Cách hạch toán tiền lương và bảo hiểm xã hội

Hạch toán tiền lương và các khoản phụ cấp

Để hạch toán chính xác và chi tiết chi phí tiền lương cho từng bộ phận, doanh nghiệp cần xác định được chi phí đó thuộc bộ phận nào? Ví dụ bộ phận văn phòng, bộ phận sản xuất hay bộ phận bán hàng…

Ngoài ra, cần xác định được doanh nghiệp đang áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 133 hay thông tư 200. Do một số tài khoản chi tiết sẽ khác nhau ở hai thông tư này.

Dựa vào bảng tính lương kế toán hạch toán như sau:

Theo thông tư 133:

• Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
• Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dỡ dang
• Nợ TK 6421 – Chi phí bán hàng
• Nợ TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
• Có TK 334 – Phải trả người lao động

Theo thông tư 200:

• Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dỡ dang
• Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp
• Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6231)
• Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung (6271)
• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6411)
• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421)
• Có TK 334 – Phải trả người lao động (3341, 3348).

Hạch toán các khoản bảo hiểm trích theo lương và nộp BHXH, Thuế TNCN

Tỷ lệ trích các khoản BHXH, BHYT, BHTN

Mức đóng BHXH bắt buộc từ 01/7/2021 đến hết 30/6/2022 theo Nghị quyết 68/NQ-CP ngày 01/7/2021 như sau:

Trước đây, áp dụng mức đóng là 32% (Giảm 0.5% so với quy định trước đây)

Hạch toán các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ trừ vào chi phí của doanh nghiệp

Theo thông tư 133:

• Nợ TK 154/ 241/ 6421/ 6422
• Có TK 3383 – BHXH
• Có TK 3384 – BHYT
• Có TK 3385 – BHTN

Theo thông tư 200:

• Nợ TK 241/ 622/ 623/ 627/ 641/ 642
• Có TK 3383 – BHXH
• Có TK 3384 – BHYT
• Có TK 3386 – BHTN

Hạch toán các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ trừ vào lương của nhân viên

Theo thông tư 133:

• Nợ TK 334
• Có TK 3383 – BHXH
• Có TK 3384 – BHYT
• Có TK 3385 – BHTN

Theo thông tư 200:

• Nợ TK 3341/3348
• Có TK 3383 – BHXH
• Có TK 3384 – BHYT
• Có TK 3386 – BHTN

Hạch toán bút toán khi nộp tiền Bảo Hiểm

Dựa vào giấy nộp tiền và kết quả bảo hiểm xã hội gửi, kế toán hạch toán như sau:

• Nợ TK 3383: BHXH – theo tổng tỷ lệ chi phí doanh nghiệp + tỷ lệ trừ vào lương NLĐ
• Nợ TK 3384: BHYT – theo tổng tỷ lệ chi phí doanh nghiệp + tỷ lệ trừ vào lương NLĐ)
• Nợ TK 3386 – TT 200 (hoặc 3385 – TT 133): theo tổng tỷ lệ chi phí doanh nghiệp + tỷ lệ trừ vào lương NLĐ
• Có TK 1111, 1121: Tổng phải nộp

Hạch toán bút toán thuế thu nhập cá nhân phải nộp (Nếu có)

Khi trừ số thuế TNCN phải nộp vào lương của nhân viên:

• Có TK 3335: Thuế TNCN
• Nợ TK 334: Tổng số thuế TNCN đã khấu trừ

Khi nộp tiền thuế TNCN:

• Có TK 1111, 1121
• Nợ TK 3335 : số Thuế TNCN phải nộp

Các trường hợp hạch toán khác

Hạch toán khi trả lương (hoặc nhân viên ứng trước tiền lương)

Khi thanh toán tiền lương hoặc nhân viên có ứng trước tiền lương, ghi:

• Nợ TK 334:  Phải trả người lao động
• Có TK 111, 112   : Số tiền trả

Hạch toán trả lương bằng sản phẩm, hàng hoá

Nếu hàng hoá, sản phẩm thuộc nhóm đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ. Kế toán phản ánh doanh thu bán hàng nội bộ theo giá bán chưa có thuế GTGT:

• Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (3341, 3348 – Thông tư 200)
• Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311)
• Có TK 5118 – Doanh thu khác (Giá bán chưa có thuế GTGT).

Nếu không thuộc nhóm đối tượng chịu thuế GTGT hoặc kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Kế toán phản ánh doanh thu bán hàng nội bộ theo giá thanh toán:

• Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (3341, 3348 – Thông tư 200)
• Có TK 5118 – Doanh thu khác (Giá thanh toán).

Hạch toán khi tính tiền thưởng phải trả bằng quỹ khen thưởng

Khi xác định số tiền thưởng trả công nhân viên trích từ quỹ khen thưởng:

• Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi
• Có TK 334 – Phải trả người lao động

Khi xuất quỹ chi trả tiền thưởng:

• Nợ TK 334 – Phải trả người lao động.
• Có các TK 111, 112,. . .

Hạch toán khi tính tiền BHXH (ốm đau, thai sản,…) phải trả cho nhân viên:

• Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3383)
• Có TK 334 – Phải trả người lao động (3341)

Hạch toán khi nhận được tiền của Cơ quan BHXH trả cho DN:

• Nợ TK 111, 112:
• Có TK 3383

Hạch toán khi trả tiền chế độ BHXH cho nhân viên (thai sản, ốm đau, tai nạn…):

• Nợ TK: 334
• Có TK 111, 112

Mọi người cũng hỏi

Câu hỏi 1: Bhxh là gì và tại sao cần hạch toán bhxh?

Trả lời: BHXH là viết tắt của "Bảo hiểm xã hội", là một hệ thống bảo hiểm mà người lao động và doanh nghiệp đóng góp vào để bảo vệ quyền lợi của người lao động khi họ gặp khó khăn về sức khỏe, lợi ích xã hội, hưu trí, thai sản, ốm đau... Hạch toán BHXH đảm bảo rằng các khoản đóng góp của người lao động và doanh nghiệp được ghi nhận đúng cách trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp.

Câu hỏi 2: Làm thế nào để hạch toán BHXH?

Trả lời: Để hạch toán BHXH, bạn cần thực hiện các bước sau:

1. Xác định số tiền đóng BHXH của người lao động và doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.
2. Tạo bút toán để ghi nhận khoản đóng BHXH vào sổ sách kế toán.
3. Đối chiếu thông tin với bảng kê đóng BHXH từ cơ quan BHXH để đảm bảo tính chính xác.
4. Kiểm tra và cân nhắc việc đúng thời hạn đóng góp BHXH để tránh phạt hoặc vi phạm pháp luật.

Câu hỏi 3: BHXH được hạch toán vào tài khoản nào?

Trả lời: BHXH thường được hạch toán vào tài khoản "641 - Kinh phí bảo hiểm xã hội" trong sổ sách kế toán của doanh nghiệp.

Câu hỏi 4: Tại sao việc hạch toán BHXH quan trọng?

Trả lời: Việc hạch toán BHXH đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, tránh xảy ra các sai sót trong việc đóng góp BHXH và đảm bảo quyền lợi của người lao động trong các trường hợp cần sử dụng bảo hiểm xã hội.