báo đã xây dựng ở bước 1, chúng ta sẽ thiết lập công thức trong Conditional Formatting như sau:
Chọn toàn bộ bảng dữ liệu từ A2:E7, sau đó chọn Conditional Formatting trong thẻ HOME
Trong cửa sổ Conditional Formatting chọn New Rule / Use a formulas… (thiết lập công thức trong Conditional Formatting).
Trước khi viết công thức Tạo cảnh báo nhắc nhở trong excel chúng ta cần trình bày được logic bằng lời sang dạng công thức:
- Nếu Ngày hết hạn là ô trống (không có dữ liệu) thì sẽ không có căn cứ để cảnh báo. Do đó phải loại trường hợp giá trị ở cột E là rỗng
- Nếu ngày ở cột E < Ngày hiện tại – 30 thì sẽ cảnh báo ở mức 3
- Nếu ngày ở cột E < Ngày hiện tại và > Ngày hiện tại – 7 (trong vòng 1 tuần trước ngày hiện tại) thì cảnh báo ở mức 2
- Nếu ngày ở cột E < Ngày hiện tại – 7 và > Ngày hiện tại – 30 (nằm ngoài mức 2 và thỏa mãn mức 1) thì cảnh báo ở mức 1
Khi đó công thức ở các mức lần lượt là:
Mức 1: Công thức là =AND($E2<>””,$E2>=TODAY()-30,$E2
Mức 2: Công thức là =AND($E2<>””,$E2
Mức 3: Công thức là =AND($E2<>””,$E2
Chú ý cố định cột E nhưng không cố định hàng 2 để khi xuống các dòng tiếp theo thì Conditional Formatting sẽ tự động thay đổi dòng tương ứng để tính kết quả cho đúng.
Như vậy kết quả đã đúng như yêu cầu ban đầu của chúng ta đưa ra rồi: tạo cảnh báo nhắc nhở trong excel. Khi đó chỉ cần thay đổi, thêm dữ liệu bất kỳ thì Excel sẽ tự động thay đổi cảnh báo tương ứng theo kết quả tính được trong Conditional Formatting.
Nội dung bài viết:
Bình luận