Cách phân biệt giữa biến phí và định phí

Các khái niệm về chi phí cố định và chi phí  biến đổi rất phổ biến trong kế toán và quản trị doanh nghiệp. Để xây dựng chiến lược kinh doanh tốt nhất,  nhà quản lý cần hiểu rõ đặc điểm, ý nghĩa của từng loại định phí cũng như biết cân đối giữa hai loại định phí này.  

1. Chi phí cố định là gì? Chi phí biến đổi là gì?  

Định phí hay còn gọi là định phí  (Fixed cost, ký hiệu: FC) là những khoản chi phí sẽ không thay đổi theo mức độ hoạt động của doanh nghiệp. 

 Chi phí cố định thường là  chi phí đầu tư  cơ sở  hạ tầng để xây dựng năng lực sản xuất kinh doanh như khấu hao tài sản cố định, chi phí thuê mướn, lương nhân viên và  quản lý, chi phí nghiên cứu và đào tạo, trang thiết bị máy móc,  bảo hiểm cháy nổ, chống trộm cắp. Biến phí hay còn gọi là biến phí  là những  chi phí sẽ thay đổi khi hoạt động kinh doanh thay đổi. Chi phí biến đổi bao gồm: nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, một số  chi phí sản xuất như chi phí điện nước, sửa chữa máy móc,  đóng gói, chi phí hoa hồng, v.v. 

 Chi phí biến đổi có thể được chia  thành hai loại: 

 Tiền bản quyền biến đổi theo tỷ lệ: Đây là loại tiền bản quyền biến đổi tỷ lệ thuận với mức độ  hoạt động sản xuất kinh doanh. Chi phí biến đổi theo bậc: Chi phí khả biến  chỉ thay đổi khi mức độ hoạt động của doanh nghiệp thay đổi  rõ rệt, vượt quá một giới hạn nhất định.  

2. Đặc điểm của chi phí cố định và chi phí  biến đổi 

 Chi phí cố định kết hợp với chi phí biến đổi tạo thành tổng chi phí sản xuất và hoạt động của công ty. 

2.1 Đặc điểm của chi phí cố định  

 Tổng chi phí cố định  không thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi trong một khoảng thời gian. Khi mức độ hoạt động thay đổi, chi phí cố định cho mỗi đơn vị cũng thay đổi. Chi phí cố định có thể tồn tại ngay cả khi doanh nghiệp đóng cửa trong một khoảng thời gian. 

 2.2 Đặc điểm của biến phí 

 Chi phí biến đổi là  chi phí gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh và có các đặc điểm sau: 

 Tổng chi phí biến đổi thay đổi khi  mức độ hoạt động thay đổi. Biến phí trên một đơn vị sản lượng không  thay đổi theo mức độ hoạt động; 

 Nếu công ty không có hoạt động, chi phí biến đổi bằng không.

3. Phân biệt định phí và biến phí

Dựa vào đặc điểm, có thể phân loại chi phí biến đổi và chi phí cố định như sau:

4. Ý nghĩa của định phí 

 Chi phí cố định và chi phí biến đổi là hai loại chi phí cơ bản để vận hành doanh nghiệp. Các công ty phải xác định  các chi phí này, tìm sự cân bằng giữa hai bên để đưa ra chiến lược kinh doanh tốt nhất.  Việc tính toán chi phí cố định  giúp doanh nghiệp đánh giá  chính xác các chi phí hoạt động chính, giúp hạch toán chi phí cố định và chi phí biến đổi trong từng thời kỳ, trên cơ sở đó hoạch định chiến lược  chi phí.  Để tối ưu hóa hoạt động sản xuất kinh doanh, cần cân bằng giữa  tối đa hóa lợi nhuận và tối thiểu hóa chi phí, xác định các phương án khác nhau để phù hợp với  chi phí cố định và chi phí biến đổi của sản xuất, kinh doanh. .

5. Các loại định phí 

 Trong kế toán quản trị, chi phí cố định được chia thành hai loại: chi phí cố định bắt buộc và chi phí cố định  tùy ý.  

5.1 Chi phí cố định bắt buộc 

 Một khoản chi phí không thể biến mất ngay cả khi doanh nghiệp không hoạt động. Bản chất của chi phí cố định  là bắt buộc và vĩnh viễn, rất khó thay đổi. Vì vậy, khi quyết định đóng loại phí này, chủ doanh nghiệp cần suy nghĩ kỹ. Chi phí cố định bắt buộc bao gồm  khấu hao tài sản cố định, chi phí lao động, quản lý mặt bằng cửa hàng, v.v. Khi một bộ phận không còn hoạt động thì chi phí cố định luôn phát sinh  và không thể giảm nhanh  trong thời gian ngắn.  

Trước khi đưa ra quyết định triển khai một dự án, chủ doanh nghiệp hay nhà quản lý  phải gắn việc kiểm soát chi phí cố định  bắt buộc  với mục tiêu dài hạn, đồng thời tối đa hóa năng lực mà chúng mang lại. 

 5.2 Chi phí cố định tùy ý 

 Một khoản chi phí có thể thay đổi  nhanh chóng nhờ các quyết định quản lý. Một số chi phí cố định  tùy ý có thể kể đến như chi phí tiếp thị, chi phí quảng cáo  sản phẩm, chi phí đào tạo nhân viên, v.v. Chi phí cố định tùy ý có thể được thiết lập hàng năm nhưng cũng có thể được thay đổi hoặc  giảm bớt khi cần thiết. 

 Chi phí cố định tùy ý liên quan đến các kế hoạch ngắn hạn. Hàng năm, lãnh đạo nên xem xét  điều chỉnh mức  chi tiêu này cho phù hợp với tình hình kinh doanh, có thể tăng, giảm hoặc loại bỏ hoàn toàn. Chi phí cố định tùy ý cũng liên quan đến sự tồn tại thay đổi của các bộ phận trong tổ chức. Nếu một thành phần không còn tồn tại, chi phí cố định  tùy ý liên quan cũng sẽ bị mất. 

6. Công thức tính chi phí cố định và chi phí  biến đổi 

 Công thức tính chi phí cố định (fixed cost): y = b 

 Công thức tính biến phí (chi phí biến đổi): y = a.x 

 Trong đó: 

 a là biến phí đơn vị 

 b là chi phí cố định 

 x là mức độ hoạt động.  Ví dụ: Tính chi phí biến đổi và chi phí cố định  của một doanh nghiệp mới thành lập như sau: 

 Công ty A sản xuất và tiếp thị các sản phẩm mang đi (thực phẩm, cà phê, đồ uống). Có 3 người bán  và giao hàng. Lương của mỗi nhân viên là 5 triệu/tháng. Chi phí hoạt động cố định của cửa hàng là 20 triệu/tháng. Nếu mở thêm 2 chi nhánh  với quy mô như vậy sẽ cần tổng cộng 6 nhân viên. Chi phí biến đổi được tính như sau: y = 5 x 6 = 30 triệu.