Đàm phán hợp đồng là gì? Các hình thức đàm phán, ký kết hợp đồng thương mại

1. Quy trình đàm phán hợp đồng thương mại: 

 Đàm phán hợp đồng thương mại là một bước rất quan trọng đối với các công ty trước khi bước vào ký kết hợp đồng. Quá trình đàm phán hợp đồng thương mại bao gồm giai đoạn chuẩn bị  và quá trình đàm phán. Quá trình đàm phán bao gồm mở đầu đàm phán,  nội dung đàm phán và kết thúc đàm phán. Quá trình đàm phán có thể kết thúc khi đã đạt được những thỏa thuận chính và được coi là thành công khi cuộc đàm phán kết thúc và hợp đồng kinh doanh được ký kết.  

 1.1. Giai đoạn chuẩn bị đàm phán: 

 Đây là giai đoạn lập kế hoạch và chuẩn bị các thông tin cần thiết cho cuộc đàm phán. Giai đoạn chuẩn bị là giai đoạn quan trọng nhất, quyết định đến 70% kết quả đàm phán thương mại.  

 – Để có thể đàm phán thương mại thành công, trước tiên cần phải chuẩn bị tốt các yếu tố về: ngôn ngữ; thông tin về thị trường, thông tin về hàng hóa; trình độ, kỹ năng của người đại diện đàm phán; thời gian và địa điểm diễn ra cuộc đàm phán.  

 – Sau khi chuẩn bị tốt các yếu tố cần thiết trong đàm phán cần tiến hành các công việc sau: 

 Đặt ra các mục tiêu quan trọng cần thương lượng trong quá trình đàm phán 

 Xác định những mục tiêu có thể đạt được và giới hạn thỏa thuận trong cuộc đàm phán 

 Nhận định rõ về điểm mạnh và điểm yếu của bên mình 

 Đặt ra những giải pháp tối ưu trong trường hợp không đạt được thỏa thuận 

 Tìm hiểu kỹ về yêu sách của đối tác 

 Trao đổi, nắm bắt những thông tin liên quan đến đối tác trước khi tiến hành đàm phán 

 Dự kiến trước các ý kiến, thỏa thuận mà đối tác có thể sử dụng, từ đó đề xuất những biện pháp đối phó thích hợp. 

  Xác định những yếu tố có thể gây ảnh hưởng đến kết quả của cuộc đàm phán 

 Tiến hành xây dựng các chiến lược đàm phán hiệu quả và thử tiến hành đàm phán 

 1.2. Quá trình đàm phán: 

 – Mở đầu quá trình đàm phán: giai đoạn này giúp tìm hiểu đối tác một cách trực tiếp.  Tùy từng đối tác, trước khi tiến hành đàm phán có thể đưa ra những vấn đề không liên quan đến  đàm phán để tạo không khí thoải mái hơn trong  đàm phán.  

 Tạo dựng niềm tin với đối tác.  

 Trước khi tiến hành đàm phán, cần thể hiện thiện chí thông qua các hoạt động có lợi cho việc xây dựng lòng tin giữa hai bên.  

 Trước khi đàm phán, cần lưu ý quan sát hành vi, lời nói, cử chỉ của đối phương, từ đó đánh giá mức độ tin cậy của  đối tác,  đối tác có phải là người biết giữ lời hứa hay không. . 

 Nếu nhận được  thông tin mới mà giai đoạn chuẩn bị chưa nắm được, có thể điều chỉnh, sửa đổi phương án đàm phán nếu cần thiết. - Đàm phán nội dung đàm phán: đây là bước quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi  của các công ty. 

 Đưa ra đề xuất và lắng nghe đối tác: cần trình bày mạch lạc, rõ ràng các yêu cầu một cách hợp lý dựa trên cơ sở khoa học và lợi ích đàm phán, bên cạnh đó, cần lắng nghe ý kiến ​​của đối tác trong quá trình đàm phán.  

 Nhượng bộ nếu cần: khi đã làm rõ các vấn đề trong đàm phán, nếu lập trường của hai bên mâu thuẫn với nhau thì trước tiên cần phải đồng ý với quan điểm của bên kia, sau đó mới thay đổi quan điểm của bên kia. cái kia. 

