Những hoạt động chính trong quản lý khách sạn

Một khách sạn sẽ không hoạt động hiệu quả nếu không có đúng người và đúng nguồn lực trong các bộ phận phù hợp. Nếu bạn chưa quen với quản lý kinh doanh khách sạn, hãy đọc cấu trúc khách sạn dưới đây. Nhu cầu chính xác của bạn có thể không giống nhau ở tất cả các khách sạn, điều này có thể bị ảnh hưởng bởi quy mô của bạn, liệu bạn có cung cấp đầy đủ dịch vụ hay không và các tiện nghi mà bạn có. Nhưng hầu hết các khách sạn đều có 7 hoạt động chung sau đây. Các hoạt động này phản ánh các vai trò công việc khác nhau cần được hoàn thành để giữ cho tổ chức hoạt động tốt nhất. Biết về các bộ phận này có thể giúp bạn lập kế hoạch cho thành công trong tương lai của mình. 

1. Quản lý điều hành

Đây là những quyết định kinh doanh. Người ra quyết định có thể là trưởng phòng, trưởng phòng hoặc giám đốc. Tùy thuộc vào cách doanh nghiệp của bạn hoạt động và quy mô doanh nghiệp, giám đốc điều hành có thể chịu trách nhiệm về một số lĩnh vực khác được thảo luận dưới đây, bao gồm kế toán, tiếp thị, và đôi khi là cả kinh doanh, bao gồm cả dịch vụ lễ tân. 

2. Dịch vụ lễ tân 

Đây là trái tim của khách sạn, nơi mọi hoạt động được chi tiêu và quản lý Những người này liên lạc thường xuyên với khách hàng và thậm chí có thể chịu trách nhiệm nhận và xử lý đặt chỗ. Các cá nhân định hướng chi tiết thường được yêu cầu cho vai trò này, vì họ phải đáp ứng chính xác nhu cầu của khách hàng. Dịch vụ trợ giúp đặc biệt đôi khi có thể được nhóm với bộ phận kinh doanh này, nhưng nó có thể là một bộ phận hoàn toàn khác được tích hợp vào khách sạn. 

3. Dịch vụ buồng phòng

Giữ cho phòng khách của bạn sạch sẽ và gọn gàng là một nhiệm vụ cần thiết. Đội ngũ dọn phòng của bạn thường chịu trách nhiệm về mọi chi tiết trong phòng, từ việc giữ sạch thảm trong phòng cho đến thu dọn đồ vệ sinh cá nhân hoặc hành lang khách sạn. 

4. Dịch vụ bảo trì 

Ngay cả những thiết bị chất lượng tốt nhất và thiết bị điện tử cao cấp cũng có thể bị hỏng và trục trặc. Trong thế giới công nghệ phát triển ngày nay, cũng có nhiều vấn đề cần được giải quyết và sửa chữa về hệ thống thang máy, điều hòa không khí, máy tính, màn hình tivi, máy chơi game, đầu DVD và các mặt hàng công nghệ cao khác hơn bao giờ hết. Công nghệ đôi khi cũng có thể là trách nhiệm của tổng giám đốc hoặc bộ phận lễ tân, tùy thuộc vào những gì hoạt động tốt nhất cho tổ chức. Ngoài ra, trong một số trường hợp, việc bảo trì có thể được kết hợp với dịch vụ vệ sinh hoặc vai trò khác. Một lần nữa, điều này phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp của bạn và đội ngũ nhân viên bạn có. 

5. Kế toán 

Doanh nghiệp nào cũng cần kế toán giỏi. Theo dõi chi phí và doanh thu của khách sạn giúp bạn hiểu rõ hơn về doanh nghiệp của mình, cho phép bạn thực hiện các thay đổi và điều chỉnh khi cần. Nhóm kế toán thường phản hồi trực tiếp với nhóm quản lý, cung cấp cho họ dữ liệu và dự báo có liên quan. Họ cũng có thể đưa ra các khuyến nghị và hỗ trợ cho các bộ phận khác. 

6. Tiếp thị và bán hàng 

Mọi doanh nghiệp đều cần quảng cáo. Nhóm tiếp thị chịu trách nhiệm chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng trả tiền và truyền bá thông điệp thương hiệu về khách sạn. Họ phải cập nhật các kênh phân phối và phương thức tiếp thị mới nhất, bao gồm mạng xã hội, tiếp thị nội dung, OTA, v.v. Tiếp thị đôi khi có thể trở thành trách nhiệm của bộ phận lễ tân. Nhưng vì các nhà lãnh đạo thường muốn kiểm soát thông điệp chính xác được chia sẻ với đối tượng mục tiêu của họ, nên đôi khi họ chịu trách nhiệm, đặc biệt nếu họ không có bộ phận tiếp thị. Ngoài ra, đối với các doanh nhân, phát triển kinh doanh thường là phần thú vị nhất. 

7. Nhân viên bếp - nhà hàng 

Nếu bạn là một khách sạn đầy đủ dịch vụ, cung cấp dịch vụ phòng, phục vụ ăn uống hoặc cả hai, bạn không thể theo dõi đơn đặt hàng và đáp ứng nhu cầu ăn uống của khách nếu không có sự cho phép của nhân viên nhà bếp có thẩm quyền. Một số khách sạn còn yêu cầu đội phục vụ riêng, đặc biệt là đối với phòng hội nghị. Kết luận Bây giờ bạn đã biết các lĩnh vực kinh doanh khác nhau mà bạn cần nghĩ đến để phát triển khách sạn của mình. Có cấu trúc tại chỗ là rất quan trọng đối với sự thành công của tổ chức của bạn. Tìm kiếm sự cân bằng phù hợp có thể khó khăn, vì nguồn nhân lực thường là nguồn tài nguyên đắt giá nhất. Đồng thời, chúng cũng là nguồn tài nguyên lớn nhất của bạn, bạn cần thường xuyên luyện tập và tận dụng chúng một cách hiệu quả nhất.