Hướng dẫn báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới

Kể từ ngày 1/7/2022, khi mọi doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hầu hết các đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới sẽ không còn bắt buộc phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nữa.

Báo cáo tình hình sử dụng HĐĐT

1. Dùng hóa đơn điện tử có phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn không?

Từ 1/7/2022, mọi doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử thay vì hóa đơn giấy. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123 không cần báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử.

Khi được phê duyệt sử dụng hóa đơn điện tử, người nộp thuế lập hóa đơn khi bán hàng và cung cấp dịch vụ. Cụ thể như sau:

• Hóa đơn điện tử có mã CQT (Cơ quan thuế): Người bán lập hóa đơn, gửi đến Cơ quan thuế để cấp mã, sau đó gửi hóa đơn điện tử đã có mã đến người mua.
• Hóa đơn điện tử không có mã CQT: Người bán lập và gửi hóa đơn cho người mua, sau đó gửi dữ liệu hóa đơn điện tử tới Cơ quan thuế (qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc trực tiếp).

Người bán cần chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn tới Cơ quan thuế cùng ngày gửi cho người mua hoặc theo hạn nộp hồ sơ kê khai thuế GTGT, có thể qua Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (Mẫu 01/TH-HĐĐT). Đối với xăng dầu, việc chuyển Bảng tổng hợp phải được thực hiện trong ngày.

Tất cả loại hóa đơn điện tử đã được gửi dữ liệu tới cơ quan thuế và lưu trữ tại CQT, do đó người nộp thuế không cần phải lập báo cáo sử dụng hóa đơn hàng Quý (BC26/AC) như trước.

2. Một số đối tượng vẫn phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định mới một số tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quy định tại Điều 29, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể như sau:
Đối tượng áp dụng: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/HDG) và bản hóa đơn sử dụng trong kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Theo Điều 20, Nghị định 123/2020/NĐ-CP trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan Thuế gặp sự cố và chưa khắc phục được:
“Trường hợp trong thời gian chưa khắc phục được sự cố của cơ quan thuế thì cơ quan thuế có giải pháp bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in cho một số tổ chức, cá nhân để sử dụng. Sau khi hệ thống cấp mã của cơ quan thuế được khắc phục, cơ quan thuế thông báo để các tổ chức, cá nhân tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chậm nhất 02 ngày làm việc kể từ thời hạn ghi trên thông báo của cơ quan thuế, tổ chức, cá nhân gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.”

Một số trường hợp khác phải nộp báo cáo theo sự kiện phát sinh. Cụ thể, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ khi:

• Chia, tách, sáp nhập, phá sản, giải thể hay chuyển đổi sở hữu.
• Giao, khoán, bán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước.

3. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử lần cuối cùng

Sau khi nhận được thông báo chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp cần nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mẫu BC26 có đính kèm phụ lục 3.12 quyết toán hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử theo quy định cũ

Lưu ý khi lập mẫu BC26 lần cuối cùng:

• Mặc dù khi chuyển lên sử dụng hóa đơn điện tử, hầu hết doanh nghiệp không phải báo tình hình sử dụng hóa đơn nhưng khi đang chuyển giao giữa hóa đơn cũ và hóa đơn mới, doanh nghiệp nên báo cáo nhằm tránh rắc rối khi bị thanh tra, kiểm tra.
• Mẫu BC26 lần cuối cùng nhằm mục đích quyết toán, chốt lại thời điểm chuyển đổi lên hóa đơn kiểu mới nên còn tồn những hóa đơn nào, kế toán nên chọn ngày đầu là đầu quý tới là ngày muốn chốt chuyển lên hóa đơn điện tử.

Tới hạn nộp báo cáo tháng/quý, doanh nghiệp lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn lần cuối cùng cho hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử theo quy định cũ, chính thức chia tay hóa đơn giấy.

Trên đây là hướng dẫn báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất do ACC cung cấp. Từ 1/7/2022, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử nên cần lưu ý báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn lần cuối cùng để tránh bị phạt tiền.

4. Mọi người cũng hỏi