Với hầu hết các cơ quan Thuế, hiện nay việc thanh kiểm tra Thuế luôn có công đoạn kiểm tra trực tiếp tại Doanh nghiệp. Công đoạn này là đi sâu vào thanh kiểm tra thực tế chứng từ xem có bị làm giả hay không, đồng thời với nó là yêu cầu chủ doanh nghiệp – kế toán viên giải trình các hồ sơ chứng từ doanh nghiệp. Vì vậy, việc chuẩn bị bộ hồ sơ sổ sách chứng từ đúng chuẩn là rất quan trọng. Nếu làm tốt, Doanh nghiệp sẽ có nhiều lợi ích. Trong bài viết này, Luật ACC sẽ cung cấp một số thông tin liên quan đến việc hướng dẫn cách sắp xếp sổ sách kế toán.
1. Sổ kế toán là gì ?
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.
Sổ kế toán là những tờ sổ được xây dựng theo những mẫu nhất định có liên hệ chặt chẽ với nhau, dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo đúng phương pháp kế toán, trên cơ sở số liệu của chứng từ kế toán, nhằm cung cấp thông tin phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị.
Sổ kế toán là sổ dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan của tổ chức, cá nhân thuộc diện áp dụng Luật kế toán.
Tổ chức, cá nhân lập sổ kế toán gọi là đơn vị kế toán. Sổ kế toán phải ghi rõ họ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày tháng năm lập sổ, ngày tháng năm khoá sổ; chữ ký của người lập sổ; kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai.
Sổ kế toán phải có các nội dung theo quy định của pháp luật. Hình thức sổ kế toán được lập theo quy định của Bộ Tài chính. Số kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ, bảo đảm tính liên tục từ khi mở sổ đến khi khoá số.
2. Ý nghĩa của sổ kế toán.
- Dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ thông tin liên quan đến nghiệp vụ kinh tế, tài chính bị phát sinh theo kinh tế, tình hình và trình tự thời gian của đơn vị, doanh nghiệp.
- Dựa vào những số liệu được ghi chép trong sổ kế toán, doanh nghiệp có thể đối chiếu với nhau để nắm bắt được tình hình tài chính hiện tại cũng như tìm ra nguyên nhân và hướng giải quyết cho doanh nghiệp mình.
- Sổ kế toán được coi là phương tiện vật chất để thực hiện công tác kế toán. Trong quá trình hoạt động kinh doanh, các thông tin, chứng từ rời rạc chỉ phản ánh một phần hoạt động kinh tế, chưa có tác dụng đối với công tác quản lý tổng hợp, do vậy cần hệ thống lại và ghi chép vào sổ kế toán. Từ đó có thể thấy rõ tình hình, kết quả của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
3. Phân loại sổ kế toán.
a) Phân loại sổ kế toán theo cách ghi chép trên sổ kế toán
Theo tiêu thức này, sổ kế toán được chia thành ba loại:
– Sổ ghi theo thứ tự thời gian: Là sổ dùng để ghi tất cả các hoạt động kinh tế tài chính liên tục theo trình tự thời gian các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh như: Nhật ký chung, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
– Sổ ghi theo hệ thống: Là loại sổ kế toán được sử dụng để ghi chép, hệ thống hóa các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh theo từng nội dung kinh tế (theo từng tài khoản kế toán). Loại sổ kế toán này gồm có: Sổ cái, sổ chi tiết.
– Sổ liên hợp: Là loại sổ được sử dụng để kết hợp ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính theo thứ tự thời gian và theo dõi đối tượng kế toán theo nội dung kinh tế trên cùng một trang sổ: Nhật ký – Sổ cái.
b) Phân loại sổ kế toán theo cấu trúc mẫu sổ.
Căn cứ vào cấu trúc của sổ kế toán đã được thiết kế, sổ kế toán được chia thành các loại sổ kế toán:
– Sổ kế toán kiểu một bên: Là loại sổ mà hai cột Nợ, Có của tài khoản kế toán được bố trí cùng một bên của trang sổ kế toán như Sổ cái của tài khoản kế toán được xây dựng theo kiểu một bên (xem mẫu sổ kế toán ở phần sau).