 Phá vỡ thế bế tắc: trong trường hợp hai bên  không thể nhượng bộ bên kia, có thể nhờ đến sự trợ giúp  của bên thứ ba như trung gian hòa giải, trọng tài để tránh nguy cơ đổ vỡ  đàm phán. . 

 Đạt được thỏa thuận: đây là mục tiêu của  đàm phán,  vì vậy hãy tập trung và cố gắng sử dụng các kỹ năng phù hợp để đạt được thỏa thuận theo cách tốt nhất có thể. – Kết thúc đàm phán: sau khi kết thúc đàm phán, các bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng. 

 Trong trường hợp kết thúc thương lượng mà các bên không thống nhất, thống nhất được một hoặc một số nội dung thì thương lượng không thành. Bất kỳ thỏa thuận nào đạt được trong các phiên đàm phán trước đó đều không có giá trị đối với các bên. Thông thường, trước khi đàm phán, hợp đồng dự thảo sẽ được soạn thảo và gửi cho các bên đọc, góp ý, chỉnh sửa mà không cần phải ký trước. 

 2. Chữ ký hợp đồng thương mại: 

 Sau khi hoàn tất quá trình đàm phán, các bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng thương mại. Các bước giao kết hợp đồng kinh doanh bao gồm: đề nghị giao kết hợp đồng, chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng và tiến hành ký kết hợp đồng. 

  2.1. Đề xuất ký kết hợp đồng: 

 Đề nghị giao kết hợp đồng thương mại là sự thể hiện rõ ràng ý định giao kết hợp đồng của bên đề nghị và chịu sự ràng buộc của đề nghị đó đối với bên đã được xác định. Trong trường hợp trong đề nghị giao kết hợp đồng thương mại có ghi rõ thời gian trả lời nhưng bên được đề nghị lại gia hạn hợp đồng với người thứ ba trong thời gian chờ bên nhận trả lời thì bên được đề nghị  phải sửa chữa những thiệt hại do bên nhận gây ra trong trường hợp hư hại. 

 Thời điểm có hiệu lực của yêu cầu giao kết hợp đồng  được xác định như sau: 

 – Thời gian do người chào hàng ấn định 

 – Nếu bên đề nghị  không nêu rõ thì thời điểm yêu cầu giao kết hợp đồng có hiệu lực kể từ thời điểm bên nhận đề nghị  nhận được đề nghị này. 

 2.2. Chấp nhận đề nghị ký kết hợp đồng thương mại: 

 Chấp nhận giao kết hợp đồng kinh doanh là sự trả lời của bên nhận đề nghị đối với bên đề nghị về việc chấp nhận toàn bộ nội dung của đề nghị giao kết hợp đồng kinh doanh. Thời hạn chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng có hiệu lực được quy định như sau: 

 - Trong trường hợp bên chào hàng ấn định thời hạn trả lời thì việc  chấp nhận giao kết hợp đồng của bên nhận chào hàng chỉ có hiệu lực trong thời hạn này. 

 - Nếu bên chào hàng không ấn định thời hạn trả lời thì việc bên nhận chào hàng chấp nhận giao kết hợp đồng có hiệu lực trong một thời hạn hợp lý. 

  2.3. Hợp đồng: 

 Việc thực hiện chữ ký của hợp đồng thương mại được thực hiện vào thời điểm bên chào hàng nhận được sự chấp nhận  của bên nhận chữ ký. 

 Thời điểm thực tế giao kết hợp đồng  được xác định là thời điểm các bên cuối cùng ký kết hợp đồng kinh doanh hoặc được thể hiện dưới hình thức chấp nhận giao kết khác trong hợp đồng kinh doanh. 

 3. Những lưu ý khi đàm phán và ký kết hợp đồng thương mại: 

 3.1. Soạn thảo hợp đồng  trước khi  đàm phán: 

 Dự thảo hợp đồng  giúp công ty đạt được mục tiêu mong muốn và có thể biết trước mong muốn của đối tác trước khi tiến hành đàm phán hợp đồng. Dự thảo hợp đồng  được coi  là một phương án đàm phán.  

