Hướng dẫn cách đóng chứng từ kế toán một cách khoa học!

Kế toán là công việc gắn liền với rất nhiều hoá đơn, chứng từ khác nhau của doanh nghiệp. Nếu biết cách thực hiện, việc kế toán của bạn sẽ trở nên thuận lợi và dễ dàng hơn rất nhiều. Bài viết ngay sau đây sẽ Hướng dẫn cách đóng chứng từ kế toán một cách khoa học!, mời bạn đọc cùng theo dõi.

1. Chứng từ kế toán là gì?

- Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

(khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán 2015)

- Nội dung chứng từ kế toán:

+ Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;

+ Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

+ Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

+ Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;

+ Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

+ Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

+ Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

- Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định nêu trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.

(Điều 16 Luật Kế toán 2015)

2. Phân loại chứng từ kế toán

Phân loại chứng từ để xử lý hồ sơ sổ sách kế toán, lên báo cáo thuế. Cũng như để lưu trữ hồ sơ kế toán phục vụ cho việc kiêm tra, quyết toán thuế.

Căn cứ theo công dụng của chứng từ

– Chứng từ mệnh lệnh: Là loại chứng từ dùng để truyền đạt những mệnh lệnh hay chỉ thị của người lãnh đạo cho các bộ phận cấp dưới thi hành.

– Chứng từ chấp hành: Là những chứng từ chứng minh cho một nghiệp vụ kinh tế nào đó đã thực sự hoàn thành.

– Chứng từ thủ tục: Là những chứng từ tổng hợp, phân loại các nghiệp vụ kinh tế có liên quan theo những đối tượng cụ thể nhất định của kế toán, để thuận lợi trong việc ghi sổ và đối chiếu các loại tài liệu. 

– Chứng từ liên hợp:  Là loại chứng từ mang đặc điểm của 2 hoặc 3 loại chứng từ nói trên.

Căn cứ theo trình tự lập chứng từ

– Chứng từ ban đầu (chứng từ gốc): Là những chứng từ được lập trực tiếp khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay vừa hoàn thành.

– Chứng từ tổng hợp: Là loại chứng từ dùng để tổng hợp số liệu của các nghiệp vụ kinh tế cùng loại nhằm giảm nhẹ công tác kế toán và đơn giản trong việc ghi sổ.

Căn cứ theo phương thức lập chứng từ

– Chứng từ một lần: Là loại chứng từ mà việc ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ tiến hành một lần, sau đó được chuyển vào ghi sổ kế toán.

– Chứng từ nhiều lần: Là loại chứng từ ghi một loại nghiệp vụ kinh tế tiếp diễn nhiều lần. Sau mỗi lần ghi các con số được cộng dồn tới một giới hạn đã được xác định trước được chuyển vào ghi vào sổ kế toán.

Căn cứ theo nội dung các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ

Theo cách phân loại này, đối với mỗi nội dung nghiệp vụ phát sinh (chỉ tiêu) sẽ ứng với một loại chứng từ liên quan:

– Chỉ tiêu lao động và tiền lương

– Chỉ tiêu hàng tồn kho

– Chỉ tiêu bán hàng

– Chỉ tiêu tiền tệ

– Chỉ tiêu tài sản cố định

Căn cứ theo dạng thể hiện của chứng từ

– Chứng từ bình thường: Là chứng từ được thể hiện dưới dạng giấy tờ để chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã thực sự hoàn thành mà không phải thể hiện qua dạng dữ liệu điện tử

– Chứng từ điện tử: Là chứng từ được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hoá mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như: bảng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán…

3. Nội dung chứng từ kế toán

Chứng từ KT phải có đầy đủ các nội dung:

– Tên và số hiệu của chứng từ KT

– Ngày, tháng, năm lập chứng từ KT

– Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập Chứng từ KT

– Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận Chứng từ KT

– Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

– Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ KT dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ

– Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ KT

4. Lập và lưu trữ chứng từ kế toán

Việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán cần phải đáp ứng quy định sau:

- Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. 

Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

- Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu.

Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung tại Mục 1 nêu trên.

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa;

Khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo.

Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán.

Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định.

Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.

- Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.

- Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 17, khoản 1 và khoản 2 Điều 18 Luật Kế toán 2015. 

Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 41 Luật Kế toán 2015. 

Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

(Điều 18 Luật Kế toán 2015)

5. Dụng cụ để kẹp chứng từ

Tùy vào độ dày mỏng của chứng từ mà bạn có thể lựa chọn một loại kẹp to hoặc nhỏ phù hợp. Nếu sử dụng kẹp quá to cho tập chứng từ nhỏ sẽ khiến tài liệu dễ bị tuột hoặc xô lệch. Ngược lại, nếu dùng kẹp chứng từ nhỏ tập chứng từ to kẹp sẽ nhanh bị dãn, hỏng và ảnh hưởng tới chứng từ. 

Trong quá trình vận hành sẽ có nhiều việc doanh nghiệp dùng tới các chứng từ kế toán. Do đó nếu đóng chết, buộc dây sẽ rất bất tiện khi lấy ra, ghép vào mỗi khi cần tới chứng từ. 