– Sổ kế toán kiểu hai bên: Là loại sổ mà mỗi trang sổ được chia thành hai bên, bên trái phản ánh số phát sinh Nợ của tài khoản, bên phải phản ánh số phát sinh Có của tài khoản như Sổ cái của tài khoản kế toán được xây dựng theo kiểu hai bên (xem mẫu sổ kế toán ở phần sau).
– Sổ kế toán kiểu nhiều cột: Là loại sổ kế toán kết hợp phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở dạng tổng hợp kết hợp với theo dõi đối tượng kế toán về mặt chi tiết nên số phát sinh bên Nợ, bên Có của tài khoản được chia ra làm nhiều cột.
– Sổ kế toán kiểu bàn cờ: Là loại sổ được thiết kế theo nguyên tắc kiểu bàn cờ, mỗi ô trong sổ kế toán là giao điểm giữa dòng và cột của sổ kế toán. Điển hình của loại này là sổ Nhật ký chứng từ.
c) Phân loại sổ kế toán theo hình thức sổ kế toán
Theo tiêu thức này sổ kế toán được chia thành hai loại:
– Sổ tờ rời: Là loại sổ kế toán mà các trang sổ được để riêng biệt nhằm thuận tiện trong việc phân công công tác và ghi sổ kế toán. Các loại sổ này dễ thất lạc, kế toán phải làm tốt công tác bảo quản.
– Sổ đóng thành quyển: Là loại sổ kế toán mà các trang sổ được đóng lại thành quyền, có đánh số thứ tự và đăng ký các trang sổ, giữa các trang sổ phải đóng dấu giáp lai. Loại sổ này thuận tiện cho việc bảo quản sổ kế toán và sử dụng đối với những đối tượng kế toán phát sinh thường xuyên.
d) Phân loại sổ kế toán theo nội dung ghi chép trên sổ kế toán
Theo cách phân loại này, sổ kế toán được chia làm ba loại:
– Sổ kế toán tổng hợp: Là loại sổ kế toán phản ánh số liệu về các hoạt động kinh tế tài chính ở dạng tổng quát (theo các tài khoản kế toán tổng hợp – tài khoản cấp I). Thuộc loại sổ kế toán này có các sổ: Sổ cái, Nhật ký – Sổ cái, Nhật ký chung, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Sổ kế toán này cung cấp các chỉ tiêu tổng quát phục vụ cho công tác kế toán và quản lý.
– Sổ kế toán chi tiết: Là loại sổ kế toán để phản ánh số liệu chi tiết hóa của số liệu đã được phản ánh trên sổ kế toán tổng hợp. Sổ kế toán chi tiết được mở theo các tài khoản kế toán chi tiết (tài khoản cấp II, tài khoản cấp III…). Loại sổ kế toán này có các sổ kế toán chi tiết về vật tư, thanh toán với khách hàng, thanh toán với người bán…
Số liệu được phản ánh trên loại sổ kế toán này sẽ cung cấp tài liệu về tình hình hoạt động của đơn vị một cách chi tiết phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp
– Sổ kế toán kết hợp: Là loại sổ kế toán được sử dụng để kết hợp ghi chép số liệu của các hoạt động kinh tế tài chính ở dạng tổng quát đồng thời chi tiết hóa số liệu đó để phục vụ các yêu cầu quản lý và làm giảm bớt khối lượng công việc ghi chép và số lượng sổ kế toán. Thuộc loại này có các sổ: Nhật ký chứng từ, Sổ cái kiểu nhiều cột.