 Hợp đồng thương mại phải được giao kết  trên cơ sở nguyên tắc tự do, bình đẳng. Vì vậy, mỗi  hợp đồng thương mại luôn  khác nhau tùy theo ý chí của các bên  nên các công ty phải có một bản dự thảo hợp đồng  phù hợp với thực tế và mong muốn của các bên. 

 Trường hợp đối tác là cá nhân/công ty nước ngoài  cần lưu ý  các vấn đề về luật pháp, thông lệ quốc tế có liên quan bên cạnh pháp luật Việt Nam,  cần  Việt hóa các hợp đồng kinh doanh này sao cho ngắn gọn, đầy đủ và chính xác . 3.2. Lưu ý về hình thức hợp đồng: 

 Hợp đồng có thể được thể hiện dưới hình thức miệng, văn bản hoặc  hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương. Tuy nhiên, đối với các hợp đồng thương mại, để tránh sự  minh bạch, rõ ràng, v.v. dẫn đến các tranh chấp về sau  thì hợp đồng thương mại phải được thể hiện bằng văn bản. Văn bản này  là cơ sở pháp lý để chứng minh và đảm bảo quyền và lợi ích của các bên trong hợp đồng. 

  3.3. Ghi chú về đối tượng của hợp đồng: 

 Khi  giao kết hợp đồng phải xác định chủ thể của hợp đồng là  đại diện theo pháp luật hay là đại lý và cần  kiểm tra, kiểm soát xem tư cách của chủ thể  hợp đồng có phù hợp với pháp luật hay không. hay không. 

 Nếu đối tượng của hợp đồng là  đại lý thì  phải có giấy ủy quyền. Nội dung trong giấy ủy quyền phải tuân thủ đúng pháp luật về phạm vi ủy quyền, thời hạn ủy quyền,… 

 3.4. Kiểm tra khả năng thực hiện hợp đồng thương mại: 

 Trong quá trình đàm phán hợp đồng thương mại, các bên phải chắc chắn về khả năng kinh tế của đối tác trước khi tiến hành ký kết hợp đồng, tránh trường hợp ký kết hợp đồng thương mại với doanh nghiệp đang trên bờ vực phá sản hoặc không đủ khả năng thực hiện những thỏa thuận trong hợp đồng dẫn đến thiệt hại cho doanh nghiệp.  

 3.5. Những điều khoản cần chú trọng khi ký kết hợp đồng thương mại: 

 Khi tiến hành ký kết hợp đồng, các bên cần lưu ý các điều khoản sau: 

 – Điều khoản hiệu lực của hợp đồng: thời điểm hợp đồng có hiệu lực là thời điểm các bên tham gia vào quan hệ hợp đồng có quyền và nghĩa vụ đối với nhau, chính vì vậy cần phải lưu ý: 

 Nguyên tắc hợp đồng bằng văn bản mặc nhiên có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký vào hợp đồng, trù một số hợp đồng chỉ có hiệu lực khi phải được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật. 

  Cần lưu ý về người đại diện ký kết hợp đồng. Người tham gia ký kết hợp đồng phải có thẩm quyền ký kết hoặc người được ủy quyền ký kết hợp đồng theo đúng quy định của pháp luật.  

 – Điều khoản phạt vi phạm hợp đồng: đây là một chế tài được áp dụng với các bên tham gia vào quan hệ hợp đồng khi có hành vi vi phạm, tuy nhiên pháp luật thương mại hiện hành có sự giới hạn đối với tỉ lệ phạt vi phạm là 8% giá trị phần nghĩa vụ vi phạm hợp đồng.  BẠN  – Điều khoản giải quyết tranh chấp: việc giải quyết tranh chấp hợp đồng thương mại có thể được thực hiện bằng con đường trọng tài  hoặc phi trọng tài. Đối với  hợp đồng ngoại thương, các bên có thể lựa chọn giải quyết tranh chấp thông qua trọng tài thương mại. Đối với  hợp đồng mua bán nội địa, các bên có thể lựa chọn giải quyết tranh chấp thông qua trọng tài hoặc tư pháp.