Thay vào đó, bạn có thể đóng kiểu đục lỗ hoặc dùng nẹp lá lúa bằng inox, nhựa để kẹp giấy tờ. Nẹp lá lúa inox có tác dụng giữ chứng từ chặt và chắc chắn nhưng dễ gây đứt tay nên bạn cần lưu ý khi dùng. Với hình thức đóng đục lỗ, đơn vị có thể lựa chọn, kết hợp sử dụng 3 loại đục lỗ to, trung và nhỏ.

6. Cách ghép chứng từ

– Để tiện lợi cho việc kiểm tra nên ghép chứng từ phân loại thành 3 mảng:

6.1. Chứng từ đầu ra bao gồm các loại sau:

– Phiếu thu;

– Hóa đơn đầu ra (liên thứ 3 màu xanh);

– Phiếu xuất kho;

– Hóa đơn dịch vụ;

– Phiếu kế toán liên quan đến đầu ra;

– Phiếu xuất kho dùng cho sản xuất.

Cách ghép như sau:

– Ưu tiên theo thứ tự ngày, tháng hóa đơn đầu ra, số thứ tự trên phiếu;

– Ghép theo thứ tự như sau:

+ Phiếu thu (trường hợp thu bằng tiền mặt dưới 20tr),

+ Hóa đơn liên xanh

+ Phiếu xuất kho kiêm hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn dịch vụ,

+ Phiếu kế toán (nếu có)

Công ty liên quan khác kèm theo (nếu có như hợp đồng, BBBG, phiếu bảo hành . . . ) thành 1 bộ chứng từ đầy đủ – Nếu hóa đơn đầu ra trên 20tr thường sẽ không có phiếu thu.

– Phiếu thu tiền ngân hàng về quỹ, thu tiền hoàn tạm ứng, thu tiền vay vốn kinh doanh . . . (Kèm theo chứng từ liên quan nếu có)

– Phiếu xuất kho dùng cho sản xuất

6.2. Chứng từ đầu vào có các loại phiếu sau:

– Phiếu chi

– Phiếu nhập kho

– Phiếu kế toán

– Phiếu nhập kho thành phẩm từ sản xuất

Cách ghép như sau:

– Ưu tiên theo thứ tự ngày tháng hóa đơn đầu vào, số thứ tự trên phiếu

– Ghép theo thứ tự như sau:

+ Phiếu chi (trường hợp chi bằng tiền mặt dưới 20tr)

+ Hóa đơn đỏ

+ Phiếu nhập kho (mua)

+ Phiếu kế toán (nếu có)

Chứng từ liên quan khác kem theo (nếu có như hợp đồng, BBBG, phiếu bảo hành . . . ) thành 1 bộ Chứng từ đầy đủ

– Nếu hóa đơn đầu ra trên 20tr thường sẽ không có phiếu chi.

– Phiếu chi tiền nộp vào ngân hàng, chi tiền tạm ứng, chi tiền vay, chi tiền lương . . . (kèm theo chứng từ liên quan nếu có)

– Phiếu nhập kho từ sản xuất

6.3. Chứng từ ngân hàng

– Sắp xếp theo thứ tự ngày tháng, phiếu báo nợ báo có, sổ phụ

– Xếp riêng từng ngân hàng

(không cần in chứng từ Báo nợ, báo có ở PMKT)

7. Cách đóng chứng từ

– Để quyển chứng từ vuông thành sắc cạnh, không bị thò thụt, bung chứng từ ra khỏi quyển, cần ghép cẩn thận, ngay ngắn, tỉ mỉ, không nên cẩu thả, qua loa

– Đục lỗ rất khoát, ngọt, sắc nét 1 phát ăn ngay, đừng ngập ngừng, gáy giấy nham nhở, rất xấu

– Đóng từng quyển theo tháng hoặc theo quý

– Không nên đóng quyển quá mỏng, tốn bìa của ông chủ :), có thể đóng gộp. Nếu quyển quá dày có thể đóng thành nhiều quyển, lưu ý đánh số thứ tự của quyển để dễ quản lý (VD: Quyển 01/03 tức là quyển số 1 trên 3 quyển trong 1 tháng)

8. Bìa chứng từ đơn giản, đủ nội dung

– Tên đơn vị chủ quản: VD: Sở KH & ĐT TP …

– Tên Cty:…………..

– Mã số thuế:…………….

– Tên quyển chứng từ

+ Chứng từ kế toán đầu ra

+ Chứng từ kế toán đầu vào

+ Chứng từ ngân hàng

+ Chứng từ kế toán (nếu Công ty ít chứng từ quá có thể gộp 3 quyển thành 1 quyển)

– Tên thời gian: VD: Tháng 01/2023; Quý 01/2023, Năm 2023 . . .

– Tên địa danh: Hải Phòng, năm 2023; Hà Nội, năm 2023 . . .

Trên đây là tư vấn của chúng tôi về chủ đề: Hướng dẫn cách đóng chứng từ kế toán một cách khoa học! Nếu quý khách hàng có bất kỳ câu hỏi liên quan đến chủ đề này có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi để nhận được câu trả lời nhanh chóng, chính xác nhất. Với đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý nhiều kinh nghiệm, giỏi chuyên môn, chúng tôi tự tin cam kết cho Quý khách hàng dịch vụ pháp lý tốt nhất, nhanh nhất, giá cả hợp lý nhất.