4. Cách sắp xếp sổ sách kế toán.
Cách sắp xếp hồ sơ kế toán
Hồ sơ khai thuế năm:
- Báo cáo tài chính
- Quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp
- Quyết toán thuế Thu nhập cá nhân
Hồ sơ khai thuế quý:
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
- Tờ khai thuế Thu nhập cá nhân ( nếu có )
- Tờ khai giá trị gia tăng ( nếu kê khai theo quý )
- Chứng từ nộp tiền thuế Thu nhập tạm tính
Hồ sơ kê khai tháng:
- Tờ khai thuế giá trị gia tăng ( nếu kê khai theo tháng )
- Tờ khai thuế Thu nhập cá nhân ( nếu có )
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ( nếu theo tháng )
Hóa đơn:
Nếu là hóa đơn đặt in cần có:
- Hợp đồng in hóa đơn ( kèm biên bản hủy kẽm, biên bản giao nhận hợp đồng…)
- Thông báo phát hành hóa đơn
Các hồ sơ khác gồm:
- Giấy phép đăng ký kinh doanh
- Tờ khai thuế môn bài
- Mẫu 08 về đăng ký tài khoản ngân hàng
- Mẫu 06 đăng ký áp dụng phương pháp kê khai tính thuế GTGT
- Giấy nộp tiền vào ngân sách và bảng kê các khoản phát sinh và nộp ngân sách nhà nước
Cách sắp xếp sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung
- Sổ nhật ký chung
- Sổ nhật ký thu tiền
- Sổ nhật ký chi tiền
- Sổ nhật ký mua hàng
- Sổ nhật ký bán hàng
- Sổ cái tài khoản: Tất cả các tài khoản phát sinh
- Sổ chi tiết tài khoản
- Sổ quỹ tiền mặt
- Sổ tiền gửi ngân hàng (Chi tiết từng ngân hàng)
- Bảng trích khấu hao tài sản cố định
- Thẻ tài sản cố định
- Bảng phân bổ CCDC
- Bảng chi tiết nhập xuất tồn hàng hóa
- Thẻ kho
- Sổ chi tiết công nợ phải thu
- Sổ chi tiết công nợ phải trả
- Biên bản đối chiếu công nợ đến hết năm tài chính
- Sổ chi tiết tiền vay.
- Các sổ khác theo yêu cầu quản lý của Doanh nghiệp.
Hồ sơ chứng từ kế toán
Chứng từ gốc mua vào (hóa đơn mua vào từ 20 triệu trở lên kẹp với ủy nhiệm chi hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt), bán ra xếp theo thứ tự kê khai của tờ khai thuế GTGT.
Ngoài ra hóa đơn mua vào, bán ra phô tô để kẹp với các chứng từ khác:
- Phiếu thu: kẹp với liên 3 của hóa đơn GTGT, cuống séc rút tiền Tài khoản ngân hàng và các chứng từ liên quan khác
- Phiếu chi: kẹp với hóa đơn mua vào, giấy nộp tiền vào tài khoản ngân hàng, đề nghị tạm ứng và các chứng từ liên quan khác
- Phiếu nhập kho (Hàng hóa): Kẹp với hóa đơn mua vào là hàng hóa
- Phiếu xuất kho (Hàng hóa): Kẹp với hóa đơn bán ra liên 3
- Phiếu kế toán khác
- Bảng kê thu mua hàng hóa không có hóa đơn 01/TNDN
- Sổ phụ tài khoản ngân hàng.(Tất cả các phiếu đều được đánh số thứ tự từ nhỏ đến lớn).
Hồ sơ lao động tiền lương
- Hồ sơ của người lao động
- Hợp đồng lao động
- Các quyết định bổ nhiệm, quyết định tăng lương
- Bảng chấm công
- Bảng thanh toán tiền lương
- Đăng ký giảm trừ gia cảnh
- Bản cam kết 02/CK-TNCN nếu có
- Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN
- Bảng đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động
- Bảng thông báo bảo hiểm và chứng từ nộp tiền bảo hiểm.
Trên đây là nội dung bài viết của Luật ACC về “Hướng dẫn cách sắp xếp sổ sách kế toán”. Bài viết trên là những thông tin cần thiết mà quý độc giả có thể áp dụng vào đời sống thực tiễn. Trong thời gian tham khảo nếu có những vướng mắc hay thông tin nào cần chia sẻ hãy chủ động liên hệ và trao đổi cùng luật sư để được hỗ trợ đưa ra phương án giải quyết cho những vướng mắc pháp lý mà khách hàng đang mắc phải.
Nội dung bài viết:
Hãy để lại bình luận của bạn tại đây!